Las herramientas de elaboración de informes son extremadamente útiles para la gestión diaria de su negocio y se han convertido en un aliado esencial para las empresas que buscan mejorar su rendimiento. Pero con la multitud de actores que compiten por una parte del mercado, ¿cómo puede estar seguro de que está haciendo la elección correcta e integrando una solución que realmente se adapte a sus necesidades?
¿Qué es una herramienta de elaboración de informes?
El reporting es una herramienta de análisis y toma de decisiones que permite a ejecutivos y directivos extraer datos relevantes sobre la situación de una organización. Generalmente se centra en un periodo concreto, y los datos se presentan de forma que resulten fáciles de leer e interpretar.
Los informes son esenciales para evaluar la salud y el rendimiento de una empresa. Es una instantánea de la situación en un momento dado, que pone de relieve lo que funciona, pero también identifica las áreas que hay que vigilar y mejorar.
Es un auténtico medio de comunicación entre los responsables que toman decisiones, los empleados y otras partes interesadas de la empresa, y puede utilizarse en muchos ámbitos: finanzas, recursos humanos, marketing, ventas, etc. Es muy útil para hacer el seguimiento de un proyecto, medir la eficacia de una estrategia y también para asegurarse de que la estrategia se ajusta a los objetivos fijados.
Sin embargo, crear informes manualmente es bastante complejo como laborioso. Por eso muchas empresas recurren a una herramienta de elaboración de informes, a veces integrada con una solución de Business Intelligence, para automatizar esta tarea y mejorar la eficacia. Al centralizar los datos y traducirlos en informes y tablas, este software es esencial para supervisar la actividad de la empresa en tiempo real.
7 criterios para elegir una herramienta de información
Aunque la utilidad de una herramienta de elaboración de informes está bien establecida, elegir el software adecuado para sus necesidades y requisitos no es tarea fácil. Para ayudarle a ver las cosas con más claridad, echemos un vistazo a los principales criterios que hay que tener en cuenta a la hora de tomar la decisión correcta.
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Ámbito funcional
A la hora de elegir un paquete de software de elaboración de informes, hay que prestar especial atención a las funcionalidades que ofrece la herramienta. Tiene que cubrir todas las necesidades de los usuarios si quiere que se adopte de forma generalizada, al tiempo que satisface sus requisitos y problemas específicos.
Estas son algunas de las características esenciales de una solución de informes para ayudarle a ver las cosas con más claridad.
Análisis de datos
El principal objetivo de una herramienta de elaboración de informes es transformar datos brutos y diversos en información utilizable. Por tanto, debe permitir a todo el mundo explorar y analizar los datos por sí mismo, aunque no tenga conocimientos técnicos.
Visualización de datos
La visualización de datos consiste en representarlos en forma de gráficos, histogramas, tablas o mapas. Simplifica la comprensión y el análisis de la información, haciendo que los datos sean más digeribles y más utilizables por los usuarios. Con unos pocos clics, la visualización de datos le permite hacer el seguimientio de su rendimiento de forma clara y precisa.
Informes estáticos
La creación de un informe estático es ideal para obtener una visión general inmediata de su situación en un momento dado. Es una instantánea en el tiempo, que te permite analizar datos históricos más adelante.
Pero también proporciona información útil para la gestión de proyectos a largo plazo, como la planificación presupuestaria o el desarrollo de estrategias. Este tipo de informe puede exportarse fácilmente en formato Microsoft Excel o PowerPoint.
Informes ad hoc
Los informes ad hoc son informes puntuales generados en respuesta a un problema específico que la empresa no ha podido resolver con un informe tradicional. Son totalmente personalizados y ofrecen un análisis detallado de una consulta o medida específica. Por tanto, su alcance se limita a un subconjunto restringido de datos.
Cuadros de mando
Las herramientas de elaboración de informes suelen incluir cuadros de mando, que muestran información actualizada en tiempo real. Son esenciales para la toma de decisiones, porque permiten actuar sobre la base de datos pertinentes. Por el contrario, los datos contenidos en un informe estático se quedarán obsoletos tarde o temprano.
Los cuadros de mando dinámicos le permiten visualizar y supervisar su empresa desde todos los ángulos, así como detectar rápidamente tendencias o anomalías. Por ejemplo, si se produce una caída repentina de un indicador clave de rendimiento (KPI), puedes analizar los datos para entender las causas.
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Rendimiento
Una buena herramienta de elaboración de informes debe ser una solución robusta y de alto rendimiento, capaz de gestionar grandes volúmenes de datos procedentes de una amplia gama de fuentes (tanto internas como externas a la empresa). La recopilación, el tratamiento y la actualización de los datos deben ser fluidos y automatizados, para ahorrarte tiempo en el día a día.
