Vous ne savez pas par où commencer pour choisir une solution BI adaptée à vos besoins ? Afin de trouver la perle rare, la meilleure méthode consiste à rédiger un cahier des charges pour votre projet de Business Intelligence. Découvrez comment procéder étape par étape et quels sont les critères indispensables à examiner.
Identifiez les besoins de vos équipes
Avant de vous lancer dans le déploiement d’une solution décisionnelle, il est primordial de faire le point sur les besoins de votre entreprise. En effet, pour que vos équipes adoptent votre logiciel de tableaux de bord, ce dernier doit leur permettre d’atteindre leurs objectifs, qui peuvent être de différentes natures :
- Améliorer la prise de décision.
- Optimiser les process et gagner en efficacité.
- Créer de la valeur en exploitant de nouvelles sources de revenu.
- Acquérir un avantage concurrentiel.
- Mieux anticiper les tendances de votre marché.
- Identifier des problèmes et des dysfonctionnements afin de les résoudre plus rapidement…
Au-delà des besoins fonctionnels, il est également important d’évaluer les volumes de data à gérer. Vous pourrez ainsi dimensionner votre outil de Business Intelligence afin d’exploiter au mieux vos données.
Cette phase d’identification des besoins est cruciale pour orienter votre projet BI et rédiger un cahier des charges pertinent, qui vous aidera à sélectionner une solution de tableaux décisionnels adaptée à vos enjeux.
Structurez votre cahier des charges de Business Intelligence
Rédiger un cahier des charges pour un logiciel de tableaux de bord nécessite une méthodologie rigoureuse. Pour vous aider dans cette tâche, voici un tour d’horizon des points incontournables à aborder dans ce document.
Le contexte du projet
Un projet de Business Intelligence est indissociable du contexte dans lequel il voit le jour. C’est pourquoi il est très utile d’introduire votre cahier des charges en mentionnant certaines informations clés, par exemple :
- Votre domaine d’activité.
- La taille de votre entreprise.
- L’organisation et la structure de votre société.
- Les profils types de vos utilisateurs.
- Le chef de projet en charge du déploiement de la solution.
Les fonctionnalités attendues
Il est temps d’entrer dans le vif du sujet en listant les fonctionnalités détaillées que vous attendez de la part de votre solution décisionnelle. Ici, on peut distinguer 5 grandes catégories de besoins fonctionnels : les données, les rapports, les tableaux de bord, les requêtes et le pilotage.
Les données
- Modalités de stockage des données.
- Possibilité de se connecter à plusieurs sources de data (fichier plat, base de données,..).
- Utilisation d’un datawarehouse ou d’un datamart.
- Sécurisation des données.
Les rapports
- Interface graphique pour la création de rapports.
- Réalisation de calculs et application de filtres sur les données.
- Prévisualisation avant la génération des rapports.
- Sources et volumes de données supportés.
- Utilisation de cubes de données préconfigurés.
- Intégration de représentations graphiques : tableaux, courbes, histogrammes, etc.
- Assistant à la création de rapports.
- Exportation et diffusion des rapports.
Les tableaux de bord
- Possibilité de créer des tableaux croisés dynamiques.
- Intégration de représentations graphiques, d’images, de textes…
- Système de notifications.
- Saisie de commentaires sur un tableau de bord.
- Filtrage d’un élément ou de l’ensemble d’un dashboard.
- Exportation d’un tableau de bord en PDF, PPT, Excel, etc.
- Droits d’accès et système d’authentification (SSO).
Les requêtes
- Création de requêtes pour interroger la base de données.
- Lancement d’une requête en mode différé.
- Fonctions statistiques standards : moyenne, variance, écart type, etc.
Le pilotage
- Création d’indicateurs clés de performance (KPI).
- Présence d’indicateurs prédéfinis.
- Historisation des KPI.
- Calcul prévisionnel de tendances.
- Configuration de seuils.
- Personnalisation des KPI par les utilisateurs.
- Diffusion des indicateurs.
- Alertes dynamiques par e-mail, SMS, etc.
- Fonctionnalités de simulation et de prévision.
Bien entendu, chaque projet est unique et cette liste non-exhaustive est susceptible de varier d’une entreprise à l’autre. Elle vous donnera toutefois un bon aperçu des fonctionnalités essentielles d’un logiciel de tableaux décisionnels.
L’ergonomie
- Personnalisation des rapports et des tableaux de bord.
- Enrichissement graphique et mise en page.
- Insertion de texte dans les rapports.
- Paramétrage d’en-têtes et de pieds de page.
- Assistants pour guider les utilisateurs.
- Modification du type de représentation graphique.
- Présence d’une documentation et d’un support en langue française.
La performance
- Mode de rafraîchissement des écrans utilisateurs.
- Paramètres d’ajustement des temps de traitement des données.
- Gestion en mémoire des traitements.
- Gestion en mémoire des traitements à partir de plusieurs bases de données.
La mobilité
- Accès à la solution BI depuis un appareil mobile.
