Si le reporting est incontournable pour assurer le suivi des projets de santé, la création manuelle de rapports occasionne souvent des pertes de temps et des difficultés imprévues. Heureusement, il existe une solution pour gagner en efficacité et exploiter les données les plus pertinentes : la mise en place de rapports hebdomadaires automatisés.
Qu’est-ce qu’un rapport hebdomadaire ?
Un rapport hebdomadaire est un compte-rendu qui offre une vue d’ensemble de la performance d’une organisation sur une semaine donnée. Grâce à des visualisations interactives, il permet aux responsables et aux collaborateurs de suivre les progrès réalisés au cours des 7 derniers jours et d’identifier des pistes d’amélioration.
Cette fréquence de reporting est gage d’efficacité et de réactivité, car les informations sont régulièrement mises à jour. Néanmoins, le délai entre chaque rapport est assez long pour prendre du recul et observer des tendances, ce qui n’est pas le cas avec un rapport journalier.
En règle générale, le rapport hebdomadaire est utilisé pour contrôler l’état d’avancement d’un projet, qui peut concerner n’importe quelle fonction d’une entreprise : finance, marketing, ventes, ressources humaines… Plus spécifiquement, dans le domaine de la santé, cet outil peut être utilisé à différentes fins, comme le suivi des patients ou des dossiers médicaux.
Les fonctionnalités clés d’un outil d’automatisation des rapports hebdomadaires
L’automatisation est un processus par lequel les rapports hebdomadaires de santé sont générés et mis à jour automatiquement à l’aide d’un logiciel. Ce dernier passe généralement par des interfaces de programmation d’application (API) pour récupérer instantanément une grande diversité de données.
Ainsi, les gestionnaires de projets et autres analystes de données de santé ont accès chaque semaine à des rapports actualisés, qu’ils peuvent ensuite partager avec les parties prenantes concernées.
Outre l’extraction des données, un logiciel d’automatisation de rapports offre une vue à 360 degrés des progrès de l’organisation. Il constitue donc une aide précieuse pour prendre des décisions éclairées au quotidien, en se basant sur des informations fiables, analysées en temps réel.
Enfin, cet outil permet de personnaliser les rapports afin qu’ils répondent aux besoins de tous les profils d’utilisateurs, s’adaptant aux spécificités de chaque secteur. Il s’agit donc d’un outil précieux pour la gestion de projet, notamment dans le domaine de la santé.
Quels sont les avantages d’un rapport hebdomadaire automatisé dans le domaine de la santé ?
Particulièrement chronophage, le reporting manuel s’avère peu adapté pour suivre l’état d’avancement des projets de santé. L’automatisation des rapports hebdomadaires constitue donc une alternative très avantageuse.
Vous améliorez votre prise de décision
Si les rapports mensuels, trimestriels ou annuels peuvent avoir une certaine utilité, ils ne fournissent pas des informations à court terme comme le fait un rapport d’avancement hebdomadaire. Or, le suivi régulier d’indicateurs clés de performance pertinents permet de prendre de meilleures décisions, en toute connaissance de cause.
Vous identifiez des axes d’amélioration
Avec leurs données pratiquement actualisées en temps réel, les rapports hebdomadaires automatisés offrent une vision détaillée de l’évolution des différents projets de l’organisation.
De quoi identifier des pistes d’amélioration, mais aussi détecter des sources d’inefficacité avant qu’elles prennent trop d’ampleur. Ainsi, créer des rapports hebdomadaires est un véritable gain de temps et d’argent : lorsqu’un dysfonctionnement est repéré, il peut être immédiatement corrigé.
Vous suivez les performances de vos équipes
La mise en place d’un reporting hebdomadaire est également très utile pour le suivi de la progression des équipes, car les responsables obtiennent une vue d’ensemble de leurs employés, des tâches qu’ils effectuent et de leurs résultats.
