Les tableaux de reporting sont aujourd’hui des outils incontournables pour les entreprises, qui ont plus que jamais besoin d’exploiter leurs données pour améliorer leur performance au quotidien. Mais comment élaborer un tableau de bord de gestion efficace ? Suivez le guide !
Tableau de bord de gestion : définition
Un tableau de bord est un outil de pilotage et d’aide à la prise de décision permettant de mesurer le niveau de performance d’une entreprise, d’explorer des indicateurs clés et de communiquer des données compréhensibles par tous.
L’utilisation de dashboards régulièrement mis à jour est essentielle pour le pilotage de l’activité d’une société. En effet, ils permettent de suivre l’état de santé de la structure au quotidien, mais aussi de détecter rapidement tout écart ou anomalie.
Les principaux types de tableaux de bord
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Mettre en place un tableau de bord en 4 étapes
Pour élaborer un tableau de bord de gestion, il est nécessaire de respecter quelques étapes clés.
Déterminer l’objectif du tableau de bord
Un tableau de bord doit posséder, dès sa conception, un but bien défini. En amont, il est donc nécessaire d’identifier la problématique métier à laquelle il doit répondre et l’objectif qu’il poursuit : suivre les performances générales de l’entreprise, gérer le lancement d’un nouveau produit, piloter les ventes, améliorer la relation client…
Chaque entreprise, chaque département est unique : c’est pourquoi l’objectif doit être adapté à l’audience et à ses besoins opérationnels. En effet, l’utilisateur a besoin d’accéder rapidement à des informations pertinentes, correspondant à son métier et à son niveau de responsabilité.
D’ailleurs, il est courant de créer un dashboard dédié à chaque service : tableau de bord commercial, tableau de bord financier, tableau de bord marketing, etc. Quant au tableau de bord projet, il permet (comme son nom l’indique) de piloter l’avancement d’un projet au sein de l’organisation.
Choisir des indicateurs de performance pertinents
Les indicateurs clés de performance sont des mesures permettant d’évaluer le niveau d’accomplissement de l’objectif défini au préalable.
Il est essentiel de sélectionner des KPIs (Key Performance Indicators) adaptés à l’entreprise, à son secteur d’activité et à ses priorités stratégiques. Il existe une multitude d’indicateurs possibles, allant du chiffre d’affaires à la masse salariale, en passant par la trésorerie ou le taux de conversion.
Ainsi, les KPIs peuvent être utilisés pour mesurer des résultats financiers, des coûts ou encore la performance des salariés, mais aussi pour évaluer certains processus avec une approche plus qualitative : logistique, satisfaction client, etc. Des indicateurs de tableau de bord spécifiques peuvent aussi être utilisés dans le cadre de la gestion de projet, dès la phase de planification.
Gérer la collecte et la mise en forme des données
Avant de créer un tableau de bord de gestion, encore faut-il pouvoir l’alimenter en continu avec des données fiables, garantissant l’exactitude des analyses et la qualité de la prise de décision.
D’où l’intérêt d’utiliser une solution de Business Intelligence capable de collecter et d’agréger la data provenant de multiples sources. Les données sont ensuite stockées, traitées, restructurées et enrichies afin de générer des KPIs pertinents.
Construire le tableau de bord de gestion
Il est maintenant temps de mettre en place le tableau de bord de gestion à proprement parler. Pour ce faire, les indicateurs de performance retenus doivent être classés et présentés de manière logique. Par exemple, les indicateurs RH doivent être distingués des KPIs retail.
Idéalement, chaque indicateur doit être accompagné d’un élément de comparaison, qu’il s’agisse d’une valeur antérieure ou de l’objectif à atteindre. Le taux d’avancement du KPI par rapport à l’objectif final doit aussi être mis en évidence.
Enfin, il est primordial d’actualiser régulièrement le tableau de bord, selon une fréquence définie au préalable. Des données parfaitement à jour garantissent la pertinence des informations contenues dans le dashboard.
Nos conseils pour un tableau de bord de gestion réussi
En plus de ces 4 étapes clés, voici quelques conseils qui vous aideront à mettre en place un tableau de bord de gestion pertinent et performant.
Sélectionner un nombre restreint d’indicateurs
« Less is more ». Il est préférable de ne pas multiplier les KPIs, sous peine de surcharger le tableau de bord et de le rendre illisible. Or, un dashboard doit être consultable en un seul coup d’œil et permettre une prise de décision rapide. C’est pourquoi il est recommandé de ne pas dépasser une dizaine d’indicateurs.
Choisir une présentation et des graphiques pertinents
La visualisation de données (ou dataviz) est un élément essentiel pour donner plus de sens aux informations affichées dans un tableau de bord.
L’une des règles les plus importantes consiste à choisir un graphique adapté à chaque KPI. Par exemple, une courbe est idéale pour décrire une évolution, tandis qu’un diagramme circulaire permet de présenter un pourcentage.
Les couleurs ont également leur importance : traditionnellement, le vert traduit un résultat positif, tandis que le rouge est synonyme de danger ou de contre-performance.
Utiliser un outil de Business Intelligence performant
Avec une solution de tableaux de bord et de reporting telle que DigDash Enterprise, il est possible de créer un dashboard personnalisé en quelques clics à l’aide d’une interface intuitive. Pour encore plus de simplicité et d’autonomie, un assistant à la création de tableaux de bord est même à la disposition des utilisateurs.
