Les avantages de la BI pour les ministères et administrations publiques

Si les entreprises privées ont pris conscience depuis plusieurs années du potentiel de la data, l’intérêt de la Business Intelligence dans le secteur public ne fait aucun doute. Les ministères et les plus hautes administrations n’échappent d’ailleurs pas à la règle.

Du partage massif des données au pilotage efficace des politiques publiques, découvrez les nombreux bénéfices des tableaux BI pour les administrations.

La production de données dans le secteur public

La production de données dans le domaine public ne date pas d’hier. De l’INSEE à l’INSERM, en passant par l’IGN, l’INED ou l’ONEMA, de nombreux acteurs historiques sont chargés de créer toutes sortes de statistiques. La data produite par ces organismes, réputés pour leur savoir-faire au niveau national comme sur le plan international, est d’ailleurs indispensable au fonctionnement quotidien des administrations.

En effet, ces dernières doivent pouvoir s’appuyer sur des données rigoureuses et parfaitement à jour afin d’accomplir leurs missions avec efficacité. De la réalisation de diagnostics à la mise en œuvre des politiques publiques, jusqu’à leur évaluation, la data est utilisée à toutes les étapes.

Comme toutes les organisations, les ministères et les administrations publiques manipulent de plus en plus de données dans l’objectif d’automatiser et d’optimiser leurs process. 

En outre, les fichiers administratifs sont massivement réutilisés pour produire des statistiques pertinentes et les mettre à disposition du public. Ils répondent d’ailleurs à une demande croissante, consistant à obtenir des données relatives à une zone géographique restreinte ou à une nomenclature détaillée. 

Enfin, l’usage de la data est une alternative efficace (et bien moins coûteuse) à la réalisation de sondages et d’enquêtes.

Les enjeux de la gestion des données publiques

Malgré tous ses avantages, la production de data soulève un certain nombre de problématiques auxquelles les administrations publiques doivent faire face.

Avoir une vision globale de la data

Pour les ministères et les administrations publiques, recenser de manière exhaustive les données possédées est un défi de taille. 

Cela s’explique par différents facteurs, à commencer par la grande diversité des sources à traiter, comme des fichiers issus de tableurs ou de progiciels métiers. Une situation qui complique la centralisation de ces données éparses, mais aussi l’identification de la data la plus pertinente à exploiter. 

En outre, une même source alimente souvent plusieurs bases de données à la fois, chacune étant gérée par un acteur différent. La traçabilité de la data n’est donc pas garantie.

Par ailleurs, dans le secteur public, plusieurs BDD (bases de données) peuvent tout à fait coexister alors qu’elles traitent exactement du même sujet. Cela n’implique pas forcément une redondance, chacun pouvant avoir une véritable utilité. Toutefois, il s’agit d’un frein supplémentaire au recensement de la data dans sa globalité.

Les systèmes d’information, qui sont généralement antérieurs à l’apparition des nouveaux usages de la donnée, constituent enfin un obstacle considérable. Conçus pour répondre à des besoins de gestion et à des objectifs métiers précis, ils ne permettent pas d’extraire efficacement des données non structurées, ni de les partager ou de les réutiliser.

Partager les données entre les administrations

Dans le secteur public, le partage des données entre les différentes administrations reste encore et toujours un important challenge. Cela s’explique notamment par le fait qu’elles sont soumises à un certain nombre de “secrets légaux”, ainsi qu’à des procédures strictes qui vont souvent à l’encontre de cette démarche de coopération.

En outre, les systèmes d’information eux-mêmes n’ont pas été conçus dans cette optique. Chaque ministère et chaque administration fonctionnent comme un silo indépendant des autres, avec son propre budget et ses propres règles. Une situation qui nuit à la collaboration interministérielle, mais aussi avec les collectivités locales et les autres services publics.

Et cela n’est pas sans conséquences… Certaines données cruciales pour piloter des politiques publiques, mais aussi pour les évaluer, ne sont ainsi pas exploitées par tous les acteurs, car elles ne sont pas mises à leur disposition. Cette situation engendre également la création de doublons, deux bases de données très similaires pouvant être créées indépendamment par deux entités différentes. Or, ce manque de circulation de la data est synonyme de perte d’efficacité pour l’ensemble des services publics. 