Ainsi, il est beaucoup plus simple d’évaluer la capacité des collaborateurs à atteindre leurs objectifs, puis de leur adresser des feedbacks personnalisés. De quoi les impliquer davantage dans leurs missions au quotidien.
Vous collaborez plus efficacement
Un outil de rapports hebdomadaires automatisés est aussi un formidable levier pour améliorer la communication et la collaboration entre les différentes parties prenantes.
En effet, les solutions de Business Intelligence et de data visualisation modernes facilitent la compréhension des données brutes, en les transformant en informations pertinentes. À grand renfort de graphiques, de courbes, de tableaux et de cartographies, la BI rend la data ludique et accessible au plus grand nombre. Elle va même jusqu’à raconter des histoires avec les données, par le biais du data storytelling.
De plus, grâce à une approche libre-service, ce type d’outil permet à chaque utilisateur de créer ses propres rapports, qu’il soit un novice ou expert de la donnée. Il s’agit donc d’une étape fondamentale pour adopter une culture data-driven à tous les niveaux de l’organisation.
Quelles sont les bonnes pratiques pour la rédaction d’un rapport hebdomadaire de santé ?
Si les rapports hebdomadaires automatisés ne manquent pas d’atouts, encore faut-il les utiliser à bon escient pour suivre l’état d’avancement d’un projet et mesurer les performances de l’organisation en temps réel.
Déterminez vos objectifs
Pour créer un modèle de rapport hebdomadaire pertinent, il est essentiel de passer en revue les principaux objectifs de l’organisation.
Bien que cette étape puisse sembler évidente, beaucoup d’entreprises sont tentées de se lancer dans le reporting « à l’aveugle », sans réellement savoir ce qu’elles cherchent à savoir à travers l’analyse de leurs données.
Les objectifs d’un rapport hebdomadaire automatisé peuvent prendre différentes formes, par exemple :
- Informer le public cible sur l’état d’avancement d’un projet en cours.
- Contrôler que le projet ne dépasse pas le budget qui lui a été alloué.
- Partager les réalisations de la semaine passée, mais aussi les problèmes rencontrés et les défis à venir.
- Apporter des mises à jour concernant le calendrier du projet, les ressources allouées, les livrables fournis…
Dans tous les cas, les besoins et les problématiques de chaque service doivent être passés au peigne fin, afin d’identifier des objectifs pertinents qui permettront de piloter efficacement l’activité.
Sélectionnez vos sources de données
Autre étape clé pour produire un rapport hebdomadaire sur l’état d’avancement d’un projet : choisir les sources de données qui fournissent les informations les plus pertinentes. Autrement dit, les sources sélectionnées doivent être adaptées aux objectifs de reporting établis précédemment.
L’extraction de données fiables et précises, répondant aux problématiques de l’organisation, est un prérequis indispensable pour transformer la data en informations exploitables, par le biais de la data visualisation.
Les chargés de projets de santé, pour qui la réactivité et la précision sont cruciales, ont ainsi accès à des « insights » de qualité régulièrement mis à jour, leur permettant d’agir rapidement et en connaissance de cause.
Définissez vos indicateurs clés de performance
Une fois les objectifs et les sources de données établis, il est temps de choisir les bons indicateurs clés de performance (KPI) pour votre modèle de rapport hebdomadaire.
Attention, toutefois, à ne pas vous égarer : les KPI retenus doivent être axés sur les objectifs, afin de ne pas détourner l’attention des lecteurs vers des éléments superflus. De même, il est préférable d’utiliser un nombre limité d’indicateurs, au risque de noyer les sujets essentiels dans un flot d’informations indigestes.
Enfin, la façon dont les indicateurs sont présentés est au moins aussi importante que les KPI eux-mêmes. En effet, les informations doivent être parfaitement lisibles et compréhensibles en un clin d’œil… Ce qui nous amène à l’importance du design d’un rapport hebdomadaire automatisé.
