Longtemps réservée à d’autres services de l’entreprise, comme la fonction finance, la Business Intelligence (BI) est aujourd’hui un outil indispensable pour la direction des ressources humaines.
En centralisant et en fiabilisant ses données, mais aussi en automatisant certains processus, le service RH peut en effet relever les nombreux défis qui se présentent à lui : gestion des talents, qualité de vie au travail, recrutement, gestion de la paie…
De quoi prendre des décisions plus éclairées au quotidien, tout en augmentant la performance de l’entreprise.
Les enjeux de la Business Intelligence pour les ressources humaines
À l’heure actuelle, la fonction RH doit faire face à de nombreux défis et se voit confier des responsabilités inédites : augmenter la performance de l’entreprise tout en réduisant les coûts, évaluer les risques et identifier les points faibles de l’organisation, mesurer les conséquences des actions mises en place…
Des missions qui ne peuvent pas être accomplies sans l’aide de la data : d’où l’importance de la Business Intelligence, qui permet de centraliser un grand volume de données issues de sources éparses, de les trier et de les traiter efficacement.
L’entreprise peut alors s’appuyer sur des tableaux de bord RH pertinents, qui fournissent des informations fiables sur le capital humain de la société. Ces outils de pilotage précieux permettent de mesurer l’impact de chaque collaborateur sur la performance de la structure, tout en identifiant des pistes d’amélioration et de maîtrise des coûts.
Ainsi, avec la BI, il est possible de quantifier en temps réel les rémunérations, ainsi que les primes liées à la performance. La direction des ressources humaines peut donc s’assurer que leur montant est pertinent vis-à-vis de ses objectifs stratégiques.
Par ailleurs, la Business Intelligence est un véritable atout pour la gestion des talents. L’analyse des données permet de mieux comprendre les collaborateurs et de mettre en œuvre des actions adaptées pour fidéliser les salariés, pour augmenter leur engagement et leur motivation ou encore pour attirer de nouvelles recrues.
Gérer les talents, c’est aussi anticiper et identifier les besoins de formation de chacun, afin de développer les compétences clés dont l’entreprise a besoin. La BI facilite la mise en place d’un dispositif de formation professionnelle et l’établissement d’un budget dédié.
Enfin, l’analyse prédictive permet à l’entreprise de voir l’avenir et d’anticiper ses futurs besoins en matière de formation, de compétences ou de qualifications.
L’outil de Business Intelligence : un atout pour améliorer la qualité de vie au travail
L’amélioration de la qualité de vie au travail (QVT) est une mission essentielle pour la direction des ressources humaines. Or, un logiciel de Business Intelligence est une aide précieuse pour analyser les feedbacks des collaborateurs, récoltés à l’aide d’enquêtes régulières ou d’un baromètre QVT. Des reportings RH peuvent ainsi être réalisés afin de mesurer le bien-être, la motivation ou la performance des salariés.
L’étude de ces données est également très intéressante pour mieux comprendre les besoins, les freins et les leviers d’engagement des nouvelles recrues. L’entreprise peut ainsi améliorer son processus de recrutement, mais aussi mettre en place des mesures adaptées pour garantir la bonne intégration des nouveaux talents.
Quant à l’absentéisme, qui est l’une des problématiques majeures de la fonction RH, il peut également être analysé pour en comprendre les causes profondes, souvent liées à un sentiment de mal-être au travail. Le Big Data permet d’analyser ce phénomène de manière qualitative et non plus seulement quantitative.
Par ailleurs, la Business Intelligence est un puissant outil de dialogue social, qui permet d’améliorer la communication interne de la société au quotidien. Grâce aux indicateurs et aux chiffres, les sujets liés à la qualité de vie au travail peuvent être abordés avec plus d’objectivité, en laissant de côté les avis subjectifs de chacun.
Dans le cadre d’une nouvelle stratégie ou d’un changement organisationnel majeur, la communication est également primordiale pour accompagner, rassurer et convaincre les collaborateurs. Grâce à la data, il est possible de quantifier le niveau d’adoption de tel ou tel projet, puis de mettre en place des actions pertinentes pour conduire le changement : sensibilisation, ateliers, formations…
Enfin, l’égalité professionnelle est un facteur important pour garantir une bonne qualité de vie au travail à l’ensemble des collaborateurs. La Business Intelligence permet notamment de faire le point sur la situation de l’entreprise en matière d’égalité femme-homme et de politique des séniors, mais aussi de mesurer l’impact des mesures prises sur l’absentéisme, la motivation ou encore les rémunérations.
