Tout savoir sur le tableau de bord RH

La gestion des ressources humaines est l’un des piliers de toute entreprise saine et performante. Pour l’optimiser, de plus en plus d’organisations s’appuient sur la Business Intelligence, et plus particulièrement sur la conception d’un tableau de bord RH. Permettant de réunir et de suivre les indicateurs clés de performance de la société, cet outil est aujourd’hui indispensable pour un pilotage efficace. Mais de quoi s’agit-il exactement ? Quels sont les enjeux d’un tableau de bord social ? Comment l’élaborer ? Voici toutes les réponses.

Définition d’un tableau de bord RH

Le tableau de bord RH est un outil de gestion qui apporte à la direction des ressources humaines une vue d’ensemble de l’état de santé de l’entreprise au niveau social. Aussi appelé tableau de bord social, il permet de mesurer l’impact de la politique RH en place sur la performance des employés, la formation, le recrutement ou encore la masse salariale.

Pour ce faire, il s’appuie sur une série de graphiques et d’autres représentations visuelles qui permettent d’illustrer les principaux indicateurs de performance RH. Ces KPIs (« key performance indicators ») peuvent prendre une multitude de formes, allant des effectifs de la société à l’âge moyen des collaborateurs, en passant par la proportion de contrats à durée déterminée.

Le calcul de ces indicateurs repose quant à lui sur les données sociales de l’entreprise, qui proviennent du système d’information des ressources humaines (logiciel de paie, par exemple) ou d’autres sources internes comme la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) ou la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales).

Or, un tableau de bord dynamique conçu avec une solution de Business Intelligence permet d’automatiser l’extraction des données et la mise à jour des informations, ce qui représente un gain de temps précieux.

Nos clients témoignent

Confrontée à l’augmentation du volume et à la diversification de ses indicateurs de pilotage RH, la mairie de Rueil-Malmaison a décidé d’adopter la solution de tableaux de bord dynamiques DigDash, l’analyse des données sous Excel devenant beaucoup trop complexe.“Nous consolidons les données issues de diverses sources dans DigDash​. L’automatisation quotidienne des requêtes pour l’extraction des données issues de Business Object fonctionne très bien, tout est mis à jour automatiquement​.Cette automatisation a permis d’avoir des données actualisées :au jour le jour sur la partie financière de nos tableaux de bord,mensuelle sur le reste des indicateurs RH.”

Christine CARRACO, Contrôleuse de gestion
Mairie de Rueil-Malmaison

Les enjeux d’un tableau de bord social

Vous l’avez compris, le tableau de bord RH est un outil essentiel pour la gestion des ressources humaines, quels que soient la taille et le secteur d’activité de l’entreprise. En effet, les données présentées dans le dashboard permettent de prendre de la hauteur sur la situation de la société, ce qui facilite la prise de décision stratégique au niveau de la DRH.

Ainsi, un tableau de bord social poursuit différents objectifs :

• Diagnostiquer l’état de santé de l’entreprise à un moment déterminé ou sur une période plus longue.
• Évaluer le climat social au sein de l’organisation.
• Informer ou sensibiliser les salariés, en utilisant le tableau de bord comme un outil de communication interne.
• Planifier des stratégies RH pertinentes en s’appuyant sur des chiffres et des analyses poussées.

Quels indicateurs suivre avec un tableau de bord RH ?

Les KPIs RH peuvent varier d’une entreprise à une autre. En effet, certains indicateurs sont plus pertinents que d’autres, en fonction de la taille de l’entreprise, de son domaine d’activité ou de ses objectifs stratégiques.

À titre indicatif, on peut citer quelques KPIs souvent utilisés lors de l’élaboration d’un tableau de bord social :

• La masse salariale
• L’eNPS (Employee Net Promoter Score)
• La qualité de vie au travail (QVT)
• Les effectifs de l’entreprise
• Le taux de turnover (ou taux de rotation)
• L’absentéisme

Dans tous les cas, il est essentiel de s’appuyer sur des indicateurs fiables pour un pilotage des ressources humaines efficace.

