Dès lors qu’il s’agit de suivi et de gestion des données, Excel est bien souvent la seule solution de reporting choisie par bon nombre d’entreprises. Cependant, ses fonctionnalités sont limitées et elle peut s’avérer difficile à prendre en main, car son utilisation nécessite des connaissances approfondies. Or, un bon reporting doit, par définition, être clair, simple et compréhensible.
Vous avez l’habitude de créer vos tableaux de reporting avec Excel mais vous souhaitez aller plus loin ? Vous recherchez un logiciel de reporting d’activité performant pour traiter plusieurs données à la fois sans perdre de temps ?
C’est possible, avec les alternatives à Excel que nous allons vous présenter dans cet article.
Pourquoi Excel est-il inadapté pour le reporting ?
Alors que les outils d’analyse évoluent à pas de géant, Excel reste encore et toujours un logiciel de premier choix pour de nombreux business. Cela témoigne de son utilité et de sa polyvalence, mais cela signifie également qu’il a tendance à être utilisé dans des situations pour lesquelles il n’est pas adapté. Dans le cadre de l’informatique décisionnelle, les grandes quantités de données traitées et la précision requise lors de l’analyse peuvent rapidement mettre Excel face à ses propres limites.
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EXCEL NE PEUT PAS TRAITER DE GROS VOLUMES DE DONNÉES
Une solution de tableaux de bord digne de ce nom n’est pas qu’un outil permettant d’enregistrer et de consulter des données. Elle doit également être en mesure d’exécuter rapidement des tâches complexes, de garantir un haut niveau de sécurité et de maintenir les données à jour autant que possible. Bien qu’Excel soit utile pour certains de ces aspects, il devient plus difficile à utiliser à mesure que les besoins d’analyse augmentent.
Par exemple, l’exécution de calculs de simulation est relativement simple avec Excel, mais de petites erreurs peuvent se glisser facilement dans les formules, faussant vos résultats sur toute la ligne. En outre, il est beaucoup plus difficile d’obtenir des informations en temps réel, car les données Excel ne sont pas mises à jour en direct.
Un problème qui a poussé de nombreuses organisations à se tourner vers des solutions plus puissantes, comme DigDash Enterprise. Christine CARRACO, contrôleuse de gestion à la mairie de Rueil-Malmaison, en témoigne : “Il devenait difficile pour moi de continuer à exploiter et analyser la donnée sur autant de lignes dans un fichier Excel.”
En savoir plus à travers l’exemple de la commune de Rueil-Malmaison (Ile-de-France) :
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EXCEL NE PEUT PAS GÉRER DE MULTIPLES SOURCES DE DONNÉES
Pour créer de bons reportings d’activité, il est essentiel de pouvoir centraliser des données issues de plusieurs canaux dans un seul tableau de bord. Cela permet d’exploiter la data plus efficacement et d’obtenir des informations plus qualitatives. Excel possède cette capacité, mais la tâche s’avère assez laborieuse : chaque source doit être entrée manuellement pour parvenir à centraliser les informations. Cela n’est pas forcément problématique, notamment pour les petites entreprises qui ont des flux de données restreints. Toutefois, à mesure que l’organisation grandit et évolue, le processus s’avère de plus en plus difficile à réaliser.
Autrement dit, si vous collectez des données en continu à partir de plusieurs sources, Excel peut devenir un véritable facteur limitant. Pour ne pas nuire à la qualité de votre data, mieux vaut opter pour une alternative permettant de mélanger facilement tous vos jeux de données.
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EXCEL NE PERMET PAS DE CRÉER DES VISUALISATIONS DYNAMIQUES
Il y a un autre domaine dans lequel une solution de Business Intelligence surpasse largement Excel : la visualisation des données. Excel repose sur sa capacité à exécuter des fonctions statistiques. Cependant, il n’a pas été conçu pour générer des représentations complexes ou dynamiques. Le logiciel offre la possibilité de créer des graphiques et des diagrammes, mais ceux-ci sont statiques et ne prennent pas en compte les données entrantes.
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Pour certaines entreprises, cela n’est pas un problème, surtout si leurs préoccupations concernent l’analyse de données historiques. Mais pour les organisations qui ont besoin de visualiser immédiatement leur data, Excel n’est pas approprié. Un véritable outil d’informatique décisionnelle s’impose, puisqu’il permet également d’interagir avec les représentations graphiques créées.
C’est cette problématique qui a incité la CASDEN Banque Populaire à adopter le logiciel de tableaux de bord DigDash Enterprise. Rencontrant des difficultés à effectuer des analyses précises, le groupe n’avait pas de pilotage commercial à proprement parler. Excel a alors commencé à montrer ses limites.
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EXCEL VOUS FAIT PERDRE DU TEMPS
Vous l’aurez compris, si vous avez besoin de créer des reportings précis en temps réel, tout en exploitant des données éparses et multiples, Excel n’est pas à la hauteur… Sans oublier que le tableur ne dispose pas d’une fonctionnalité de mise à jour en temps réel : chaque modification doit être effectuée et enregistrée individuellement. En outre, Excel nécessite l’apprentissage de certaines compétences techniques pour maîtriser ses fonctions les plus avancées.
