En términos de gestión empresarial, el reporting y los cuadros de mandos son herramientas esenciales para cualquier organización que desee mejorar su rendimiento a diario. Sin embargo, a veces estas se confunden y no siempre se entienden bien sus funciones respectivas… Para ver las cosas más claras, hagamos un balance de las principales diferencias entre estas dos herramientas, pero también de su complementariedad.
¿Qué son los dashboards y el reporting?
Antes de discutir las principales diferencias entre reporting y dashboarding, es importante definir estos dos conceptos.
Informes para hacer balance de la actividad de la empresa
Los informes son cuentas globales que ofrecen una visión general de la actividad de la empresa, un departamento o una filial.
Se trata, por tanto, de una fotografía instantánea en el tiempo, centrada en un periodo concreto. Además, presenta información en bruto que hay que analizar y poner de relieve para que sea realmente aprovechable.
El cuadro de mando para gestionar en tiempo real
El cuadro de mando es una herramienta de gestión empresarial que proporciona un apoyo real e inmediato a la toma de decisiones.
A diferencia de los informes, contiene datos en tiempo real para supervisar el rendimiento diario de una actividad, proyecto o departamento. La información se prioriza y se presenta en forma de indicadores clave de rendimiento (KPI) fáciles de interpretar.
De este modo, la empresa puede avanzar hacia sus objetivos estratégicos al tiempo que aplica medidas correctivas en caso necesario. Puede ser específico para determinadas áreas de la empresa, por ejemplo el cuadro de mando de RRHH, el de marketing o el de ventas…
Principales diferencias entre reporting y dashboarding
La forma
Los informes y los cuadros de mando se distinguen en primer lugar por su forma. En general, el primero es un documento generado en formato PDF o PPT, que contiene texto y gráficos. No es interactivo, ya que presenta información relativa a un periodo pasado.
El cuadro de mandos de gestión es una herramienta interactiva que reúne indicadores de medición del rendimiento y representaciones visuales para una comprensión inmediata de la información. Diseñado con software de Business Intelligence, permite explorar y analizar los datos y actualizarlos continuamente.
Integridad
En muchos casos, el informe es un documento muy detallado, que ofrece una descripción exhaustiva de la actividad de la empresa o de un departamento.
En cambio, el cuadro de mandos es mucho más sintético y se centra en un tema concreto, para controlar los resultados de un vistazo. Además, se recomienda no presentar más de 10 indicadores por cuadro de mando.
Los objetivos
Destinado principalmente a los directivos y a las unidades de negocio, el reporting proporciona una visión global de las acciones llevadas a cabo por la empresa y de su impacto durante un periodo definido. Permite identificar las grandes tendencias, estudiar los problemas, establecer previsiones, etc. Es, por lo tanto, una herramienta orientada al largo plazo.
Los objetivos de un cuadro de mandos de gestión son diferentes, ya que está diseñado para facilitar la toma de decisiones a corto plazo. De hecho, la información se prioriza para destacar los indicadores más importantes. Gracias a los datos actualizados en tiempo real, también permite a los equipos actuar de forma proactiva.
La creación de un sistema de información consiste en recopilar y procesar datos, mientras que la creación de un cuadro de mando consiste en analizar los datos para apoyar la toma de decisiones.
¿Cómo combinar informes y cuadros de mando?
A pesar de sus diferencias, el reporting y el cuadro de mando no son opuestos: son herramientas complementarias que deben utilizarse juntas para explotar todo su potencial.
En efecto, la elaboración de un cuadro de mando se basa necesariamente en el análisis previo de los informes, lo que permite identificar los problemas, las tendencias, pero también y sobre todo los objetivos que deben alcanzarse. Así mismo, la empresa puede definir indicadores clave (KPI) pertinentes para gestionar su rendimiento a diario.
No obstante, para combinar eficazmente la elaboración de informes y cuadros de mando, es importante cumplir algunos requisitos previos.
Datos fiables y centralizados
Hay un punto en común notable entre los cuadros de mando y los informes: ambas herramientas deben basarse en datos de calidad para ser realmente eficaces. De ahí la importancia de centralizar, depurar y estructurar los datos antes de analizarlos.
Al hacer que sus datos sean más fiables, la empresa puede utilizarlos para mejorar su rendimiento y aumentar su volumen de negocio, al tiempo que reduce considerablemente el riesgo de interpretaciones erróneas.
Para ello, puede recurrir a un software de inteligencia empresarial o a una herramienta de elaboración de informes que procese automáticamente los datos. Así, la organización puede sacar todo el partido de sus informes y cuadros de mando para la toma de decisiones.
Objetivos bien definidos
Para aprovechar todo el potencial de los informes y los cuadros de mando, sus respectivas tareas deben estar claramente definidas. Los empleados de cualquier nivel de la empresa deben ser capaces de diferenciarlos y emplearlos adecuadamente, sabiendo qué herramienta se adapta mejor a cada situación.
Para ello, es esencial definir su uso, su forma, su frecuencia, su nivel de detalle y también su público destinatario. De este modo, se separan claramente las funciones y objetivos de cada herramienta, lo que permite tanto a los empleados como a los directivos beneficiarse de su complementariedad.
A menudo confundidos, el reporting y el cuadro de mandos son dos herramientas por derecho propio, que difieren en la forma y el contenido. Pero su verdadera fuerza reside en su complementariedad: de ahí el interés por comprender sus características y utilizarlas conjuntamente para beneficiarse de una gestión empresarial ilustrada.
