La Business Intelligence s’est imposée comme un outil indispensable pour la direction des ressources humaines. De la mise en place de tableaux de bord de pilotage à la création de reportings, l’ensemble des données RH peut désormais être traité et exploité à l’aide d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH).
Qu’est-ce qu’un système d’information de gestion des ressources humaines ?
Un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) est un outil permettant de gérer et d’automatiser la plupart des tâches du département RH.
Ainsi, il facilite la gestion des processus administratifs et l’administration du personnel, tout en améliorant globalement la performance de l’entreprise. Conçu pour simplifier la vie des salariés, il contribue également à l’optimisation de l’expérience collaborateur et de la qualité de vie au travail (QVT).
Les fonctionnalités principales d’un SIRH
Le SIRH est un outil de pilotage des ressources humaines modulable, ce qui signifie qu’il peut s’adapter aux besoins spécifiques de chaque organisation. Toutefois, il possède un certain nombre de fonctionnalités essentielles :
- Congés et absences : demande et validation des congés des employés, suivi des absences, suivi du travail à distance…
- Données des employés : dossier du personnel dématérialisé, tableaux de bord RH, partage de documents…
- Planning : planning horaire en ligne, suivi de la disponibilité des employés, feuilles de temps, suivi du temps de travail…
- Notes de frais : dématérialisation des notes de frais, exportation comptable, archivage des justificatifs…
- Recrutement : stockage des dossiers de candidature et des CV, suivi des annonces d’emploi publiées…
- Paie : dématérialisation des bulletins de paie, centralisation des éléments liés à la paie…
- Formation des employés : historique des formations, gestion des dispositifs de formation, catalogue de formations en ligne…
- Compétences des salariés : fiches de postes, bilans de compétences…
- Qualité de vie au travail : analyse des feedbacks des salariés, baromètre QVT…
- Communication interne : fil d’actualité, partage d’informations, de sondages ou d’événements…
Et ce n’est qu’un aperçu des nombreuses fonctionnalités que peut proposer un outil de SIRH, véritable allié de la DRH, au cœur des processus RH de l’entreprise.
Les indicateurs de performance RH à prendre en compte
Parmi les modules proposés, la création de tableaux de bord et de reportings RH fait partie des principaux intérêts d’un système d’information de gestion des ressources humaines. Toutefois, pour exploiter tout leur potentiel, encore faut-il choisir les KPI les plus pertinents pour l’entreprise.
Les indicateurs RH pour le pilotage de la masse salariale
- Effectifs totaux
- Répartition de la masse salariale par âge, diplôme, CSP ou sexe
- Ancienneté moyenne
- Répartition des contrats de travail (CDI, CDD, intérim, etc.)
- Chiffre d’affaires par salarié
- Production par salarié
- Bénéfice par salarié
- Rémunération moyenne
- Évolution des rémunérations
Les indicateurs RH pour la gestion du recrutement
- Taux de turnover
- Durée moyenne du processus de recrutement
- Nombre moyen de candidatures par offre d’emploi
- Pourcentage de périodes d’essai validées
- Coût moyen du recrutement.
Les KPI RH pour mesurer le climat social
- Taux d’absentéisme
- Répartition par motif d’absence
- Durée moyenne des absences
- Nombre d’accidents du travail
- Nombre de démissions
Quels sont les différents types de SIRH ?
Pour pouvoir élaborer des tableaux de bord et des indicateurs RH pertinents, encore faut-il posséder un outil adapté. Or, on distingue deux principaux types de logiciel SIRH, qui possèdent chacun leurs spécificités.
Le logiciel SIRH SaaS
Un système d’information de gestion des ressources humaines en mode SaaS (Software as a service) a la particularité d’être entièrement hébergé sur le cloud. Il s’agit donc d’une solution entièrement dématérialisée, accessible simplement depuis un navigateur web ou une application mobile.
Cette option présente différents avantages, à commencer par sa simplicité de déploiement et d’évolution fonctionnelle. En effet, le SIRH ne nécessite pas d’infrastructures particulières et peut être enrichi en permanence en fonction des besoins de l’organisation. De plus, les données RH sont stockées et centralisées dans le cloud, ce qui les rend accessibles à tout moment, à tous les collaborateurs autorisés.
Le principal point de vigilance à examiner avant d’adopter ce type de logiciel concerne la sécurité des données et le respect de la réglementation en vigueur, en particulier le RGPD. C’est pourquoi il est recommandé de choisir un éditeur français proposant un hébergement cloud certifié HDS.
« Nous avons comparé différentes solutions et fait des essais pendant près de 2 ans, sans vraiment trouver chaussure à notre pied. Puis nous sommes tombés sur DigDash, qui s’est immédiatement distingué par son agilité.DigDash est entièrement disponible sur le web : c’est ce qui nous a fait tomber amoureux de cet outil de pilotage. En effet, la diffusion auprès des utilisateurs est extrêmement simple, puisqu’ils n’ont pas besoin d’installer une solution lourde sur leur poste de travail. » retrouvez le témoignage de Jasmin BRUSSELLE, DSI de Clinitex, dans son intégralité.
Le logiciel SIRH on-premise
Contrairement au SaaS, un SIRH on-premise est installé directement sur les postes de travail et est hébergé dans les serveurs internes de l’entreprise. Il lui permet donc de conserver un contrôle total sur ses données RH, qui restent d’ailleurs accessibles même sans connexion internet.
En contrepartie, le déploiement d’un logiciel on-premise est un investissement beaucoup plus lourd en termes d’infrastructure et de budget. De plus, la responsabilité de l’accessibilité aux données, de leur protection comme de leur sauvegarde repose exclusivement sur les épaules de l’entreprise.
Comment choisir un outil de SIRH ?
Il n’est pas évident de sélectionner un SIRH répondant à la fois aux attentes de la direction des ressources humaines et des dirigeants, tout en étant facile à déployer et à prendre en main par les collaborateurs de l’entreprise.
Parmi les logiciels proposés, le choix du bon outil est donc une affaire de compromis.
- D’un côté, un SIRH en mode SaaS se démarque par sa flexibilité et sa scalabilité, mais aussi par son coût attractif, ce qui en fait un choix idéal pour les PME.
- De l’autre, un logiciel on-premise apporte une garantie de contrôle et de sécurité des données, au prix d’un lourd investissement.
Toutefois, bien d’autres critères peuvent être examinés pour sélectionner un système d’information de gestion des ressources humaines.
Gestion de la paie et de la masse salariale, climat social, recrutement… couvrant l’ensemble des besoins et des tâches de la direction des ressources humaines, le SIRH constitue le socle de toute démarche de Business Intelligence dédiée à la gestion du capital humain. Toutefois, le choix de l’outil le plus adapté dépend en grande partie des fonctionnalités souhaitées par l’entreprise, mais aussi du type de logiciel.
