Les avantages de la BI pour l’enseignement et la recherche

Dans le monde de l’enseignement, l’utilisation des données ne date pas d’hier. Depuis toujours, des statistiques liées aux inscriptions, à la fréquentation ou à la réussite aux examens sont collectées et analysées en permanence. 

Toutefois, les acteurs du secteur public sont confrontés à des volumes de data toujours plus importants et à une multiplication des sources. Par conséquent, ils bénéficient de données d’une grande richesse et d’une grande diversité, mais qui s’avèrent difficiles à traiter. 

Pour faire face à ce défi, les universités et les centres de recherche se tournent de plus en plus vers les outils de Business Intelligence. Quels sont leurs avantages ? Comment peuvent-ils vous aider à exploiter tout le potentiel de votre data ? C’est ce que nous vous invitons à découvrir dans cet article.

Piloter et améliorer la formation

L’enseignement est au cœur de tout établissement scolaire ou universitaire, d’où la nécessité de surveiller et d’améliorer en continu les différents indicateurs liés à la formation. 

Avec une solution BI, une université est en mesure de recueillir une multitude de données relatives à ses étudiants et de les analyser pour en tirer des KPI pertinents. Parmi eux, le nombre d’étudiants par pôle, par composante, par lieu d’enseignement, par régime d’inscription, par diplôme ou par nationalité, mais aussi le nombre de primo-entrants dans l’établissement.

Université Caen-Normandie |Une administration agile des données

Toutefois, il est possible d’aller plus loin et d’exploiter la data pour améliorer globalement l’offre de formation et augmenter le taux de diplômés. Par exemple, la BI permet d’augmenter les résultats des étudiants en pilotant les performances de chacun et en les comparant avec celles des meilleurs éléments. En outre, les problèmes peuvent être détectés beaucoup plus rapidement, comme lorsqu’un étudiant présente un retard important.

Les programmes d’enseignement peuvent aussi être ajustés grâce à l’analyse prédictive des données. Il est même possible de proposer à chaque étudiant un enseignement plus adapté à sa situation, à ses centres d’intérêt et à ses capacités. Ainsi, la BI est un outil à ne pas négliger dans la lutte contre l’échec scolaire et universitaire. Elle peut contribuer activement à la conception d’une politique éducative plus efficace et plus personnalisée.

Autre élément crucial pour les universités : le suivi des volumes horaires de formation. À l’aide d’un outil de BI, il est possible de visualiser les heures maquettes théoriques et ajustées (par diplôme, par formation ou par niveau). Au niveau des heures réalisées, un tableau de bord permet de piloter facilement la répartition par budget, le taux de réalisation par formation, ainsi que l’équipe pédagogique. Enfin, les heures payées peuvent être visualisées par année civile, par année universitaire ou par budget.

Suivre la performance financière au quotidien

Le volet financier revêt une importance toute particulière dans le domaine de l’enseignement et de la recherche. L’intégration d’un outil de Business Intelligence permet non seulement de suivre une multitude de KPI, mais aussi de créer facilement des reportings à destination des gestionnaires et des acheteurs.

Concernant le suivi du budget, les utilisateurs disposent d’une vue d’ensemble des ressources mois après mois (ou année après année), mais aussi d’une restitution cumulée des recettes pour une période donnée. Différents indicateurs financiers, comme les autorisations de recettes, le budget annuel ou le taux d’exécution budgétaire, peuvent être consultés facilement. Quant aux dépenses, elles peuvent également être suivies avec une vision mensuelle, annuelle ou cumulée.

Enfin, un outil de BI permet de piloter la trésorerie avec précision, en affichant les recettes encaissées et les dépenses décaissées sur une année. Bien entendu, les dépenses et les recettes peuvent être filtrées par typologie, par pôle d’enseignement ou selon d’autres critères.

