Très utile pour le pilotage quotidien de l’activité, l’outil de reporting s’est imposé comme un allié incontournable des entreprises en quête de performance. Mais, alors qu’une multitude d’acteurs se disputent le marché, comment être sûr de faire le bon choix et d’intégrer une solution réellement adaptée à vos besoins ?
Qu’est-ce qu’un outil de reporting ?
Le reporting est un outil d’analyse et de prise de décision permettant aux dirigeants et aux managers d’extraire des données pertinentes sur la situation d’une organisation. Il se concentre généralement sur une période précise, avec des données présentées pour être facilement lisibles et interprétables.
Le reporting est incontournable pour évaluer l’état de santé d’une entreprise et sa performance. En effet, c’est une photographie de la situation à l’instant T, qui permet de mettre en lumière ce qui fonctionne, mais aussi d’identifier les points de vigilance et les axes d’amélioration.
Véritable support de communication entre les décisionnaires, les collaborateurs et les autres parties prenantes de la société, il peut être utilisé dans de nombreux domaines : finance, ressources humaines, marketing, vente… Il est très utile pour faire le point sur l’avancement d’un projet, mesurer l’efficacité d’une stratégie, mais aussi pour s’assurer de l’adéquation entre la stratégie et les objectifs fixés.
Toutefois, la création manuelle des rapports est aussi complexe que chronophage. C’est pourquoi de nombreuses entreprises se tournent vers un outil de reporting, parfois intégré dans une solution de Business Intelligence, afin d’automatiser cette tâche et de gagner en efficacité. Permettant de centraliser la data et de la traduire sous forme de rapports et de tableaux, ce logiciel est indispensable pour suivre en temps réel l’activité de la société.
7 critères pour choisir un outil de reporting
Si l’utilité d’un outil de reporting n’est plus à démontrer, choisir un logiciel adapté à vos besoins et à vos exigences n’est pas une mince affaire. Pour vous aider à y voir plus clair, passons en revue les principaux critères à examiner pour prendre la bonne décision.
1) Le périmètre fonctionnel
Au moment de choisir un logiciel de reporting, les fonctionnalités proposées par l’outil doivent retenir toute votre attention. En effet, il doit couvrir l’ensemble des besoins des utilisateurs pour être massivement adopté, tout en répondant à vos exigences et problématiques spécifiques.
Pour vous aider à y voir plus clair, voici quelques-unes des fonctionnalités incontournables d’une solution de génération de rapports.
L’analyse de données
Le principal objectif d’un outil de reporting est de transformer des données brutes et disparates en informations exploitables. Il doit donc permettre à chacun d’explorer et d’analyser la data en toute autonomie, même sans compétences techniques.
La visualisation des données
La data visualisation consiste à représenter les données sous forme de graphiques, d’histogrammes, de tableaux ou de cartographies. Elle simplifie la compréhension et l’analyse des informations, en rendant la data plus digeste et plus exploitable par les utilisateurs. En quelques clics, la visualisation des données vous permet de faire le point sur vos performances de manière claire et précise.
Les rapports statiques
La création d’un rapport statique est idéale pour obtenir un aperçu immédiat de votre situation à un instant T. C’est donc une photographie figée, qui vous permet d’analyser des données historiques a posteriori.
Mais il fournit également des informations utiles pour la gestion de projets à long terme, comme la planification d’un budget ou l’élaboration d’une stratégie. Ce type de rapport peut être facilement exporté au format Microsoft Excel ou PowerPoint.
Les rapports ponctuels (ad hoc)
Les rapports ad hoc sont des rapports ponctuels, générés pour répondre à une problématique spécifique que l’entreprise n’a pas pu résoudre avec un rapport classique. Entièrement personnalisés, ils offrent une analyse détaillée sur une requête ou une mesure spécifique. Leur portée est donc limitée à un sous-ensemble de données restreint.
Les tableaux de bord
Les outils de reporting intègrent généralement des tableaux de bord, qui ont la particularité d’afficher des informations mises à jour en temps réel. Ils sont indispensables à la prise de décision, car ils permettent d’agir en s’appuyant sur des données pertinentes. À l’inverse, les données contenues dans un rapport statique deviendront tôt ou tard obsolètes.
Les tableaux de bord dynamiques vous permettent de visualiser et de suivre votre activité sous tous les angles, mais aussi de repérer rapidement des tendances ou des anomalies. Par exemple, en cas de diminution soudaine d’un indicateur de performance (KPI), vous pouvez analyser la data pour comprendre les causes de ce phénomène.
2) La performance
Un bon outil de reporting doit être une solution robuste et performante, capable de gérer d’importants volumes de données issues de sources éparses (internes et externes à l’entreprise). La collecte, le traitement et l’actualisation de la data doivent être effectués de manière fluide et automatisée, pour vous faire gagner du temps au quotidien.
