¿Por qué y cómo aplicar una política de gobernanza de datos?
La gobernanza de datos se ha convertido en un tema de gran importancia para las empresas, que desean aprovechar todo el potencial de sus datos, respetando al mismo tiempo una variedad de criterios de calidad y de cumplimiento. ¿De qué se trata? ¿Cómo aplicar una estrategia de data governance? Esto es lo que le invitamos a conocer.
Data management y data governance: ¿cuál es la diferencia?
Es frecuente la confusión entre gobernanza de datos y data management. Sin embargo, aunque están estrechamente relacionados, ambos conceptos son muy diferentes.
¿Qué es la data management?
La data management designa la creación y aplicación de arquitecturas, políticas y procedimientos para gestionar todo el ciclo de vida de los datos de una organización. La implementación de esas medidas es fundamental para poder analizar un volumen de datos cada vez mayor y más complejo. Si los datos se consideran un activo importante de la empresa, deben gestionarse como tal.
En concreto, la data management es una combinación de diferentes elementos:
- Preparación de los datos: Es el proceso de depuración y transformación de los datos brutos para permitir un análisis preciso. A veces se subestima este primer paso, y las empresas se apresuran demasiado a elaborar informes y análisis, con lo que se acaba tomando decisiones equivocadas con datos erróneos.
- Canalización de datos: Se realiza para transferir automáticamente los datos de un sistema a otro.
- Almacenes de datos (o data warehouses): Facilitan el análisis de los datos consolidando todas sus fuentes de procedencia.
- Procesos Extract Transform Load (ETL): Estos procesos transforman los datos y los cargan en el data warehouse de la organización. Los ETL suelen ser procesos automatizados que requieren de una previa canalización de los datos.
- Catálogos de datos: Mejoran la gestión de los metadatos, facilitando la investigación y el seguimiento de los datos.
- Arquitectura de datos: Es la estructura establecida para gestionar los flujos de datos.
- Seguridad de los datos: Son los procesos establecidos para proteger los datos frente a accesos no autorizados y el riesgo de corrupción.
- Gobernanza de datos: Es la definición de políticas y procedimientos para mantener la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normativas. Por lo tanto, la data governance es un subapartado de la data management.
¿Qué es la data governance?
La gobernanza de los datos permite responder a preguntas como:
- ¿A quién pertenecen los datos?
- ¿Quién puede acceder a qué datos?
- ¿Qué medidas de seguridad existen para proteger los datos y la privacidad?
- ¿Cumplen los datos con la normativa más reciente, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)?
- ¿Qué fuentes de datos pueden utilizarse?
Hay que tener en cuenta que la data governance se refiere tanto a los datos en sí, como a lo que se conoce como el «contenido», es decir, los dashboards, gráficos y otros análisis utilizados para obtener la información presente en los datos. La gobernanza de datos consiste, por tanto, en establecer modelos en diferentes ámbitos, que van desde la gestión de los contenidos hasta la gestión de las fuentes de datos y su seguridad.
En general, la gobernanza de los datos se basa en cuatro principios fundamentales:
- La calidad de los datos: Disponer de datos precisos, completos y fiables es la piedra angular de una empresa basada en datos. La data quality management es, por tanto, un verdadero pilar de cualquier política de gobernanza.
- Seguridad y cumplimiento de los datos: Es esencial definir y clasificar las fuentes de datos en función de su respectivo nivel de riesgo. El siguiente paso es crear puntos de acceso seguros mediante un equilibrio adecuado entre la seguridad y la experiencia del usuario.
- Administración de datos: Consiste en supervisar la forma en que los equipos emplean las fuentes de datos. Los «administradores» son responsables de dar ejemplo para garantizar el acceso, la seguridad y la calidad de los datos.
- Transparencia de los datos: Todos los procedimientos establecidos deben funcionar de forma totalmente transparente. De este modo, los analistas y los usuarios comerciales deben poder determinar fácilmente de dónde proceden sus datos y si tienen determinadas características.
¿Cuáles son las ventajas de la gobernanza de datos?
Ahora que el concepto de la gobernanza de datos está claramente definido, respondamos una pregunta fundamental: ¿para qué sirve?
De hecho, la implementación de una estrategia de data governance puede aportar muchos beneficios a la empresa:
- Disponer de datos de mayor calidad, exhaustivos y coherentes para un análisis riguroso y una toma correcta de decisiones.
- Una visión de conjunto de los datos, que garantice su comprensión por parte de los distintos actores de la empresa, que pueden hablar un idioma común.
