Désireuses d’exploiter le potentiel de leurs données, de plus en plus d’entreprises se dotent d’un outil de reporting pour améliorer leur performance au quotidien. Toutefois, il est essentiel de respecter certaines bonnes pratiques pour concevoir des rapports réellement pertinents.
Qu’est-ce que le reporting ?
Le reporting est un compte-rendu permettant d’obtenir une vue d’ensemble sur l’activité d’une organisation ou d’un département spécifique de l’entreprise.
Cet outil d’analyse et d’aide à la prise de décision permet aux dirigeants et aux managers d’extraire des données pertinentes sur la situation de la société, pour une période donnée.
Contrairement au tableau de bord, le tableau de reporting est une photographie de l’organisation à l’instant T, présentant des informations brutes qui doivent être analysées en détail pour être exploitées.
En savoir plus : Reporting et tableau de bord, quelle différence ?
Quels sont les enjeux du reporting pour l’entreprise ?
À l’origine, le reporting était principalement utilisé dans le domaine financier. Mais il est aujourd’hui incontournable pour mesurer la performance d’une entreprise, à tous les niveaux.
Grâce à lui, les dirigeants peuvent se tenir informés des progrès de l’organisation, tandis que les collaborateurs peuvent en tirer des analyses et des informations utiles pour mener à bien leurs projets au quotidien.
Plus largement, les rapports permettent à l’entreprise de mieux comprendre le marché sur lequel elle évolue, d’identifier des tendances et d’élaborer des scénarios à partir des données récoltées.
Qu’il s’agisse de suivre le cycle de vie d’un produit, de réaliser un benchmark concurrentiel, d’anticiper des difficultés à venir ou d’ajuster le prix d’une offre, le reporting est un véritable atout pour l’organisation.
Néanmoins, il ne doit pas se limiter à une liste d’indicateurs clés de performance (KPIs). La data doit être mise en relief pour déboucher sur des actions concrètes : l’analyse des résultats passés permet de trouver des axes d’amélioration et des solutions portées vers l’avenir.
Associé au data storytelling et à la data visualisation, le reporting facilite la compréhension de sujets complexes et s’adapte à tous les publics : dirigeants, experts de la data, collaborateurs…
Reporting : quels sont les pièges à éviter ?
Les données occupent désormais une place centrale dans la stratégie des entreprises, qui se veulent toujours plus « data driven” » Cependant, accumuler des données, des indicateurs de performance et des reportings n’aboutit pas forcément à un gain d’efficacité.
Dans les faits, les rapports peuvent rapidement s’alourdir, encombrés de détails à l’utilité contestable. Il en résulte des réunions à rallonge, pendant lesquelles une multitude de chiffres sont présentés, sans pour autant mener à une prise de décision. Au bout du compte, le reporting peut représenter une perte de temps et d’argent non négligeable…
Pour éviter cet écueil, il est essentiel de se focaliser sur les résultats. En tant que tel, un rapport n’a qu’une valeur limitée : ce sont les enseignements que l’entreprise peut en tirer qui ont une réelle importance. Utilisé à bon escient, cet outil peut aider l’organisation à trouver des pistes d’évolution et à avancer sereinement sur ses différents projets.
Les bonnes pratiques du reporting
Pour exploiter tout le potentiel du reporting, voici quelques bonnes pratiques à suivre.
Utiliser des données pertinentes
Comme nous l’avons évoqué plus haut, l’élaboration d’un rapport peut être chronophage. Pour éviter cela, il est primordial d’anticiper et de collecter au fur et à mesure des informations pertinentes.
Le meilleur moyen d’y arriver consiste à utiliser un logiciel de Business Intelligence, capable d’automatiser la collecte, le traitement et l’analyse de la data. Ainsi, les données agrégées sont beaucoup plus simples à comprendre et à exploiter, ce qui permet de gagner un temps précieux.
Par ailleurs, il est préférable de choisir un nombre limité d’indicateurs. Plus un reporting est synthétique, plus il est intelligible : inutile de noyer l’audience dans une masse d’informations à faible valeur ajoutée, qui ne seront sans doute pas retenues.
Enfin, les KPIs choisis doivent être faciles à suivre sur le long terme. De cette façon, ils peuvent être comparés d’un rapport à l’autre pour mesurer des évolutions ou des tendances.
Adapter le reporting au public visé
La sélection des indicateurs clés de performance dépend également de l’audience ciblée par le reporting, qu’il s’agisse d’un dirigeant, d’une direction métier, d’un opérationnel…
En effet, le directeur commercial n’a pas les mêmes attentes que le directeur des ressources humaines ou le directeur marketing. Cela signifie qu’il est impossible de satisfaire tout le monde avec un seul reporting. Il faut donc fournir à chaque public des informations utiles en fonction de son métier et de son niveau de responsabilité.
En outre, il est indispensable d’impliquer l’audience au maximum afin de renforcer l’impact du rapport. Ainsi, le présentateur doit encourager les interactions et les échanges pour garantir la bonne transmission du message. Il peut également répartir les KPIs entre différentes personnes afin de les responsabiliser.
