Les bénéfices de la Business Intelligence pour la fonction RH ne sont plus à prouver. Toutefois, la création de tableaux de bord et de reportings RH ne peut pas se faire du jour au lendemain. En effet, un projet BI nécessite une préparation minutieuse, mais aussi le choix d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources humaines) performant. Voici 7 critères pour bien choisir votre SIRH d’entreprise.
Définir ses besoins pour trouver une solution SIRH adaptée
Avant la mise en place d’un SIRH, il est indispensable de bien identifier les besoins et les attentes de l’entreprise. Gestion des compétences, gestion administrative, gestion des plannings… La fonction RH doit notamment définir les processus qu’elle cherche à optimiser à travers cette solution, mais aussi les missions à faible valeur ajoutée qu’elle souhaite automatiser ou simplifier.
L’identification des besoins permet ensuite de lister les fonctionnalités de l’outil SIRH, par exemple :
- La gestion des congés et des absences.
- La gestion de la paie.
- La gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.
- La gestion des talents.
- La qualité de vie au travail.
À ce titre, l’établissement d’un cahier des charges SIRH est indispensable pour cadrer précisément le projet et exprimer clairement les besoins fonctionnels. L’entreprise peut alors concevoir une grille d’évaluation regroupant les fonctionnalités attendues, afin de comparer différents logiciels de gestion des ressources humaines.
Cependant, le choix d’un SIRH ne dépend pas uniquement de ses fonctionnalités : de nombreux autres critères doivent être pris en compte pour sélectionner l’outil adéquat.
7 critères essentiels pour choisir son logiciel SIRH
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L’ergonomie
Alors que la fonction RH se digitalise à vitesse grand V, l’entreprise doit pouvoir compter sur une solution ergonomique et fluide. Autrement dit, les collaborateurs doivent pouvoir prendre en main le logiciel rapidement et réaliser différentes tâches en toute autonomie. Ils gagnent ainsi un temps précieux qui leur permet de se consacrer à des missions à forte valeur ajoutée.
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La flexibilité
Au fur et à mesure qu’elle grandit et que son marché évolue, les besoins de l’entreprise ne cessent de changer. Ainsi, le SIRH dont elle a besoin aujourd’hui n’est pas le même que celui dont elle aura besoin dans 5 ans. C’est pourquoi il est important de sélectionner un outil flexible, offrant de réelles possibilités d’évolution fonctionnelle sur le long terme.
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L’interopérabilité
Il est avantageux de choisir un SIRH capable de s’interfacer avec les autres logiciels et systèmes de l’entreprise. L’utilisation de connecteurs et d’interfaces de programmation d’application (API) permet ainsi de mettre en place un écosystème cohérent, avec des outils reliés entre eux.
Une approche qui permet d’éviter certaines problématiques techniques, mais aussi de limiter le risque d’erreur de saisie, puisque les données provenant des différents logiciels sont transmises automatiquement. Idéalement, l’ensemble de la data liée à la paie et aux ressources humaines doit être regroupée dans une base de données centralisée.
Par ailleurs, il est intéressant de sélectionner un logiciel utilisant un langage ouvert, offrant une interopérabilité supérieure à celle d’un langage propriétaire.
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L’accompagnement
Le déploiement d’un SIRH est un projet particulièrement complexe : c’est pourquoi il est toujours rassurant d’être accompagné dans cette démarche. Ici, les services proposés varient fortement d’un éditeur à l’autre : certains proposent un suivi pas à pas lors du déploiement, mais aussi un support disponible et réactif une fois le logiciel installé.
Pour bénéficier d’un service sur mesure, avec une véritable relation de proximité sur le long terme, il est fortement recommandé de faire appel à un éditeur basé en France, avec un service client en langue française.
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La maintenance et la mise à jour
Avant d’adopter un logiciel de ressources humaines SIRH, l’entreprise doit s’assurer que la solution sera régulièrement mise à jour par l’éditeur. Elle obtient ainsi la garantie d’avoir un outil performant, sécurisé et conforme à ses besoins, sur le long terme.
En outre, la fonction RH est soumise à des contraintes réglementaires spécifiques : l’outil doit donc évoluer en fonction des changements de la législation. Certains éditeurs proposent même de réaliser une veille légale permanente.
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Les contraintes de l’entreprise
Chaque entreprise est soumise à des contraintes organisationnelles spécifiques, qu’il faut absolument prendre en compte pour choisir le bon système d’information de gestion des ressources humaines. En voici quelques exemples :
- Le nombre d’utilisateurs simultanés : le logiciel doit être capable de gérer un certain nombre de connexions sans baisse de performance.
- La présence de différents sites ou filiales : la solution doit être adaptée à une structure multi-établissement.
- La résistance au changement des collaborateurs : l’outil doit être assez intuitif et simple d’utilisation pour être adopté rapidement par les équipes. Une bonne communication interne, des ateliers et des sessions de formation doivent aussi être prévus pour accompagner le changement et rassurer les utilisateurs.
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La sécurité des données
Les reportings et les tableaux de bord RH sont susceptibles de contenir des données sensibles sur l’entreprise et ses collaborateurs. Il est donc primordial de choisir un outil de SIRH sécurisé, garantissant la protection de ces informations.
À ce titre, le respect du Règlement général sur la protection des données (RGPD) est un prérequis indispensable, d’où l’intérêt d’opter pour un éditeur basé en France ou en Europe.
L’hébergement des données doit aussi faire l’objet d’une vigilance particulière. Privilégiez une solution cloud sécurisée et certifiée HDS, utilisant des serveurs fiables et récents.
À la fois ergonomique, sécurisé et flexible, l’outil SIRH idéal doit réunir de nombreuses qualités, tout en répondant précisément aux besoins de l’entreprise. En vous appuyant sur ces différents critères, vous avez désormais toutes les cartes en main pour choisir le bon système d’information de gestion des ressources humaines. De quoi profiter de tous les avantages de la Business Intelligence pour les RH.