- Un mapeo de datos, que permita encontrar instantáneamente cada dato y guiar al usuario para que encuentre exactamente lo que busca.
- Disponer de datos que cumplan los requisitos normativos en materia de confidencialidad y privacidad a todos los niveles. Así pues, una política de gobernanza de datos es esencial para cumplir con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
- Una mejor gestión de los datos: La gobernanza de los datos es parte integral de la data management. De este modo, contribuye a la aplicación de buenas prácticas para gestionar los datos de forma más eficaz en el día a día.
4 pasos para una buena data governance
1) Definir los objetivos de la data governance
La estrategia de gobernanza de los datos debe estar alineada con la estrategia global de la empresa y, en última instancia, debe aportar beneficios tangibles. De hecho, los datos no son un fin en sí mismos: son principalmente un recurso que la organización puede utilizar para crear valor y mejorar su competitividad.
Por tanto, para ser realmente eficaz y relevante, una política de gobernanza de datos debe articularse en torno a las necesidades y procesos empresariales, con objetivos claramente definidos.
2) Mapear los datos
Para poner en práctica una política de gobernanza de datos, es esencial hacer un inventario de los datos que posee la empresa y mapearlos. Este paso clave permite responder una serie de preguntas:
- ¿Cuáles son los diferentes tipos de datos disponibles?
- ¿Quiénes son sus usuarios?
- ¿Cómo se procesan y transforman los datos?
- ¿Dónde se almacenan los datos?
- ¿Existen problemas de calidad, seguridad o privacidad de los datos?
De este modo, la organización obtiene una visión clara y precisa de los datos que posee, su naturaleza y cantidad, lo que le permite estructurar su estrategia de data governance además de una mejor definición de sus objetivos y su alcance.
Al final de este proceso de mapeo, la organización dispondrá de un conjunto de información que le permitirá definir y caracterizar sus datos: lo que se conoce como metadatos. Estos metadatos deben estar perfectamente gestionados y estructurados para garantizar el éxito de una política de gobernanza de datos.
Para ello, es necesario utilizar un data catalog que permita reunir el conjunto de metadatos y consultarlos fácilmente. Así, la empresa no solo puede encontrar rápidamente cualquier dato, sino también obtener toda la información relacionada con el mismo: origen, transformaciones realizadas, usos, etc.
Gracias al mapeo de datos, todos los usuarios comparten un idioma común, lo que facilita enormemente el acceso a los datos de la empresa.
3) Definir una organización para una mejor gobernanza de los datos
La data governance es una estrategia global que concierne a todos los departamentos de la empresa: por lo tanto, es necesario establecer una organización sólida que respalde su implementación.
En primer lugar, las reglas que deben seguirse para garantizar el cumplimiento y la seguridad de los datos deben estar claramente definidas. También habrá que introducir nuevos métodos de trabajo para garantizar la calidad y la buena gestión de los datos. Por último, es importante determinar los derechos y responsabilidades de los diferentes usuarios en lo referente a los datos de la empresa.
Además, es relevante definir claramente las funciones de los empleados que participan en la política de gobernanza de datos, incluso si ello implica una redefinición de sus funciones. Esto no solo permite expresar claramente las tareas de cada persona, sino también transmitir la cultura de los datos dentro de la organización.
De este modo, se anima a todos los equipos a utilizar los datos de la forma adecuada y a asimilar las buenas prácticas en materia de datos. También puede ser interesante organizar reuniones o talleres sobre data governance, con el fin de sensibilizar a los empleados sobre este tema.
4) Integrar herramientas de data governance eficaces
Para implementar un programa de gobernanza de datos a gran escala, la empresa debe contar con herramientas eficaces y adaptadas a sus necesidades. En particular, una solución de Business Intelligence es esencial para garantizar la calidad, la seguridad y la transparencia de los datos, pero también para poder aprovechar todo su potencial.
Equipada con su herramienta de BI, la empresa se asegura de disponer de datos fiables, exhaustivos y aprovechables, a fin de poder realizar análisis de gran precisión. El resultado: una mejor toma de decisiones en el día a día y una visión más clara del futuro.
Disponer de datos cualitativos, seguros y conformes: estos son los principales objetivos de la data governance. No obstante, la aplicación de una política de gobernanza de datos es un proceso complejo, sobre todo porque suele ir acompañada de un proyecto de Business Intelligence. De ahí la importancia de seguir las cuatro etapas clave señaladas.