También hay que tener en cuenta la capacidad del software para proporcionar instantáneamente tablas, gráficos, hojas de cálculo o representaciones visuales más avanzadas. Del mismo modo, la herramienta debe poder adaptarse a la frecuencia de tus análisis, ya se trate de informes ocasionales, semanales, mensuales o trimestrales.
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Facilidad de uso
A la hora de elegir su software de informes, busque una solución fácil de usar con la que los usuarios puedan familiarizarse rápidamente. Una interfaz ergonómica y fácil de usar y unas funciones claras y comprensibles son esenciales si quiere que su personal quiera utilizar la herramienta.
Todos los miembros del equipo, expertos o novatos, deben poder crear informes, manipularlos y, sobre todo, comprender su contenido. Además, la información obtenida debe ser fácil de compartir entre los usuarios.
Antes de implantarlo, puede ser útil probar el programa a pequeña escala, por ejemplo aprovechando una versión gratuita. Esta fase de experimentación es especialmente útil para responder a las siguientes preguntas:
- ¿La herramienta de elaboración de informes es accesible para personas no especializadas sin conocimientos técnicos particulares?
- ¿Puede generar informes con la frecuencia deseada?
- ¿Se integra fácilmente con otras herramientas de la empresa (software de gestión de proyectos, ERP, herramientas de gestión de relaciones con los clientes, etc.)?
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Personalización
Como su nombre indica, una buena herramienta de elaboración de informes debe permitirte crear informes a tu gusto. De hecho, su formato debe adaptarse a tus necesidades para que los datos sean realmente explotables.
Por eso es importante elegir un software que ofrezca opciones avanzadas de personalización, que permitan ver los datos de distintas formas y variar las representaciones gráficas.
También hay que estudiar las posibilidades de trabajo en colaboración: ¿pueden varias personas interactuar con el mismo informe y realizar cambios personales en él? En caso afirmativo, ¿cómo se gestionan los derechos de acceso?
Por último, la herramienta debe ofrecer varias opciones para exportar, imprimir y compartir informes.
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Velocidad de despliegue
Lo ideal es que la herramienta de elaboración de informes sea «plug and play», es decir, que sea inmediatamente operativa. Concretamente, el software debe reconocer el formato de los datos que se van a analizar, pero también integrarse sin problemas con las demás aplicaciones utilizadas por la empresa. De este modo, podrá explotar rápidamente todas sus funcionalidades, sin tener que seguir un laborioso procedimiento de instalación.
La rapidez del despliegue también depende de la formación necesaria para familiarizarse con la herramienta: de ahí la importancia de optar por una solución intuitiva y fácil de usar. En cualquier caso, el tiempo dedicado a la integración debe estar a la altura de sus necesidades y de su proyecto.
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Escalabilidad
No olvide que elegir una herramienta de elaboración de informes es una decisión a largo plazo. Por eso es importante optar por una solución escalable, capaz de adaptarse a medida que crece tu organización y cambian sus necesidades.
Esto significa que el software debe ser capaz de añadir fácilmente nuevas funciones, manteniendo al mismo tiempo un rendimiento y una estabilidad ejemplares. En este caso, el mantenimiento y la actualización permanentes de la herramienta son esenciales: por eso, lo mejor es recurrir a un editor reconocido con experiencia global en Big Data y análisis de datos.
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Seguridad
El último punto a tener en cuenta a la hora de elegir una herramienta de elaboración de informes es la seguridad.
Aunque se trata de una cuestión importante para cualquier software, es especialmente relevante para las soluciones de elaboración de informes, que hacen un uso directo de los datos (a veces sensibles) de su empresa. Hay mucho en juego: las consecuencias de la pérdida de datos pueden ser desastrosas para su reputación, por no hablar de las pérdidas económicas que conlleva.
Por eso tienes que elegir un editor fiable que utilice protocolos de seguridad estrictos y sitúe la confidencialidad de los datos entre sus principales prioridades. Hay una serie de ámbitos que merecen especial atención: la gestión de los accesos, el cumplimiento del RGPD y otras normativas vigentes, y el alojamiento de los datos en una nube segura y soberana.
Así puede estar seguro de que sus datos sensibles o críticos están en buenas manos.
Aunque existen muchos criterios para elegir una herramienta de elaboración de informes, la riqueza funcional, el rendimiento y la escalabilidad son algunos de los elementos clave de una solución de calidad. De ahí la importancia de optar por una herramienta de Business Intelligence completa, que incluya funciones de elaboración de informes, así como otras posibilidades para sacar el máximo partido a sus datos.
¿Quiere ir más lejos? Descubra los 15 criterios esenciales para elegir un software de Business Intelligence.