Soignez la présentation du rapport hebdomadaire
Après avoir défini une poignée d’indicateurs clés de performance pertinents, un véritable travail doit être effectué au niveau de la présentation du rapport.
Un design de qualité, avec des visuels colorés et une mise en page soignée, est un vrai plus, mais l’essentiel n’est pas là… En effet, dans un rapport hebdomadaire automatisé, le fond est encore plus important que la forme.
Un piège à éviter absolument est celui de la surcharge d’éléments visuels, qui risque de nuire à la clarté du document en camouflant les informations les plus importantes. La facilité d’utilisation du rapport peut également pâtir d’un design trop chargé. Ainsi, mieux vaut opter pour la simplicité et se limiter à deux ou trois couleurs différentes.
Toutefois, les visuels sont précieux pour communiquer des informations de manière succincte. Ils sont aussi plus agréables et plus digestes que des blocs de texte, à condition d’être utilisés intelligemment. Avec un outil de data visualisation, il est possible de générer facilement des représentations en tous genres, comme des graphiques ou des tableaux, afin de structurer le rapport hebdomadaire et d’attirer l’attention sur les données les plus importantes.
En effet, même avec des visuels de qualité, les décideurs peuvent avoir besoin d’un coup de pouce supplémentaire pour comprendre les principales conclusions du rapport — et, plus important encore, identifier les actions à mettre en œuvre par la suite.
La mise en évidence des informations clés permet aux lecteurs de se concentrer sur l’essentiel. Le design du rapport doit donc souligner les grandes tendances et les problématiques rencontrées, mais aussi montrer comment les résultats s’alignent avec les objectifs de l’organisation. Enfin, le document doit fournir des recommandations actionnables par les décideurs, étayées par l’analyse de la data.
Apportez du contexte dans votre rapport
Pour faciliter la compréhension d’un rapport hebdomadaire, il est très important de contextualiser les informations qu’il contient. Pour ce faire, vous pouvez notamment comparer les KPI de la semaine avec des données historiques.
En apportant davantage de contexte aux indicateurs, il est plus simple de mesurer l’état d’avancement d’un projet, d’identifier une hausse ou une baisse des performances, ou encore de détecter des fluctuations saisonnières.
Plus largement, inclure des données historiques dans un rapport hebdomadaire permet d’entrevoir des tendances de fond et des schémas de long terme, aidant l’organisation à prendre des décisions éclairées sur la base des performances passées.
Attention, toutefois, à ne pas abuser de ces informations historiques. Un rapport hebdomadaire doit rester succinct, rapide à lire et à comprendre, afin d’informer le lecteur en temps réel (ou presque). La comparaison entre les résultats passés et présents doit être utilisée avec parcimonie, afin de mettre en exergue les changements les plus notables.
Partagez le rapport hebdomadaire
Un rapport hebdomadaire a vocation à être partagé avec toutes les personnes concernées, de près ou de loin, par le projet en cours.
Au préalable, il faut donc identifier les collaborateurs susceptibles d’être intéressés par les données présentées. Si besoin, il peut aussi être judicieux de personnaliser le rapport en fonction du public cible : décideurs, utilisateurs métiers, gestionnaires de projets, etc. En effet, les conclusions et les recommandations émises doivent être directement exploitables par le lecteur.
Il ne reste plus qu’à envoyer le document aux différentes parties prenantes. Ici, un outil d’automatisation des rapports hebdomadaires s’avère très avantageux, car il permet de partager les résultats aux personnes concernées de manière automatique, semaine après semaine.
La gestion de projet est un enjeu majeur pour les hôpitaux et autres établissements de soins, qui doivent jongler avec une multitude de données pour assurer le suivi des patients, des dossiers médicaux et de leurs performances globales. D’où l’importance croissante des rapports hebdomadaires automatisés dans le domaine de la santé, qui permettent une extraction précise des données et une visualisation claire de la progression des différents projets.
