La Business Intelligence a transformé en profondeur la manière dont l’entreprise récolte, traite et analyse ses données. De la fonction commerciale aux ressources humaines, en passant par la logistique et le contrôle de gestion, la BI offre une multitude d’applications pour augmenter globalement la performance de la société et la prise de décision.
C’est également un atout de taille pour le directeur administratif et financier, qui peut s’appuyer sur la BI pour piloter la performance financière et concevoir des KPI pertinents au quotidien. Mais comment cette technologie change-t-elle la vie du DAF, tout en améliorant l’agilité et l’efficacité de la fonction finance dans son ensemble ? C’est ce que nous vous invitons à découvrir dans cet article.
Exploiter la data en temps réel
Alors que la direction financière est confrontée à des volumes de données de plus en plus conséquents, elle doit obligatoirement faire preuve d’agilité pour traiter efficacement toutes ces informations. Un outil de Business Intelligence permet justement de trier, de structurer, de centraliser et d’analyser les données dans les meilleures conditions. Le DAF peut ainsi établir facilement des indicateurs clés pour optimiser la performance financière de l’entreprise.
Cela est notamment rendu possible par l’exploitation de la data en temps réel, qui fait partie des principaux atouts de la Business Intelligence. Quelle que soit la volumétrie de données disponible, le directeur financier est en mesure d’extraire des informations pertinentes à tout moment. Il peut alors les fournir immédiatement à la fonction finance, ainsi qu’aux autres métiers de l’entreprise, afin de faciliter la prise de décision.
Automatiser les reportings financiers
Un autre avantage indéniable de la Business Intelligence est l’automatisation des reportings liés à la gestion financière. En effet, les données peuvent être récoltées et analysées sans intervention humaine, ce qui permet de gagner un temps précieux tout en générant de la valeur ajoutée. Le temps de travail des collaborateurs peut être alloué à d’autres tâches, comme l’analyse approfondie de la data, et les temps de traitement sont nettement diminués.
Par ailleurs, centraliser et analyser les données à l’aide d’une solution unique permet de consolider l’ensemble des informations issues des différents métiers. Ainsi, un outil BI capte la data provenant de tous les logiciels présents dans le système d’information, quel que soit le service concerné. De quoi créer des tableaux de bord beaucoup plus exhaustifs et permettre à la direction financière de réaliser des analyses très solides.
Enfin, en reliant toutes les sources de données et en automatisant leur collecte, la BI garantit la cohérence des informations à l’échelle de l’entreprise. De la finance à la comptabilité, en passant par les ventes, chacun parle le même langage et s’appuie sur une base commune, ce qui limite les erreurs et les débats entre les différents services.
Éviter les risques liés à la production manuelle de reportings financiers
L’automatisation permet également de remédier aux nombreux écueils liés à la production manuelle des reportings financiers. En effet, créer un rapport « à la main » est une tâche très chronophage, tant sur le fond que sur la forme. Généralement conçu à l’aide d’un tableur comme Excel, ce type de document requiert également des compétences pointues pour maîtriser toutes les subtilités du logiciel.
Ce travail fastidieux induit forcément un risque d’erreur, notamment au niveau de la saisie et de la mise à jour des données. Et ce risque est d’autant plus élevé que le volume d’informations à traiter est important… De plus, un rapport manuel nécessite une surveillance permanente, tandis qu’un reporting automatisé est en mesure de créer des alertes en temps réel si une valeur critique a été atteinte ou si un seuil a été dépassé.
La fiabilité de la data peut également être remise en cause : mal collectée ou non exhaustive, elle est susceptible de fausser les analyses et les KPI, ce qui peut nuire à la prise de décision. En outre, une analyse manuelle est forcément restreinte à un nombre limité d’indicateurs financiers, empêchant d’obtenir une véritable vue d’ensemble.
Enfin, sur le long terme, un reporting financier manuel est amené à devenir de plus en plus inadapté, car il ne peut pas évoluer facilement, tandis que l’entreprise change et diversifie ses activités avec le temps. Qui plus est, l’accumulation d’une grande quantité de données au sein d’un même document complique de plus en plus sa lecture et son interprétation.
Visualiser et partager facilement les KPI financiers
Qui dit Business Intelligence dit dataviz, une fonctionnalité qui permet à n’importe quel utilisateur de consulter les données de manière intuitive et conviviale. La data visualisation s’appuie sur des tableaux de bord dynamiques, accessibles et compréhensibles par le plus grand nombre, afin d’afficher les informations et les KPI essentiels.
La direction financière peut ainsi partager aisément les données liées au pilotage de la performance ou au contrôle de gestion, et ce auprès des différents métiers de l’entreprise. Grâce aux dashboards, les décideurs ont donc accès en permanence à leurs indicateurs clés, sans avoir à effectuer des tâches et des analyses complexes. Au bout du compte, la BI simplifie le travail du DAF, tout en améliorant globalement l’agilité de la société.
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Avoir une vision globale des différents métiers de l’entreprise
Nous l’avons vu, la Business Intelligence favorise le partage des KPI financiers, et donc la collaboration entre les différents métiers de l’entreprise. Chacun peut ainsi réaliser ses propres analyses, de manière autonome, mais aussi accéder aux données des autres pour les consulter.
En obtenant une vision globale des différents services qui composent la société, la direction financière peut s’appuyer sur des données parfaitement exactes et exhaustives, lui permettant de prendre des décisions plus éclairées. Du reporting financier au contrôle budgétaire, le DAF dispose ainsi d’une visibilité optimale pour faciliter ses missions au quotidien.
Bien entendu, le partage des informations peut être encadré et restreint en fonction des besoins de l’entreprise. Une solution de BI permet ainsi de définir des droits d’accès et des autorisations spécifiques, afin que chaque utilisateur puisse accéder aux données les plus pertinentes pour lui.
Analyser les données financières sans avoir recours à la DSI
Pendant longtemps, la data a été l’apanage des spécialistes de l’informatique. La direction financière, tout comme les autres fonctions de l’entreprise, étaient donc dépendantes de la direction des systèmes d’information pour analyser leurs données. Les outils de Business Intelligence ont changé la donne, en proposant des interfaces ergonomiques et intuitives, accessibles aux non-spécialistes.
La BI permet donc au DAF de s’affranchir de la DSI, de réaliser ses reportings en toute autonomie et de générer des indicateurs répondant parfaitement à ses besoins. Dans le même temps, le self-service BI permet de décharger la DSI de nombreuses tâches rébarbatives, lui permettant de se focaliser sur des missions plus essentielles.
Exploitation des données en temps réel et en autonomie, création de reportings parfaitement fiables et exhaustifs, partage des KPI et collaboration entre les différents services… La Business Intelligence présente de nombreux avantages pour le directeur administratif et financier, ce qui en fait un outil incontournable pour améliorer la performance de l’entreprise et prendre de meilleures décisions au quotidien.
Il ne vous reste plus qu’à trouver l’outil idéal pour exploiter tout le potentiel de la Business Intelligence. Récompensée pour son agilité, sa simplicité d’utilisation et sa performance, DigDash Enterprise est une solution BI complète, capable de couvrir l’ensemble des besoins des directions financières.