Les fonctionnalités d’un système d’information de gestion des ressources humaines
Pour exploiter tout le potentiel de la Business Intelligence, la fonction RH doit pouvoir s’appuyer sur un outil adapté : le système d’information de gestion des ressources humaines. En effet, cette solution offre un large éventail de fonctionnalités qui aideront le service RH à réaliser ses missions au quotidien :
- Il regroupe l’ensemble des données sur les collaborateurs, avec un dossier du personnel dématérialisé, des fiches de postes ou encore des bilans de compétences.
- Il permet de valider les demandes de congés et de gérer les absences.
- Il contient tous les dossiers de candidature et CV reçus par l’entreprise, avec un suivi en temps réel des offres d’emploi publiées.
- Il simplifie la gestion des notes de frais, leur archivage et leur exportation comptable.
- Il centralise la totalité des fiches de salaire et autres éléments liés à la paie.
- Il contient l’historique des formations suivies par les employés.
- Il regroupe les feedbacks des salariés et les informations relatives à la qualité de vie au travail.
- Enfin, il intègre des fonctionnalités de communication interne : fil d’actualité, partage d’informations ou de sondages, etc.
Bien entendu, les fonctions du SIRH sont susceptibles de varier en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise, mais aussi en fonction de l’outil choisi. On distingue notamment les logiciels SaaS (Software as a service) et les outils on-premise :
- Les premiers, qui sont entièrement dématérialisés et accessibles depuis un simple navigateur, ont la particularité d’héberger l’ensemble des données sur le cloud, ce qui offre une grande flexibilité.
- Les seconds, installés directement sur les serveurs internes, permettent à la société de garder la main sur sa data, qui peut d’ailleurs être consultée et traitée même sans connexion internet.
Dans tous les cas, cet outil de Business Intelligence permet de piloter de nombreux indicateurs clés (KPI) liés aux effectifs, à la masse salariale, au recrutement ou encore au climat social, à travers des tableaux de bord RH actualisés en temps réel.
Bien choisir sa solution de Business Intelligence pour le pilotage des ressources humaines
Le choix d’un SIRH adapté est crucial pour permettre à l’entreprise d’exploiter tout le potentiel de ses données RH. Après avoir soigneusement défini ses besoins et ses objectifs, elle peut s’appuyer sur différents critères afin de sélectionner la solution idéale.
Avant toute chose, un bon outil BI est un outil intuitif, ergonomique et facile à prendre en main. En effet, il doit être adopté rapidement pour que les utilisateurs puissent réaliser leurs missions quotidiennes de manière autonome. Le temps ainsi gagné leur permettra de se focaliser sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Qui dit logiciel de Business Intelligence dit aussi flexibilité, notamment en termes d’évolution fonctionnelle. Les besoins d’une entreprise évoluent en permanence et personne ne peut prévoir quelles seront les fonctionnalités indispensables d’ici 1, 2 ou 5 ans. C’est pourquoi il est préférable d’opter pour une solution souple et évolutive.
De plus, l’outil de SIRH doit pouvoir s’intégrer facilement dans un écosystème de logiciels existant et être relié avec les autres solutions de l’entreprise, pour encore plus d’efficacité. La présence de connecteurs et d’API est indispensable pour garantir une parfaite interopérabilité du système.
Autre point de vigilance important : la maintenance de la solution. Celle-ci doit en effet être mise à jour de façon régulière par l’éditeur, que ce soit pour des raisons de sécurité, de performance ou de fonctionnalité. L’entreprise a ainsi la garantie d’intégrer un outil capable de répondre à ses exigences sur le long terme.
Mais le déploiement d’une solution BI n’est pas qu’une affaire de technologie : c’est aussi et surtout un projet humain. La résistance au changement des collaborateurs, par exemple, doit être prise en compte pour sélectionner un logiciel qui fera l’unanimité, facilitant ainsi la transition vers un nouveau mode de travail.
L’aspect humain a aussi toute son importance du côté de l’éditeur : pouvoir compter sur un partenaire disponible et réactif, apportant un accompagnement personnalisé, est un véritable soulagement pour l’entreprise. La qualité du support client (qui doit être de préférence en langue française) fait également partie des critères essentiels à considérer.
De la paie au recrutement, en passant par la gestion des talents et la QVT, la Business Intelligence est un allié précieux pour soutenir la fonction RH dans ses missions quotidiennes. Le choix d’un outil de SIRH performant, possédant des fonctionnalités adaptées aux besoins de l’entreprise, est donc primordial.