Nos clients témoignent

Ayant pris conscience de l’importance des indicateurs pour la gestion de ses ressources humaines, le département de la Drôme a intégré DigDash Enterprise pour suivre son activité et sa performance en temps réel, tout en optimisant ses RH.“Jusqu’à aujourd’hui, les tableaux de bord étaient construits manuellement sur Excel. Cela prenait beaucoup de temps pour la Direction des Ressources Humaines. Le service avait besoin d’une solution permettant de réduire ces tâches chronophages, répétitives, et le nombre d’erreurs. Ceci étant induit par la saisie manuelle des données.”

Catherine LEPOUTRE et Xavier PRADON, Responsables projet BI
Conseil Départemental de la Drôme

S’il existe une multitude d’indicateurs RH, ces derniers peuvent être classés dans quatre grandes catégories.

Le climat social

Il regroupe les indicateurs liés au taux de rotation, à l’absentéisme ou encore aux incivilités. Concrètement, il s’agit d’évaluer la stabilité des collaborateurs et la capacité de l’entreprise à les conserver sur le long terme.

Le taux de turnover, par exemple, peut être mis en relation avec le niveau de qualification, le genre ou l’âge des employés, afin d’identifier des problèmes qui les incitent à quitter l’entreprise.

Autre exemple : l’analyse de la durée moyenne des absences ou de la répartition des absences par motif peut mettre en lumière une démotivation des salariés ou des mauvaises conditions de travail.

Le climat social englobe également le niveau de satisfaction des salariés, qui peut notamment être mesuré à l’aide de l’eNPS (Employee Net Promoter Score).

Les finances RH

La gestion des ressources humaines possède une dimension financière non négligeable : masse salariale, coûts liés au recrutement, charges sociales, coûts de formation…

Le suivi régulier de ces indicateurs permet d’identifier les centres de coûts les plus importants et leur évolution tout au long de l’année. Ainsi, la société peut mieux équilibrer son budget RH, mais aussi ajuster ses actions pour qu’elles soient en phase avec sa stratégie.

Par ailleurs, il est important de corréler ces informations avec d’autres KPIs. Un taux de rotation élevé, par exemple, entraîne nécessairement une hausse des coûts de recrutement.

La santé et la sécurité au travail

Cette catégorie englobe notamment les arrêts maladie et les accidents du travail. Bien entendu, ce sont des indicateurs essentiels à suivre pour garantir de bonnes conditions de travail et s’assurer du bien-être des salariés.

Le prévisionnel RH

Enfin, le prévisionnel permet, comme son nom l’indique, d’identifier des tendances futures et de faire le point sur les perspectives du service RH. Cette catégorie inclut notamment le nombre de recrutements à venir, les promotions envisagées, les entretiens annuels prévus ou encore la mobilité interne des salariés.

Comment élaborer un tableau de bord RH ?

Pour concevoir un tableau de bord RH optimal, il est important de suivre certaines étapes préparatoires.

Choisir les bons indicateurs

Avant toute chose, il est primordial de faire le point sur les besoins et les priorités de l’entreprise. Cet état des lieux permet d’identifier les indicateurs clés à inclure dans le tableau de bord social.

En effet, tous les KPIs n’ont pas le même intérêt en fonction des spécificités de l’organisation. Gare au surplus d’informations superflues : mieux vaut sélectionner quelques indicateurs réellement pertinents pour exploiter tout le potentiel de la data.

Par ailleurs, l’entreprise doit définir précisément ses objectifs RH pour affiner davantage le choix de ses KPIs, en fonction de ses attentes et de ses priorités. Enfin, il est indispensable de hiérarchiser et d’organiser ces indicateurs en fonction de leur importance.

Identifier les sources de données

Pour mesurer des indicateurs de performance, encore faut-il avoir accès facilement aux données afin d’alimenter le tableau de bord RH. L’entreprise doit donc identifier les sources de data sur lesquelles elle va s’appuyer pour générer et mettre à jour son dashboard : outil de gestion des ressources humaines, logiciel de paie, fichiers Excel…

Dans tous les cas, elle doit être en mesure d’extraire facilement les informations dont elle a besoin et de les exploiter à l’aide de son tableau de bord social.