Résultat des courses : vous perdez beaucoup de temps à manipuler et analyser votre data, mais aussi à prendre en main l’outil, pour des résultats potentiellement erronés…
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EXCEL AUGMENTE LE RISQUE D’ERREUR
N’étant pas un outil collaboratif, Excel ne permet pas à plusieurs utilisateurs de modifier un même document. Il en résulte que chaque fichier existe sous de multiples versions. Les collaborateurs, qui ont chacun leur propre vision, se retrouvent ainsi avec des données différentes et ne parlent pas le même langage.
Pierre GRUFFAZ, Directeur des Systèmes d’Information au sein du groupe Fournier Habitat, le souligne : “Chaque service préférait utiliser ses propres outils (souvent Excel) et ses propres datas pour constituer ses statistiques. Il arrivait alors fréquemment que les chiffres supposés servir de référentiel divergent d’un département à un autre.”
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Les alternatives à Excel pour créer vos reportings
Maintenant que vous connaissez les limitations d’Excel, il ne vous reste plus qu’à faire votre choix. Ou bien le logiciel de Microsoft, malgré ses défauts, est suffisant pour répondre à vos besoins ; ou bien il vous faut trouver une solution plus poussée et plus adaptée.
Voici plusieurs exemples d’outils de reporting qui vous permettront de compenser les faiblesses d’Excel et d’exploiter au mieux votre data.
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TRAVAILLER DE MANIÈRE COLLABORATIVE AVEC GOOGLE DOCS
Si Microsoft Excel ne permet pas à votre équipe de travailler sur un même document simultanément, c’est possible avec la suite Google Documents.
Elle propose les mêmes outils que la suite Microsoft (Powerpoint, Word, Excel…), mais sa présence en ligne en fait un atout essentiel pour le travail collaboratif.
Google Docs est accessible où que vous soyez et quand vous le voulez, il suffit que votre PC ou appareil se connecte à Internet et le tour est joué. Il vous faut en revanche posséder un compte Gmail.
Google Sheets vous offre différents moyens pour concevoir d’excellents tableaux croisés dynamiques. Vous pouvez réaliser des diagrammes de qualité sans vraiment être un pro en la matière. La création des feuilles de calculs et le tri de vos données Excel deviennent de plus en plus faciles.
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OPTER POUR LA SUITE WPS OFFICE
Totalement gratuite, la suite bureautique WPS a l’avantage d’être compatible avec celle de Microsoft : vous pouvez ouvrir et modifier un document
Microsoft directement dans la suite WPS office. Elle sera donc très pratique si vous souhaitez changer de logiciel sans recommencer votre document Excel de A à Z. Il n’y a pas de petit gain de temps !
Peu importe aussi la plateforme sur laquelle vous travaillez, car WPS office est compatible avec Microsoft, Mac et même Linux. Vous avez également la possibilité de stocker vos fichiers sur le cloud ; le partage de fichier entre collaborateurs se fait donc très facilement.
L’application mobile, bien fournie, offre des fonctionnalités dont le seul but est de vous simplifier la vie et d’utiliser WPS office quand vous voulez, où que vous soyez. Pour Excel, trois modes de claviers sont disponibles selon vos besoins (lettres, symboles…), et une simple touche vous permet de changer de colonne. Utiliser plusieurs feuilles est aussi très simple.
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UTILISER L’ALTERNATIVE DE GOOGLE : DATA STUDIO
En 2016, Google a sorti Data Studio, son propre outil de dashboarding. Ce logiciel permet de recueillir sur un tableau de bord toutes les données issues des applications Google que vous souhaitez (Google Analytics, Google Search Console, Google Sheets…).
Data Studio comporte de nombreux avantages : en plus d’être complètement gratuit (il suffit juste de posséder un compte Google), la création de graphiques et de tableaux simples se fait de manière rapide. Il est possible d’y ajouter une zone de texte pour vos commentaires, des images, etc.
Vous pouvez en un seul clic partager vos tableaux de bord auprès des personnes de votre choix.
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DIGDASH : SE SIMPLIFIER LA VIE AVEC DES DASHBOARDS DYNAMIQUES
Excel demande de solides connaissances d’utilisation pour concevoir des tableaux croisés dynamiques performants… Avec DigDash Enterprise, vous disposez d’un logiciel de tableaux de bord clair, performant et pratique pour manipuler vos données.
Comment rendre un tableau de bord sexy en moins de 10 min ?
Fondée par une équipe d’experts en informatique décisionnelle, DigDash collecte toutes les données dont vous avez besoin, qu’elles soient structurées ou non, pour créer en toute simplicité des tableaux analytics puissants. Ces derniers peuvent être exploités par tous les métiers de l’entreprise et tous les types d’utilisateurs : reporting RH, commercial, finance…
De plus, les très gros volumes de données issus de différentes sources n’effraient pas DigDash. Robuste et performant, le logiciel est capable d’explorer et d’analyser la data à grande vitesse. Vous obtenez ainsi vos indicateurs et vos visualisations en quelques secondes. Plus besoin de faire appel au service informatique pour la prise de décision !
Mieux que ça, les tableaux de bord DigDash vous permettront d’analyser l’état de votre activité et de vos objectifs en temps réel. À vous de choisir vos KPI : le logiciel de business intelligence s’occupe d’automatiser et de vous faire gagner du temps.
Vous le voyez, Excel n’est pas l’unique solution pour trier vos données et créer des reportings d’activité. Il ne vous reste plus qu’à faire votre choix parmi ces différentes alternatives au logiciel de Microsoft !