Soigner la forme du reporting
L’aspect visuel d’un rapport ne doit pas être négligé. En effet, il est essentiel d’organiser et de hiérarchiser l’information, en affichant en premier les données les plus importantes.
Un bon reporting doit commencer par une vue d’ensemble, permettant d’identifier les grandes tendances en un seul coup d’œil. Ensuite, des KPIs plus détaillés, regroupés par thématique, peuvent être présentés pour aller plus en profondeur. Lorsque cela est pertinent, des comparaisons entre plusieurs métriques peuvent être effectuées.
Apporter du contexte
La bonne compréhension d’un rapport passe également par une contextualisation poussée. L’utilisation de légendes, de commentaires et de couleurs distinctives permet de mettre en valeur les informations essentielles et de faciliter la transmission du message.
De plus, il est intéressant de comparer les chiffres présentés avec ceux d’une période précédente, avec les résultats des concurrents ou encore avec les objectifs fixés par la direction. Cela permet à l’audience de mieux comprendre les résultats présentés, en s’appuyant sur une référence.
Utiliser des graphiques adaptés à chaque type de données
Les représentations visuelles sont cruciales pour faire parler les chiffres et rendre l’information plus digeste. Toutefois, il n’est pas toujours évident de choisir le bon graphique pour exprimer un KPI.
Diagramme en barres, nuage de points, courbe, graphique circulaire… Les possibilités sont nombreuses. Or, utiliser une représentation inadaptée peut nuire à la compréhension de l’information, voire mener à des erreurs d’interprétation.
Pour faire le bon choix de graphique, il est nécessaire d’identifier le type de donnée à présenter et l’objectif à atteindre. On peut distinguer quatre grandes catégories d’analyses.
La comparaison
Elle consiste, comme son nom l’indique, à comparer un ou plusieurs ensembles de données, mais aussi à mettre en lumière des différences dans le temps.
Exemples de graphiques à utiliser : diagramme en barres, courbe.
La relation
L’objectif de ce type d’analyse est de montrer une connexion ou une corrélation entre deux variables ou plus.
Exemples de graphiques à utiliser : nuage de points, graphique en bulles.
La distribution
Elle consiste à identifier des tendances ou des anomalies, en montrant comment les variables sont distribuées dans le temps.
Exemples de graphiques à utiliser : histogramme, courbe, nuage de points.
La composition
Enfin, la composition consiste à présenter les parties d’un tout à un moment donné, mais aussi à suivre leur évolution dans le temps.
Exemples de graphiques à utiliser : graphique en secteurs, diagramme en cascade, carte proportionnelle, diagramme à barres empilées, diagramme en aires.
Quels KPIs pour quel type de reporting ?
Nous l’avons vu, il existe autant de reportings qu’il existe de publics différents. Il est donc intéressant de distinguer les principaux types de rapports et leurs indicateurs incontournables
Le reporting commercial
Les indicateurs de performance commerciale sont nombreux. C’est pourquoi il est important, en amont, de s’interroger sur les objectifs de l’équipe de vente (mais aussi sur les objectifs individuels), afin d’identifier les KPIs les plus pertinents.
Parmi les métriques les plus utiliséees dans les outils de reporting commercial, on retrouve :
- Le taux de conversion
- Le taux de rétention
- Le taux de conquête
- Le nombre de ventes conclues
- Le nombre de ventes perdues
- Le nombre de clients perdus
- Le chiffre d’affaires généré global ou par vendeur
- Le e montant du panier moyen
- Le niveau de qualification des leads
Le reporting financier
Pour améliorer et pérenniser l’activité de l’entreprise, il est impératif de contrôler en permanence sa santé financière. Pour détecter rapidement les points forts à développer et les points faibles à corriger, le service financier peut s’appuyer sur de nombreux indicateurs, dont voici quelques exemples :
- Le chiffre d’affaires
- La marge brute
- Le seuil de rentabilité
- La valeur ajoutée
- Le fonds de roulement net global
- Le besoin en fonds de roulement (BFR)
- La trésorerie nette
- Le délai d’écoulement des stocks
- Le délai d’encaissement des clients
- Le délai de paiement des fournisseurs
Le reporting RH
Le reporting des ressources humaines permet de suivre l’évolution des indicateurs de performance définis dans le cadre de la stratégie RH de l’entreprise. Là encore, une multitude de KPIs sont possibles. En voici une liste non exhaustive :
- Les effectifs totaux
- La répartition de la masse salariale par âge, diplôme, CSP ou sexe
- L’ancienneté moyenne
- La répartition des contrats de travail (CDI, CDD, intérim, etc.)
- Le chiffre d’affaires par salarié
- La rémunération moyenne
- L’évolution des rémunérations
- Le taux de rotation du personnel ou turnover
- La durée moyenne du processus de recrutement
- Le nombre moyen de candidatures par offre d’emploi
- Le coût moyen du recrutement.
- L’Employee Net Promoter Score (ENPS)
- Le taux d’absentéisme
- Le nombre d’accidents du travail
- Le nombre de démissions
Avec ces quelques conseils, vous pouvez maintenant exploiter tout le potentiel de votre tableau de reporting et faire parler vos données pour prendre des décisions éclairées au quotidien.