Et l’enjeu s’avère encore plus grand dans les situations d’urgence. À titre d’exemple, la crise sanitaire liée au Covid-19 a mis en lumière la nécessité d’harmoniser les données des différentes administrations afin de piloter le plus finement possible certains indicateurs clés : stocks de médicaments en tension, taux de couverture vaccinale…

Garantir la sécurité et la confidentialité des données

La sécurité des données est un sujet majeur pour les administrations publiques, qui possèdent et traitent les informations personnelles de plusieurs millions de personnes.

Cependant, la gestion de la data implique dans la grande majorité des cas l’intervention de tiers, et notamment d’entreprises privées. Le recours à la sous-traitance est à la fois indispensable pour intégrer certains outils (par exemple, de Business Intelligence), mais il représente aussi un risque.

C’est notamment le cas lorsque l’administration externalise la totalité de son data management, ne disposant plus d’une équipe interne compétente, capable d’encadrer le prestataire et de prendre le relais si besoin.

Qui dit sous-traitance dit aussi hébergement des données, le plus souvent sur le cloud. Or, la manière dont la data est transférée, stockée et traitée doit faire l’objet de la plus grande attention. D’où la nécessité d’opter pour une offre cloud souveraine, sécurisée et respectueuse de la réglementation européenne.

À ce titre, l’hébergement certifié HDS (Hébergement des Données de Santé) offre le plus haut niveau de sécurité, d’accessibilité et de confidentialité des informations personnelles. Conçu pour les données de santé, mais aussi pour les autres types de données sensibles, le cloud HDS consiste à isoler physiquement les infrastructures de chaque utilisateur, tout en contrôlant la totalité des actions effectuées, dans une logique Zero Trust.

L’intérêt d’un outil BI pour les ministères et les administrations publiques

Face aux importants enjeux liés à la gestion des données, les outils de BI sont de plus en plus répandus au sein des ministères et des administrations publiques. En effet, une solution comme DigDash Enterprise est indispensable pour les aider à gérer et interpréter leur data, suivre leurs indicateurs et améliorer l’efficacité de leurs actions.

Des dépenses publiques gérées avec la plus grande précision

En construisant des tableaux BI, les ministères et les administrations sont en mesure de piloter leur budget en temps réel. Ainsi, ils maîtrisent mieux les dépenses publiques et l’allocation des ressources humaines et matérielles nécessaires pour accomplir leurs missions.

De l’état financier aux recettes, en passant par les RH, DigDash permet d’obtenir une vision claire de l’activité et d’améliorer la prise de décision. Pour ce faire, les utilisateurs peuvent s’appuyer sur des données harmonisées, centralisées et bien plus exploitables.

Une meilleure diffusion de la data

Les tableaux BI sont également des outils précieux pour partager les données au sein d’une administration, mais aussi entre les différents acteurs du secteur public. Chaque entité peut ainsi piloter ses activités avec la plus grande efficacité.

En outre, DigDash permet aux utilisateurs de visualiser la data, mais aussi de l’explorer et de l’analyser en toute autonomie. Une approche self-service BI qui accélère et facilite encore davantage la transmission des informations.

Des données parfaitement sécurisées

En optant pour DigDash et son hébergement dédié certifié HDS, les administrations publiques peuvent garantir la protection et la confidentialité de leurs données, tout en bénéficiant de tous les avantages du cloud : rapidité de déploiement, scalabilité, capacité de stockage et d’exploitation modulable…

En outre, les informations contenues dans les tableaux BI peuvent être sécurisées par la mise en place de droits d’accès. Ainsi, chaque utilisateur est autorisé à consulter une quantité restreinte de data, en fonction de son rôle et de son niveau.

Un outil qui s’adapte aux systèmes d’information existants

Dans les ministères et les administrations publiques, la conception des systèmes d’information peut constituer un frein à la bonne gestion des données. D’où l’intérêt d’intégrer une solution capable de s’adapter à l’existant.

Un outil BI comme DigDash est en mesure de se connecter aux logiciels métiers et aux autres sources de data afin d’en extraire des données pertinentes, de les centraliser et de générer des tableaux de bord dynamiques.

Avec DigDash Enterprise, les ministères et les administrations publiques disposent enfin d’une solution de tableaux BI adaptée à leurs besoins et à leurs problématiques. Adaptable aux systèmes d’information et aux outils métiers existants, notre plateforme permet de tirer parti d’une data centralisée et parfaitement sécurisée, pour améliorer durablement l’efficacité des politiques publiques.