Vous devez également tenir compte de la capacité du logiciel à fournir instantanément des tableaux, des graphiques, des feuilles de calcul ou des représentations visuelles plus avancées. De même, l’outil doit pouvoir s’adapter à la périodicité de vos analyses, qu’il s’agisse d’un reporting occasionnel, hebdomadaire, mensuel ou trimestriel.
3) La facilité d’utilisation
Pour bien choisir votre logiciel de reporting, privilégiez une solution « user-friendly » que les utilisateurs pourront prendre en main rapidement. Une interface conviviale et ergonomique, mais aussi des fonctionnalités claires et compréhensibles sont indispensables pour donner envie aux collaborateurs d’utiliser l’outil.
Tous les membres de l’équipe, qu’ils soient experts ou novices, doivent être en mesure de créer des rapports, de les manipuler, mais aussi et surtout de comprendre leur contenu. En outre, les informations obtenues doivent pouvoir être partagées facilement entre les utilisateurs.
Avant le déploiement, il peut être utile de tester le logiciel à petite échelle, en profitant par exemple d’une version gratuite. Cette phase d’expérimentation permet notamment de répondre aux interrogations suivantes :
- L’outil de reporting est-il accessible aux non-spécialistes, qui ne possèdent pas de compétences techniques particulières ?
- Permet-il de générer des rapports à la fréquence souhaitée ?
- S’intègre-t-il facilement avec les autres outils de l’entreprise (logiciel de gestion de projet, ERP, outil de gestion de la relation client, etc.) ?
4) La personnalisation
Comme son nom l’indique, un bon outil de reporting doit vous permettre de créer des rapports à votre guise. En effet, leur format doit être adapté à vos besoins pour que les données soient réellement exploitables.
D’où l’intérêt de choisir un logiciel offrant des options de personnalisation avancées, permettant de visualiser la data sous différentes formes et de varier les représentations graphiques.
Les possibilités de travail collaboratif doivent aussi être étudiées : plusieurs personnes peuvent-elles interagir avec un même rapport et lui apporter des modifications personnelles ? Si oui, comment les droits d’accès sont-ils gérés ?
Enfin, l’outil doit proposer différentes options pour l’export, l’impression et le partage des reportings.
5) La vitesse de déploiement
Idéalement, l’outil de reporting doit être « plug and play », ce qui signifie qu’il est immédiatement opérationnel. Concrètement, le logiciel doit reconnaître le format des données à analyser, mais aussi s’intégrer sans peine avec les autres applications utilisées par l’entreprise. Ainsi, vous pouvez exploiter rapidement toutes ses fonctionnalités, sans suivre une procédure d’installation laborieuse.
La rapidité du déploiement dépend également de la formation nécessaire à la prise en main de l’outil : d’où l’intérêt d’opter pour une solution intuitive et simple d’utilisation. Quoi qu’il en soit, le temps consacré à l’intégration doit être en adéquation avec vos besoins et votre projet.
6) L’évolutivité
N’oubliez pas que le choix d’un outil de reporting s’inscrit dans une logique de long terme. C’est pourquoi il est important d’opter pour une solution évolutive, capable de s’adapter au fur et à mesure que votre organisation se développe et que ses besoins évoluent.
Ainsi, le logiciel doit pouvoir s’enrichir facilement de nouvelles fonctionnalités, tout en conservant une performance et une stabilité exemplaires. Ici, la maintenance et la mise à jour permanentes de l’outil sont primordiales : il est donc préférable de se tourner vers un éditeur reconnu, avec une expertise globale du Big Data et de l’analyse de données.
7) La sécurité
Dernier point à ne pas négliger pour choisir un outil de reporting : la sécurité.
Bien que cette question soit importante pour n’importe quel logiciel, elle concerne particulièrement les solutions de création de rapports, qui exploitent directement les données (parfois sensibles) de l’entreprise. L’enjeu est de taille : les conséquences d’une perte de données peuvent être désastreuses pour votre réputation, sans oublier les pertes financières induites.
C’est pourquoi vous devez opter pour un éditeur fiable, utilisant des protocoles de sécurité stricts et plaçant la confidentialité des données au centre de ses priorités. Certains points méritent une vigilance toute particulière : la gestion des accès, la conformité avec le RGPD et les autres réglementations en vigueur, mais aussi l’hébergement de la data sur un cloud souverain et sécurisé.
Ainsi, vous avez la garantie que vos données sensibles ou critiques sont entre de bonnes mains.
Si les critères de choix d’un outil de reporting sont nombreux, la richesse fonctionnelle, la performance et l’évolutivité font partie des maîtres-mots d’une solution de qualité. D’où l’intérêt d’opter pour un outil de Business Intelligence complet, incluant des fonctions de reporting, mais aussi d’autres possibilités pour tirer profit de vos données.