Gérer les ressources humaines avec précision

Pour une université ou un centre de recherche, la gestion des ressources humaines est un enjeu de première importance. Un outil BI permet justement de piloter au jour le jour un grand nombre d’indicateurs RH, dans différentes catégories :

• Le suivi des agents en temps réel, avec la répartition des employés par âge ou par sexe. La BI permet également de suivre les mouvements des agents qui passent d’un pôle à un autre, qui intègrent ou qui quittent l’établissement, mais aussi le taux d’absentéisme.
• Le suivi de la masse salariale mois après mois (ou année après année).
• Le coût moyen du personnel et le suivi des ETPT (équivalent temps plein travaillé).
• Le potentiel d’enseignement : heures brutes, heures nettes, réductions de service…
• Le suivi du personnel BIATSS (filières administrative, technique, sociale, de santé et des bibliothèques).

Dans tous les cas, un tableau de bord dynamique offre la possibilité de filtrer les données par pôle, par statut ou par structure d’enseignement, pour piloter les indicateurs RH avec encore plus de précision.

Mais l’intérêt de la Business Intelligence va au-delà du pilotage de KPI : c’est aussi un outil performant pour optimiser le recrutement au sein des établissements d’enseignement et de recherche. En effet, la data permet de rationaliser les processus d’embauche pour les rendre moins longs, moins coûteux et plus efficaces. Grâce à l’analyse des données des candidats, il est possible de sélectionner automatiquement les profils les plus adaptés pour chaque poste vacant.

Optimiser la gestion immobilière

La gestion immobilière est un sujet majeur pour les établissements scolaires et universitaires, qui sont souvent amenés à réaliser des projets d’expansion. Qu’il s’agisse de résidences, d’installations sportives ou de bâtiments dédiés à de nouveaux enseignements, l’immobilier représente une dépense importante. 

Or, la data constitue une aide précieuse pour justifier ces achats conséquents et obtenir le soutien de l’ensemble des parties prenantes. Elle permet notamment de démontrer la pertinence d’un investissement immobilier par rapport aux objectifs de l’établissement.

Par ailleurs, l’utilisation d’un outil de Business Intelligence s’avère très utile pour la gestion des biens immobiliers existants. Les caractéristiques et les plans de chaque bâtiment peuvent ainsi être consultés en quelques clics. Enfin, il est possible de piloter des indicateurs essentiels, comme le coût d’exploitation, la consommation d’énergie et les autres dépenses liées à un bâtiment.

Augmenter l’efficacité des centres de recherche

Si la Business Intelligence présente de nombreux avantages pour les établissements d’enseignement, elle répond également aux besoins spécifiques du domaine de la recherche.

Le traitement des données financières, en particulier, est facilité par la création de reportings exhaustifs, destinés aux acheteurs, aux comptables et aux gestionnaires de laboratoire. En outre, un outil BI permet de piloter avec précision les différentes familles d’achat, la consommation du budget, les fournisseurs, mais aussi les recettes et les dépenses.

Mais la BI a aussi de nombreux atouts pour le top management. Ce dernier peut ainsi concevoir des indicateurs clés pour analyser les performances de chaque établissement de recherche. Il peut également piloter de nombreux KPI financiers, ventilés par centre, par unité, par département ou par contrat de recherche.

Avec un outil de Business Intelligence, les acteurs de l’enseignement et de la recherche disposent d’un moyen efficace pour améliorer leurs performances et leurs résultats. De la formation à la finance, en passant par les ressources humaines et la gestion immobilière, ils sont ainsi en mesure de suivre une multitude de KPI et de prendre de meilleures décisions au quotidien.

Plébiscitée par ses utilisateurs et récompensée dans le cadre de la BI & Analytics Survey 2022, DigDash Enterprise est une solution BI capable de répondre à tous les besoins des universités et des centres de recherche. De l’Université de Nantes au CEA (Commissariat à l’énergie atomique et aux énergies alternatives), en passant par le Ministère de l’Éducation, notre logiciel accompagne d’ores et déjà de nombreuses organisations dans la gestion de leurs données.

Vous souhaitez vous lancer dans la Business Intelligence ? Mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet en consultant notre guide complet.