Alors que la transformation digitale des entreprises s’accélère, ces dernières doivent pouvoir compter sur une fonction finance efficace afin de faire face aux défis de demain. Dans ce contexte, une véritable modernisation des systèmes d’information financiers s’impose, avec pour objectif de fluidifier le pilotage et le processus budgétaires. L’élaboration des indicateurs financiers et des tableaux de bord, en particulier, doit être entièrement repensée pour aider la fonction finance à gagner en efficacité.
Optimiser la production des rapports financiers : une priorité
La présentation de l’information financière fait partie des principales responsabilités de la fonction finance. Or, l’efficacité de la création des rapports financiers laisse encore à désirer dans de nombreuses structures, qui consacrent beaucoup de temps et de ressources à cette tâche. Pour y remédier, il est nécessaire d’activer trois grands leviers.
Automatiser les indicateurs financiers et les tableaux de bord
Les équipes financières réalisent encore trop souvent leurs missions en utilisant des méthodes manuelles, qui présentent plusieurs inconvénients. En plus d’être chronophages, elles sont une source d’erreurs et empêchent les collaborateurs de se consacrer à des tâches plus importantes.
Ainsi, pour moderniser la gestion des finances, il est nécessaire d’aller plus loin dans l’automatisation des rapports. Les entreprises ne peuvent plus se contenter d’une simple feuille de calcul, dont les fonctionnalités sont limitées.
Centraliser les systèmes
Dans la plupart des entreprises, la production d’indicateurs financiers et de tableaux de bord implique plusieurs systèmes distincts. Il en résulte des erreurs dans le traitement des données, mais aussi dans leur interprétation.
De plus, il n’est pas toujours possible de consulter l’ensemble des informations nécessaires à partir d’un seul et même rapport. La présence de systèmes disparates nuit donc au suivi des projets d’investissement, mais aussi à l’élaboration du budget prévisionnel, car les données sont moins fiables et moins exploitables.
Améliorer la communication
La création des rapports financiers implique non seulement la fonction finance, mais aussi d’autres services de l’entreprise. Or, chacun ne connaît pas toujours le rôle de l’autre, faute d’une communication suffisante.
Par ailleurs, les différentes parties prenantes ne suivent pas toujours les mêmes règles et les mêmes exigences en matière d’indicateurs financiers et de tableaux de bord.
La nécessité de nouveaux outils pour améliorer la gestion budgétaire
Pour faire face à ces problématiques, le directeur administratif et financier doit pouvoir s’appuyer sur des solutions capables d’automatiser les processus, mais aussi de faciliter leur contrôle, tout en donnant plus d’autonomie aux utilisateurs.
Des prévisions aux rapports, en passant par l’élaboration du budget, la mise en place de nouveaux outils est indispensable pour moderniser la fonction finance.
La data visualisation
La visualisation des données est un enjeu majeur pour la fonction finance, puisqu’elle permet une communication plus fluide avec la direction. Grâce à un logiciel de tableaux de bord, il est possible de présenter synthétiquement les facteurs clés de succès de l’entreprise, mais aussi de contextualiser et d’adapter les données en fonction du public visé.
Ainsi, les équipes financières peuvent parler « le même langage » que les dirigeants pour les aider à comprendre tous les enjeux liés au pilotage budgétaire, améliorant ainsi leur prise de décision.
L’analytique
Chaque jour, une multitude de données est recueillie dans les systèmes d’information financiers : des informations précieuses pour soutenir les dirigeants dans leurs décisions stratégiques. Toutefois, pour exploiter tout leur potentiel, il est nécessaire de les analyser en profondeur.
En effet, l’analytique permet d’identifier les opportunités de croissance qui se présentent à l’entreprise, mais aussi les risques qui pèsent sur elle. La modernisation de la gestion des finances passe donc nécessairement par une amélioration de l’analyse de la data.
L’ERP
L’ERP est un outil de gestion financière majeur, car il permet de fluidifier l’organisation et les échanges d’informations, tout en automatisant les flux financiers dans le respect des normes IFRS.
