Améliorer la qualité des soins et de l’accompagnement, tout en renforçant l’efficacité opérationnelle : c’est le double défi auquel sont confrontés les établissements médico-sociaux. Heureusement, des outils de pilotage spécifiques peuvent les aider à surmonter ce challenge. Comment mesurer l’efficacité des actions d’accompagnement dans le secteur médico-social ? Quels indicateurs suivre ? Voici toutes les réponses.
Les enjeux du management en médico-social
Dans un contexte d’augmentation de l’espérance de vie et du nombre de personnes âgées, l’offre des établissements et services médico-sociaux (ESMS) doit s’adapter à l’émergence de nouveaux besoins au sein des populations fragiles.
En outre, ces structures ont connu des transformations profondes en matière de contractualisation, d’autorisation ou encore d’évaluation au cours des dernières années. Du fait des réformes, la description des prestations offertes et des ressources mobilisées est aujourd’hui incontournable.
Plus précisément, les établissements médico-sociaux doivent être en mesure de décrire :
- Leurs missions, leurs objectifs et les modalités de suivi de ces objectifs.
- Les prestations effectuées, les personnes prises en charge ou accompagnées, les activités produites.
- Les modalités de mobilisation de leurs ressources financières, humaines et matérielles.
- L’inscription de leur intervention dans un territoire.
Par ailleurs, la régulation croissante du secteur médico-social s’accompagne d’une évolution des modalités de financement, donnant naissance à de nouvelles logiques de gestion. Pour se les approprier, les établissements et services doivent donc renforcer leur pilotage interne.
D’où l’importance de s’appuyer sur des outils de pilotage efficaces. Les tableaux de bord, en particulier, permettent aux ESMS de produire automatiquement des indicateurs fiables, de les suivre au fil du temps, mais aussi de les comparer avec ceux d’autres organisations, que ce soit au niveau régional ou national.
Quel est l’intérêt d’un tableau de bord pour un établissement médico-social ?
Le tableau de bord est avant tout un outil de pilotage interne pour les structures médico-sociales. En effet, il vise à améliorer la performance des établissements et services, tout en les aidant à mettre en place et à hiérarchiser leurs actions d’amélioration.
De plus, il facilite les échanges avec les agences régionales de santé (dans le cadre des contrats pluriannuels d’objectifs et de moyens) et les conseils départementaux (dans le cadre des conventions tripartites). Grâce à cet outil, les différents acteurs partagent une vue d’ensemble de la structure qui va bien au-delà des seuls aspects financiers, par exemple dans le cadre d’une démarche de contractualisation.
Pour un ESMS, le tableau de bord est aussi un levier pour développer des stratégies de rapprochement avec d’autres structures. Sans oublier que les restitutions de données et d’indicateurs lui permettent de comparer ses ratios avec ceux observées dans des établissements comparables, sur l’ensemble du territoire.
Ainsi, le pilotage de la performance à l’aide d’un tableau de bord combine des objectifs de qualité des organisations et du service aux personnes, mais aussi des objectifs d’efficience dans le management des structures. Cet outil favorise également la diffusion d’une culture du pilotage, de la mesure et de l’analyse dans les établissements.
Quels sont les indicateurs clés de performance pour les établissements médico-sociaux ?
On peut distinguer 4 grandes catégories d’indicateurs clés de performance (KPI) à suivre dans le secteur médico-social.
Les prestations de soins et d’accompagnement
Exemples :
- Taux de personnes en dérogation ou hors autorisation
- Répartition des personnes accompagnées sorties définitivement sur l’année (ventilée par motif ou par destination)
- Taux d’occupation des lits ou places autorisés
- Taux de rotation des lits ou places autorisés
- Profil des personnes accompagnées (adultes/enfants, degré d’autonomie, déficiences observées)
- Durée moyenne de séjour ou de prise en charge
- Part des personnes bénéficiant d’une mesure de protection
- Nombre moyen de journées d’absence des personnes accompagnées
Les ressources humaines et matérielles
Exemples :
- Taux d’équivalent temps plein (ETP) vacants
- Taux de prestations externes
- Taux de personnels occupant une fonction de management ou de gestion d’équipe
- Taux d’absentéisme
- Taux de rotation du personnel
- Pyramide des âges du personnel
- Volume des comptes épargne-temps
- Poids du recours à l’intérim
L’équilibre financier et budgétaire
Exemples :
- Taux d’atteinte des prévisions de recettes
- Taux d’atteinte des prévisions de dépenses
- Capacité d’autofinancement (CAF)
- Taux de vétusté des constructions
- Taux d’indépendance financière
- Taux de couverture du besoin en fonds de roulement
- Répartition des recettes et des charges
Les objectifs de l’établissement
Exemples :
- Maturité de la démarche d’amélioration de la qualité
- Niveau de maturité du système d’information
Comment construire un tableau de bord pour le médico-social ?
Sur le modèle du tableau de bord de pilotage conçu par l’agence nationale pour l’appui à la performance des établissements de santé et médico-sociaux (Anap), il est pertinent d’opter pour une architecture en trois niveaux :
- Le premier niveau contient des KPI visant à structurer le dialogue entre l’ESMS et les autorités de tarification et de contrôle, notamment les agences régionales de santé et les conseils départementaux.
- Le deuxième niveau d’indicateurs a pour but d’éclairer le pilotage interne de l’établissement.
- Le troisième niveau n’est pas constitué d’indicateurs à proprement parler, mais de données brutes (appelées “données de caractérisation”), qui servent à décrire la structure et à calculer certains KPI. Ces données sont à la base de la constitution de groupes homogènes, grâce auxquels les établissements peuvent se comparer avec des structures semblables.
Plus que jamais, le tableau de bord s’impose comme un outil incontournable pour les directions d’établissements médico-sociaux, les responsables qualité et les gestionnaires de projets. Grâce à lui, les ESMS ont les moyens de piloter efficacement leur activité, tout en faisant face aux défis démographiques et réglementaires actuels.