Fixer les modalités de mise à jour du tableau de bord RH

Lors de la création d’un tableau de bord social, il est essentiel de définir la fréquence à laquelle les données vont être actualisées. En effet, une prise de décision éclairée doit s’appuyer sur des informations pertinentes et parfaitement à jour. C’est là une grande force de la Business Intelligence, qui permet d’actualiser la data automatiquement, en temps réel ou avec un rythme prédéfini.

En outre, l’entreprise doit définir les modalités d’ajout ou de suppression d’indicateurs, car son tableau de bord est susceptible d’évoluer au fil du temps, en fonction de ses besoins et de ses objectifs.

Choisir un outil de tableau de bord performant

Dernier point, et pas des moindres : l’efficacité d’un tableau de bord RH dépend fortement de l’outil utilisé pour sa conception. D’où l’importance de choisir une solution de Business Intelligence puissante, ergonomique et évolutive.

Capable de compiler et de traiter automatiquement la data, y compris si elle provient de sources de données multiples, cet outil alimente le dashboard en temps réel pour une prise de décision immédiate.

Une solution BI inclut également des fonctionnalités de data visualisation, permettant de représenter les données de manière ludique et intuitive, à l’aide de représentations variées : courbes, diagrammes, cartographies, schémas… Combinée avec le storytelling, la dataviz est un puissant outil de communication qui permet de transmettre efficacement un message à son auditoire.

Avec la Business Intelligence, nul besoin d’être un expert de la data pour concevoir un tableau de bord social performant, consulter les données et effectuer des analyses.

Nos clients témoignent

“Le logiciel DigDash Enterprise est utilisé pour suivre des indicateurs RH spécifiques. Il permet une souplesse et une rapidité de mise en œuvre que nous n’avions pas trouvé sur d’autres logiciels. Travailler avec DigDash Enterprise nous apporte les fonctionnalités indispensables. Et grâce à sa simplicité de configuration, nous pouvons mettre en place simplement et en toute autonomie les demandes des utilisateurs.”

Jérôme PERREAU
Commissariat à l’Énergie Atomique

Exemple de tableau de bord social

Voici un exemple de tableau de bord RH construit avec l’outil de Business Intelligence DigDash, permettant de piloter, dans le détail, tous les éléments inhérents aux ressources humaines.

Les salariés et leurs caractéristiques

L’entreprise peut suivre l’évolution du nombre d’employés sur une période donnée, ainsi que le taux d’entrée, le taux de sortie et le taux de rotation du personnel. Elle peut aussi consulter en temps réel la répartition par genre ou par service des collaborateurs et la pyramide des âges.

Les salaires

Au niveau des salaires, un tableau de bord permet de mesurer l’évolution de la masse salariale et du salaire moyen, mais aussi leur répartition par service. Les écarts de rémunération entre les femmes et les hommes et entre les différents départements sont également visibles.

La répartition géographique

Sur le plan géographique, l’entreprise peut visualiser la répartition et le nombre d’employés par ville, par région ou par pays grâce à des cartographies interactives.

La satisfaction des collaborateurs

Avec un dashboard, il est possible de suivre l’évolution de la satisfaction des employés et de la comparer avec les objectifs fixés par la société. La satisfaction peut aussi être mesurée en fonction de l’âge, du genre ou du métier.

L’absentéisme

Au-delà du suivi du taux d’absentéisme, un tableau de bord social peut aider l’entreprise à mieux comprendre ses causes. Il permet notamment d’identifier une éventuelle corrélation entre les absences et le niveau de satisfaction.

Les compétences

L’organisation dispose d’une vue d’ensemble des compétences de ses collaborateurs, qui peuvent être réparties par service ou par genre.

Autres fonctionnalités

Enfin, un tableau de bord RH donne la possibilité d’effectuer des simulations de masse salariale, ainsi que des analyses croisées combinant plusieurs critères.

Du suivi du climat social à l’optimisation des coûts de recrutement, en passant par la gestion des formations, un tableau de bord RH est un outil incontournable pour le pilotage des ressources humaines. Toutefois, son déploiement nécessite un véritable travail de préparation en amont, ainsi que le choix d’un SIRH adapté aux besoins de la société.