Durante mucho tiempo reservada a otros departamentos de la empresa, como el departamento de finanzas, la Business Intelligence (BI) es ahora una herramienta indispensable para el departamento de recursos humanos.
Al centralizar y hacer más fiables sus datos, pero también al automatizar ciertos procesos, el departamento de R.H. puede hacer frente a los numerosos retos que se le plantean: gestión del talento, calidad de vida laboral, contratación, gestión de nóminas, etc.
Esto permite tomar decisiones más informadas en el día a día, al tiempo que aumenta el rendimiento de la empresa.
Los retos de la Business Intelligence para los recursos humanos
En la actualidad, el departamento de RR. HH. debe enfrentarse a numerosos retos y se le confían responsabilidades sin precedentes: aumentar el rendimiento de la empresa al tiempo que se reducen los costes, evaluar los riesgos e identificar los puntos débiles de la organización, medir las consecuencias de las acciones aplicadas, etc.
Tareas que no se pueden llevar a cabo sin la ayuda de datos. De ahí la importancia de la Business Intelligence, que permite centralizar, clasificar y procesar eficazmente un gran volumen de datos procedentes de fuentes dispersas.
La empresa puede entonces apoyarse en dashboards de RR. HH. relevantes que proporcionan información fiable sobre el capital humano de la empresa. Estas valiosas herramientas de gestión permiten medir el impacto de cada empleado en el rendimiento de la estructura, al tiempo que identifican las áreas de mejora y control de costes.
Así, con la BI, es posible cuantificar en tiempo real las remuneraciones y las primas por rendimiento. El departamento de recursos humanos puede, por tanto, garantizar que el importe sea relevante para sus objetivos estratégicos.
Además, la Business Intelligence es un activo real para la gestión del talento. El análisis de los datos permite conocer mejor a los empleados y poner en marcha las acciones adecuadas para que se queden, aumentar su compromiso y motivación o atraer nuevos empleados.
La gestión del talento también significa anticipar e identificar las necesidades de formación de cada persona, para desarrollar las competencias clave que la empresa necesita. La BI facilita la implementación de un plan de formación profesional y el establecimiento de un presupuesto específico.
Finalmente, el análisis predictivo permite a la empresa ver el futuro y anticipar sus necesidades futuras en materia de formación, competencias o cualificaciones.
// Más información:
8 buenas razones para implantar una herramienta de Business Intelligence en R. H.
La herramienta de Business Intelligence: un activo para mejorar la calidad de vida laboral
La mejora de la calidad de vida laboral (CVL) es una tarea esencial para el departamento de recursos humanos. El software de Business Intelligence es una valiosa ayuda para analizar los feedbacks de los empleados, recogidos a través de encuestas periódicas o de un barómetro CVL. Se pueden realizar informes de RR. HH. para medir el bienestar, la motivación y el rendimiento de los empleados.
El estudio de estos datos es también muy interesante para comprender mejor las necesidades, los obstáculos y las herramientas de compromiso de los nuevos contratados. La empresa puede así mejorar su proceso de contratación, pero también poner en marcha las medidas adecuadas para garantizar el éxito de la integración de los nuevos talentos.
En cuanto al absentismo, que es uno de los principales problemas del departamento de RR. HH., también puede analizarse para comprender las causas principales, a menudo relacionadas con el sentimiento de malestar en el trabajo. El Big Data permite analizar este fenómeno no solo de manera cuantitativa, sino también cualitativa.
Además, la Business Intelligence es una poderosa herramienta para el diálogo social, que permite mejorar la comunicación interna de la empresa en el día a día. Gracias a los indicadores y las cifras, los temas relacionados con la calidad de vida laboral pueden abordarse con mayor objetividad, dejando de lado las opiniones subjetivas de cada individuo.
En el marco de una nueva estrategia o un cambio organizativo importante, la comunicación también es esencial para apoyar, tranquilizar y convencer a los empleados. Gracias a los datos, es posible cuantificar el nivel de adopción de un determinado proyecto y, a continuación, poner en marcha las acciones pertinentes para impulsar el cambio: sensibilización, talleres, formación, etc.
Por último, la igualdad profesional es un factor crucial para garantizar una buena calidad de vida laboral para todos los empleados. La Business Intelligence permite evaluar la situación de la empresa en materia de igualdad de género y política de personas de edad avanzada, pero también permite medir el impacto de las medidas adoptadas en materia de absentismo, motivación y remuneración.
