¿Cuáles son las funciones de un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH)?
La Business Intelligence se ha convertido en una herramienta indispensable para el departamento de recursos humanos. Gestionar los indicadores de RRHH y desarrollar cuadros de mando utilizando un sistema de información de RRHH de alto rendimiento.
¿Qué es un sistema de información de recursos humanos?
Un sistema de información de recursos humanos (SIRH) es una herramienta para gestionar y automatizar la mayoría de las tareas del departamento de RR.HH.
Facilita la gestión de los procesos administrativos y la administración del personal, al tiempo que mejora el rendimiento global de la empresa. Diseñado para simplificar la vida de los empleados, también contribuye a optimizar la experiencia del empleado y la calidad de vida laboral (CVL).
Las principales funcionalidades de un SIRH
Un SIRH es una herramienta de gestión de recursos humanos escalable, lo que significa que puede adaptarse a las necesidades específicas de cada organización. Sin embargo, posee una serie de funcionalidades esenciales:
- Vacaciones y ausencias: Demanda y validación de los permisos de los empleados, seguimiento de las ausencias, seguimiento del trabajo a distancia…
- Datos de los empleados: Archivo de personal digitalizado, dashboards de RR.HH., intercambio de documentos…
- Planificación: Planificación del tiempo en línea, seguimiento de la disponibilidad de los empleados, hojas de tiempo, seguimiento del tiempo de trabajo…
- Informes de gastos: Digitalización de los informes de gastos, exportación contable, archivo de recibos…
- Contratación: Almacenamiento de los expedientes de solicitud y de los CV, seguimiento de los anuncios de empleo publicados…
- Nómina: Digitalización de las nóminas, centralización de los elementos relacionados con las nóminas…
- Formación de los empleados: Historial de formación, gestión de los planes de formación, catálogo de formación en línea…
- Competencias de los empleados: Fichas de puestos, balances de competencias…
- Calidad de vida laboral: Análisis del feedback de los empleados, barómetro CVL…
- Comunicación interna: Noticias, intercambio de información, encuestas o eventos…
Y esto es solo un atisbo de las muchas funcionalidades que puede ofrecer una herramienta de SIRH, una verdadera aliada del departamento de RR. HH., en el corazón de los procesos de RR.HH. de la empresa.
Indicadores de rendimiento de RR.HH. que deben tenerse en cuenta
Entre los módulos ofrecidos, la creación dashboards e informes de RR. HH. es uno de los principales intereses de un sistema de información de recursos humanos. Sin embargo, para aprovechar todo su potencial, sigue siendo necesario elegir los KPI más relevantes para la empresa.
Indicadores de RR.HH. para la gestión de la masa salarial
- Número total de empleados
- Distribución de la masa salarial por edad, titulación, CSP o sexo
- Antigüedad media
- Distribución de los contratos de trabajo (permanentes, de duración determinada, temporales, etc.)
- Facturación por empleado
- Producción por empleado
- Beneficio por empleado
- Remuneración media
- Evolución de la remuneración
Indicadores de RR.HH. para la gestión de la contratación
- Tasa de turnover
- Duración media del proceso de contratación
- Número medio de solicitudes por oferta de empleo
- Porcentaje de periodos de prueba validados
- Coste medio de contratación.
KPI de RR.HH. para medir el clima social
- Tasa de absentismo
- Distribución por motivo de ausencia
- Duración media de las ausencias
- Número de accidentes laborales
- Número de dimisiones
«Con DigDash, podemos hacer balances periódicos de la actividad de cada agente, tanto a nivel presupuestario como a nivel del volumen de acción, por ejemplo. Todo ello integrando el aspecto geográfico: por país, por municipio, etc.
También trabajamos en el desarrollo de dashboards que utilicen las funcionalidades de análisis predictivo y de cartografía de DigDash».
Descubra el testimonio completo de Solène POTET-LINDER, jefa de proyecto funcional en la Dirección de Inmuebles del Consejo General de Yvelines.
¿Cuáles son los diferentes tipos de SIRH?
Para poder desarrollar dashboards e indicadores de RR. HH. relevantes, necesita una herramienta adecuada. Existen dos tipos principales de programas de SIRH, cada uno con sus propias características específicas.
El programa SaaS SIRH
Un sistema de información de recursos humanos en modo SaaS (Software as a service) tiene la particularidad de estar totalmente alojado en la nube. Se trata, por tanto, de una solución totalmente electrónica, accesible simplemente desde un navegador web o una aplicación móvil.
Esta opción presenta varias ventajas, empezando por su sencillez de implementación y su evolución funcional. De hecho, el SIRH no requiere ninguna infraestructura particular y puede enriquecerse continuamente en función de las necesidades de la organización. Además, los datos de RR.HH. se almacenan y centralizan en la nube, lo que hace que todos los empleados autorizados puedan acceder a ellos en cualquier momento.
El principal punto a tener en cuenta antes de adoptar este tipo de programa es la seguridad de los datos y el cumplimiento de la legislación vigente, en particular el RGPD. Por ello, se recomienda elegir un editor francés que ofrezca alojamiento en la nube con certificación HDS.
«Comparamos diferentes soluciones y estuvimos haciendo pruebas durante casi dos años sin acabar de encontrar la solución adecuada. Entonces dimos con DigDash, que destacó inmediatamente por su agilidad.
DigDash está íntegramente disponible en la web: Esto es lo que nos enamoró de esta herramienta de gestión. De hecho, la difusión entre usuarios es extremadamente sencilla, ya que no necesitan instalar una solución pesada en su puesto de trabajo». Lea el testimonio de Jasmin BRUSSELLE, director de Sistemas de Información de Clinitex, en su totalidad.
Programa SIRH local
A diferencia del SaaS, un SIRH local se instala directamente en los puestos de trabajo y se aloja en los servidores internos de la empresa. Por lo tanto, le permite mantener un control total sobre sus datos de RR. HH., que siguen siendo accesibles incluso sin conexión a Internet.
A cambio, la implementación de un software local es una inversión mucho mayor en términos de infraestructura y presupuesto. Además, la responsabilidad de la accesibilidad, la protección y la copia de seguridad de los datos recae exclusivamente en la empresa.
¿Cómo elegir una herramienta de SIRH?
No es fácil seleccionar un SIRH que responda a las expectativas del departamento de recursos humanos y de los gerentes, y que al mismo tiempo sea fácil de implementar y de utilizar por los empleados de la empresa.
Entre los programas que se ofrecen, la elección de la herramienta adecuada es, por tanto, una cuestión de compromiso.
- Por un lado, un SIRH en modo SaaS destaca por su flexibilidad y escalabilidad, pero también por su atractivo coste, lo que lo convierte en una opción ideal para las PYMES.
- Por otro lado, un programa local proporciona una garantía de control y seguridad de los datos, a costa de una gran inversión.
Sin embargo, hay muchos otros criterios que se pueden tener en cuenta a la hora de seleccionar un sistema de información de recursos humanos.
Gestión de nóminas y de la masa salarial, clima social, contratación… cubriendo todas las necesidades y tareas del departamento de recursos humanos, el SIRH es la base de cualquier proceso de Business Intelligence dedicado a la gestión del capital humano. Sin embargo, la elección de la herramienta más adecuada depende en gran medida de las funcionalidades que necesite la empresa, pero también del tipo de software.
