Entreprise : comment exploiter efficacement vos données ?

Si les données occupent une place grandissante dans le monde de l’entreprise, de nombreuses organisations passent encore à côté de cette opportunité… Et pour cause, elles n’exploitent pas suffisamment (ou pas correctement) la data dont elles disposent.

Un écueil qui s’explique, le plus souvent, par une absence d’outils et de méthodes adaptés. Mais alors, comment exploiter au mieux les données de l’entreprise ? C’est ce que nous vous proposons de découvrir à travers cet article.

Utilisez un outil adapté

Pour bien exploiter votre data, encore faut-il utiliser un outil conçu pour cet usage. Bien que des solutions d’analyse et de reporting très perfectionnées soient disponibles sur le marché, de nombreuses entreprises se reposent encore sur des outils archaïques ou inadaptés.

Le plus connu d’entre eux est sans aucun doute Excel. Si la polyvalence et l’efficacité de ce tableur ne peuvent pas être remises en cause, il présente toutefois de nombreuses limitations. À commencer par le traitement de gros volumes de données : une véritable solution BI doit être en mesure de mener des analyses fiables, même avec des millions de lignes, tout en actualisant les informations en temps réel.

Excel peine également à gérer des sources de data diversifiées (et chacune d’entre elle doit être entrée manuellement). Le logiciel engendre donc d’importantes pertes de temps, tout en augmentant considérablement le risque d’erreur. N’étant pas un outil collaboratif, Excel ne permet pas à plusieurs utilisateurs de modifier un même document. Les chiffres peuvent donc varier d’un utilisateur à l’autre, faussant complètement les analyses.

Enfin, la création de représentations dynamiques est un point crucial pour exploiter la data. Or, Excel n’a pas été conçu à cet effet, d’où la nécessité d’un véritable outil d’informatique décisionnelle.

Quelles sont les alternatives à Excel pour réaliser vos reportings d’activité ?

Créez des tableaux de bord dynamiques

Un tableau de bord est un document qui réunit un certain nombre d’indicateurs de performance (KPI) utiles à l’entreprise. Ces indicateurs peuvent être commerciaux, économiques, financiers ou encore liés aux ressources humaines.

De manière générale, un dashboard permet d’obtenir un état des lieux d’une entreprise ou d’un projet à un instant précis. Indispensable à la gestion et au pilotage de l’organisation, cet outil de représentation est également incontournable pour bien exploiter la data.

Ainsi, un tableau de bord bien construit vous permettra de dégager les bons indicateurs clés de performance. De quoi regrouper au même endroit des informations fiables et pertinentes qui appuieront la prise de décision au sein de l’entreprise.

Les dashboards dynamiques ont aussi l’avantage d’être esthétiques et compréhensibles par tous. Avec un outil de datavisualisation, vous pouvez utiliser une grande variété de mises en forme et de représentations : graphiques, courbes, histogrammes, schémas… Ainsi, en cas d’évolution soudaine d’un KPI, les utilisateurs sont immédiatement alertés, pendant qu’il est encore temps de réagir.

Quand utiliser un dashboard dans son entreprise ?

Racontez des histoires avec vos données

Les données brutes sont par nature des ressources indigestes, difficiles à comprendre et donc réservées à des ultra-spécialistes. Or, rendre la data accessible au plus grand nombre est nécessaire pour l’exploiter de manière optimale. La création de tableaux de bord dynamiques est un premier pas en ce sens, mais il est possible d’aller encore plus loin avec le data storytelling.

De quoi s’agit-il ? De l’art de transformer des données brutes en une histoire attrayante et compréhensible. Le data storytelling consiste donc à représenter la data de manière plus esthétique et percutante. Objectif : transmettre le message en un clin d’œil et le rendre immédiatement assimilable, malgré le temps d’attention limité de son destinataire.

Là où la data visualisation fait parler les données en les représentant visuellement, le data storytelling y ajoute une couche de narration. On ne cherche plus seulement à rendre l’information plus digeste, plus lisible : le but est de captiver l’audience, voire même de la divertir.

En racontant un récit compréhensible par tous et en vulgarisant les données, le data storytelling est donc un outil décisionnel puissant, permettant de mieux comprendre une situation donnée et de mieux se projeter dans l’avenir.

Le data storytelling, une nouvelle façon de faire parler vos données

Organisez et gérez efficacement vos données

L’exploitation de la data requiert une organisation sans faille, surtout si vous devez gérer une grande volumétrie de données. Avant toute chose, il est important d’identifier vos objectifs et de mettre en place une véritable stratégie, afin de déterminer quels types d’informations vous recherchez et ce que vous souhaitez en faire.

Organiser les données, c’est aussi les classer par catégories et par ordre de priorité. Certaines d’entre elles sont plus sensibles que d’autres : elles ne recevront donc pas forcément le même traitement. Les données non structurées doivent également être recensées et réunies dans un data lake, car leur analyse est souvent indispensable à la prise de décision.

Enfin, il est essentiel de choisir les représentations graphiques les plus pertinentes, en fonction du type d’information communiqué, mais aussi en fonction de l’auditoire. Votre stratégie doit ainsi prévoir quel format utiliser dans chaque situation, afin d’optimiser le traitement de la data.

Data management : 6 conseils pour gérer d’importants volumes de données

Bien exploiter la data, c’est avant tout utiliser un outil spécialement conçu à cet effet, permettant d’analyser de grands volumes de données et de les représenter de manière claire, ludique et synthétique. Mais cette démarche doit s’appuyer sur une véritable stratégie et sur un travail d’organisation et de classification des données.