// Para ir más allá: ¿Cómo mejorar la CVL mediante la Business Intelligence?
Las funcionalidades de un sistema de información de recursos humanos
Para aprovechar todo el potencial de la Business Intelligence, el departamento de RR. HH. debe contar con una herramienta adecuada: el Sistema de Información de Recursos Humanos (SGRH). Esta solución ofrece una amplia gama de funcionalidades que ayudarán al departamento de RR. HH. a realizar sus tareas diarias:
- Reúne todos los datos de los empleados, con un expediente de personal digitalizado, fichas de puestos y balances de competencias.
- Se utiliza para validar las solicitudes de permisos y gestionar las ausencias.
- Contiene todas las solicitudes y CV recibidos por la empresa, con seguimiento en tiempo real de las ofertas de empleo publicadas.
- Simplifica la gestión de los informes de gastos, su archivo y su exportación contable.
- Centraliza todas las nóminas y otros elementos relacionados con ellas.
- Contiene el historial de los cursos de formación realizados por los empleados.
- Recoge los feedbacks de los empleados y la información sobre la calidad de la vida laboral.
- Por último, integra funcionalidades de comunicación interna: noticias, intercambio de información o encuestas, etc.
Por supuesto, las funciones del SIRH pueden variar según las necesidades específicas de cada empresa, pero también según la herramienta elegida. Se distingue entre programas SaaS (software as a service) y herramientas locales:
- Los primeros, totalmente electrónicos y accesibles desde un simple navegador, tienen la particularidad de alojar todos los datos en la nube, lo que ofrece una gran flexibilidad.
- Los segundos, instalados directamente en servidores internos, permiten a la empresa mantener el control de sus datos, que pueden ser consultados y tratados incluso sin conexión a Internet.
En cualquier caso, esta herramienta de Business Intelligence permite controlar muchos indicadores clave (KPI) relacionados con la masa salarial, la nómina, la contratación o el clima social, a través de dashboards de RR. HH. actualizados en tiempo real.
// Más información:
Las funcionalidades esenciales de una herramienta de SIRH
Elegir la solución de Business Intelligence adecuada para la gestión de los recursos humanos
La elección de un SIRH adaptado es crucial para que la empresa pueda explotar todo el potencial de sus datos de RR. HH. Tras definir cuidadosamente sus necesidades y objetivos, la empresa puede utilizar diferentes criterios para seleccionar la solución ideal.
Sobre todo, una buena herramienta de BI ha de ser intuitiva, ergonómica y fácil de usar. De hecho, debe adoptarse rápidamente para que los usuarios puedan realizar sus tareas diarias de forma autónoma. El tiempo que se ahorre les permitirá centrarse en las tareas de mayor valor añadido.
El software de Business Intelligence también implica flexibilidad, sobre todo en términos de evolución funcional. Las necesidades de una empresa cambian constantemente y nadie puede predecir qué características serán esenciales en 1, 2 o 5 años. Por eso, es mejor optar por una solución flexible y escalable.
Además, la herramienta de SIRH debe poder integrarse fácilmente en un ecosistema de programas existente y vincularse con otras soluciones de la empresa para lograr una mayor eficacia. La presencia de conectores y API es esencial para garantizar la plena interoperabilidad del sistema.
Otro punto importante de vigilancia es el mantenimiento de la solución. El editor deberá actualizarla regularmente, ya sea por razones de seguridad, rendimiento o funcionalidad. Esto garantiza que la empresa disponga de una herramienta que pueda satisfacer sus necesidades a largo plazo.
Pero la implementación de una solución de BI no es solo una cuestión de tecnología, es también y, sobre todo, un proyecto humano. La resistencia al cambio por parte de los empleados, por ejemplo, debe tenerse en cuenta a la hora de seleccionar un programa que facilite la transición a una nueva forma de trabajar.
El aspecto humano también es muy importante para el editor: poder contar con un socio disponible y receptivo, que proporcione un acompañamiento personalizado, es un verdadero alivio para la empresa. La calidad del servicio al cliente (que debería ser preferiblemente en francés) también es un criterio esencial a considerar.
// Para ir más allá: ¿Cómo elegir su herramienta de SIRH?
Desde la nómina hasta la contratación, pasando por la gestión del talento y la CVL, la Business Intelligence es una valiosa aliada para apoyar al departamento de RR. HH. en sus tareas diarias. Por lo tanto, la elección de una herramienta de SIRH de alto rendimiento, con funcionalidades adaptadas a las necesidades de la empresa, es esencial.
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