Dans le même temps, on assiste à un phénomène de migration vers le cloud de ce type de logiciel : les contraintes liées aux infrastructures se font donc moins fortes. En outre, les ERP sont de plus en plus spécialisés par métier, ce qui permet d’en tirer tout le potentiel, par exemple dans le cadre de la fonction finance.
Le logiciel BI : une solution incontournable
Pour fluidifier le processus budgétaire, l’intégration d’un outil de BI (Business Intelligence) est aujourd’hui incontournable. Combinant data visualisation et analyse de la data, ce type de plateforme permet de collecter d’importants volumes de données disparates, pour ensuite les consolider et les homogénéiser. Ces données peuvent d’ailleurs être de natures diverses : activité, paie, effectifs, comptabilité…
Un logiciel BI se distingue également par son haut niveau de granularité dans l’analyse de la data. À la croisée de la finance et de l’opérationnel, il permet de créer des indicateurs financiers, des tableaux de bord et des reportings adaptés aux besoins de chacun. C’est aussi un véritable atout pour élaborer le budget de l’entreprise. En bref, l’outil de BI facilite la vie du DAF au quotidien.
Modernisation des systèmes d’information financiers : les 4 étapes clés
Pour moderniser la fonction finance, l’entreprise doit adopter de nouveaux outils afin d’améliorer son efficacité et d’optimiser ses rapports financiers. Mais elle doit aussi mettre en place un véritable plan de transition pour relever ce défi majeur.
1) Déterminer les besoins en matière de système d’information
Pour améliorer son efficacité, la fonction finance doit automatiser autant que possible certaines tâches qui sont encore trop souvent réalisées manuellement. Mais, pour y parvenir, l’entreprise doit au préalable faire le point sur ses systèmes actuels, qui s’avèrent souvent désuets.
Afin de les remplacer, le cloud offre des perspectives très intéressantes. Cette technologie permet de déployer des solutions performantes à moindre coût, puisqu’elle ne nécessite pas d’infrastructure importante, tout cela dans des délais réduits.
2) Déterminer les besoins liés aux processus budgétaires
L’automatisation des processus nécessite un important travail de préparation en amont. En effet, cette transition implique plusieurs enjeux : s’il est nécessaire d’améliorer l’efficacité de la fonction finance, il faut toutefois éviter de dédoubler les tâches.
Ainsi, ces nouveaux processus budgétaires automatisés doivent être intégrés de manière cohérente et harmonieuse dans les équipes. En outre, il est est important de mettre en place des procédures précises, étayées par de la documentation, pour remplacer les approches ponctuelles.
3) Accompagner le changement au sein des équipes
La modernisation de la fonction finance engendre une évolution des rôles et des responsabilités des différents collaborateurs. Les équipes doivent donc faire l’objet d’une évaluation critique, afin de mettre en place des dispositifs de formation et de perfectionnement pertinents.
Cette démarche de conduite du changement est indispensable pour accélérer l’adoption des nouveaux process et des nouveaux outils, comme le logiciel BI.
4) Simplifier la production des rapports financiers
Une fois ces différentes étapes accomplies, l’entreprise peut se pencher sur le sujet central de la création de rapports. En tirant parti de la Business Intelligence, de l’automatisation et des nouvelles méthodes de travail, la fonction finance est en mesure de recueillir simplement une grande quantité d’informations, tout en disposant de données plus fiables.
En outre, elle gagne un temps précieux pour l’analyse des données. La production d’indicateurs financiers et de tableaux de bord devient donc beaucoup plus efficiente. Au final, l’entreprise bénéficie d’informations claires et exploitables concernant sa situation financière, ses opérations quotidiennes ou encore ses flux de trésorerie.
La modernisation de la fonction finance passe inévitablement par une augmentation de son efficacité. Par quels moyens ? D’abord, par une automatisation des processus et des tâches effectués manuellement. Mais aussi par l’adoption d’un outil de Business Intelligence, permettant d’obtenir des informations plus fiables et plus pertinentes. Ainsi, les dirigeants sont en mesure de prendre des décisions plus éclairées, tandis que les équipes financières peuvent se focaliser sur des tâches plus complexes, à forte valeur ajoutée.