- Terminaux et systèmes d’exploitation supportés : iOS, Android, etc.
- Nécessité ou non d’un responsive design (mobile & tablette).
- Gestion des droits d’accès et authentification depuis les supports mobiles.
L’intégration de la solution dans le système d’information
- Sources de données auxquelles la solution doit se connecter.
- Présence de connecteurs inclus dans la solution.
- Possibilité de connecter la solution avec un fournisseur d’authentification ou un annuaire LDAP.
- Intégration de la solution BI dans une application externe : portail d’entreprise, par exemple.
- Intégration d’une application externe dans la solution BI.
L’administration et la gestion de la solution
- Définition de profils d’utilisateurs.
- Fonctionnalité d’accès public sans authentification.
- Gestion des droits et accès.
- Visualisation des traitements en cours à travers la console d’administration.
- Prise de main à distance de la console d’administration.
- Mode de support de gestion des utilisateurs.
- Niveaux de granularité des habilitations.
- Sécurisation des données entre le serveur et le client.
- Intégration de la solution avec un outil de sauvegarde des données.
- Alerte en cas d’incident.
- Scripts de relance prédéfinis en cas d’incident.
L’architecture technique
- Mode de restitution de la solution : client-serveur, web…
- Technologie d’interface pour l’administration et la création de rapports.
- Navigateurs web supportés.
- Répartition de charge.
- Architecture multiprocesseurs.
- Fail over (duplication de serveurs qui prennent le relais en cas de panne).
- Cluster de serveurs en cas de très gros volumes de données.
Le déploiement
- Technologie et langage utilisés par la solution.
- Prérequis pour l’installation au niveau du serveur, du CPU ou du système (support OS).
- Utilisation d’applets, ActiveX ou autres codes transportés.
- Installation et mise à jour à distance.
- Installation sur un cluster de serveur.
- Paramétrage des fichiers logs.
- Compatibilité ascendante en cas de migration vers une autre version du logiciel.
- Modalités de formation fonctionnelle et technique pour prendre en main l’outil.
Choisissez les bons indicateurs et graphiques
Le choix de vos KPI est crucial pour améliorer les performances de votre entreprise au quotidien. Il est donc recommandé de les définir en amont de votre projet, dès la rédaction de votre cahier des charges de Business Intelligence.
Il existe autant d’indicateurs que de projets BI : l’essentiel est donc de sélectionner des KPI pertinents en fonction de vos besoins, de vos objectifs et de votre activité. En voici quelques exemples :
- KPI financiers : chiffre d’affaires, fonds de roulement, seuil de rentabilité, trésorerie nette…
- KPI commerciaux : taux de conversion, taux de rétention…
- Indicateurs RH : masse salariale, formation, absentéisme…
Pour réussir vos tableaux décisionnels, le choix des représentations graphiques est un autre ingrédient essentiel. Histogramme, courbe, diagramme circulaire, radar, jauge… Les possibilités sont nombreuses ! Veillez donc à prévoir les graphiques les plus adaptés pour visualiser chacun de vos KPI.
Projet de Business Intelligence : les pièges à éviter
Outre la rédaction d’un cahier des charges, le déploiement d’une solution de tableaux décisionnels nécessite une gestion de projet efficace. Ainsi, pour éviter toute défaillance, certains points doivent faire l’objet d’une vigilance toute particulière.
Une mauvaise compréhension des besoins
Dans certains cas, les besoins inhérents à un projet BI peuvent être mal définis ou mal compris. Cette situation peut mener à la conception de tableaux de bord et d’indicateurs peu pertinents, ne permettant pas un pilotage efficace de l’activité et de la performance.
Ainsi, il est indispensable d’impliquer l’ensemble des utilisateurs lors de la rédaction du cahier des charges de Business Intelligence, afin de cerner parfaitement les besoins et attentes de chacun.
Un projet trop ambitieux
Le déploiement d’un logiciel de tableaux de bord suscite souvent des attentes très élevées. Or, il est préférable de ne pas être trop ambitieux et d’adopter une démarche itérative, consistant à intégrer petit à petit de nouvelles fonctionnalités et à enrichir l’outil progressivement.
Dans un premier temps, mieux vaut fixer des objectifs modestes mais atteignables. En effet, pour être adoptée par les utilisateurs, la solution décisionnelle doit rapidement apporter des résultats et prouver qu’elle est plus efficace que les outils utilisés précédemment.
Fonctionnalités, ergonomie, performance, mobilité… Rédiger un cahier des charges pour un projet de Business Intelligence nécessite de passer en revue une multitude de critères, tout en prenant soin de bien définir vos besoins, mais aussi vos indicateurs clés et vos représentations graphiques. Une démarche indispensable pour choisir la solution décisionnelle la plus adaptée et réussir votre projet BI.
Vous souhaitez intégrer une solution d’informatique décisionnelle dans votre entreprise ? Téléchargez notre cahier des charges prêt à l’emploi.
