Esencial para analizar el rendimiento y tomar decisiones con conocimiento de causa, el cuadro de mando de ventas es realmente imprescindible para su empresa. Pero, ¿cómo crear un cuadro de mando eficaz que realmente responda a sus retos estratégicos? Para averiguarlo, veamos juntos una selección de ejemplos de cuadros de mando de ventas eficaz.
¿Qué es un cuadro de mando de ventas?
El cuadro de mando de ventas es una herramienta para dirigir la actividad de ventas, medir el rendimiento y evaluar la consecución de los objetivos de la empresa. Para ello, utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) representados en forma de gráficos, diagramas y otros cuadros.
Importante: el cuadro de mandos no debe confundirse con los informes de ventas.
Las claves del éxito de un cuadro de mando de ventas
El cuadro de mando de ventas es un aliado inestimable para cualquier empresa, siempre que se construya de la forma adecuada. He aquí algunos principios esenciales que hay que seguir para que un cuadro de mando tenga éxito.
Objetivos de ventas bien definidos
El cuadro de mando de ventas no es una herramienta estandarizada: debe construirse en función de los objetivos de ventas de cada equipo. De ahí la importancia de definir claramente estos objetivos: ventas que deben alcanzarse, número de nuevos clientes que deben adquirirse, número de contratos que deben renovarse, etc.
Esta definición previa de los objetivos es esencial para garantizar que el cuadro de mando sea comprendido y adoptado correctamente por el personal de ventas. Además, los indicadores que se incluyan en el cuadro de mando dependerán directamente de estos objetivos.
Indicadores de rendimiento de ventas relevantes
Uno de los principales usos de un cuadro de mando de ventas es la capacidad de tomar decisiones rápidamente. Para ello, debe ser conciso, claro y fácil de leer, gracias a una selección de indicadores relevantes. Monitorizar demasiados indicadores al mismo tiempo diluirá la información, por lo que es preferible limitarse a un máximo de 10 KPI.
La correcta integración de los indicadores clave en el cuadro de mando de ventas es esencial para enviar un mensaje claro a los equipos, evitando cualquier confusión, pero también para ayudarles a identificar anomalías o áreas de mejora.
Por tanto, los datos del cuadro de mandos deben jerarquizarse en función del tipo de indicador, por ejemplo: ventas, rentabilidad, productividad, etc. También deben destacarse las relaciones entre los distintos KPI, como en el caso del impacto de la cesta media en las ventas.
Un cuadro de mandos fácil de usar y leer
Una vez definidos los objetivos y los indicadores, únicamente queda construir el cuadro de mandos para la toma de decisiones. Para ello, las empresas disponen de varias herramientas.
Empezando por las hojas de cálculo tradicionales, que siguen siendo muy utilizadas, aunque tienen una serie de desventajas… Crear un cuadro de mando empresarial con Excel implica una gestión manual y datos poco estructurados, lo que no hace, sino multiplicar por diez el riesgo de errores o pérdidas.
Por eso es preferible emplear una herramienta de reporting dedicada a la creación de cuadros de mando, con cuadros de mando prediseñados y datos perfectamente fiables que se actualizan automáticamente. Este tipo de herramienta es tanto más eficaz si forma parte de una solución completa de Business Intelligence, que ofrezca multitud de funciones para explotar los datos.
Por último, sea cual sea la herramienta elegida, es fundamental diseñar un cuadro de mando adaptado a su público objetivo, para que sea fácil de leer y comprender.
Difusión eficaz de la información
Para ser útil a la empresa, el cuadro de mando de ventas debe ser consultado por su público objetivo. De ahí la importancia de difundirlo entre los usuarios e integrarlo en su rutina diaria de trabajo, sobre todo si se trata de una práctica nueva en la empresa. Los equipos deben saber exactamente dónde encontrar su cuadro de mando y cómo utilizarlo.
Por ejemplo, un recordatorio semanal por correo electrónico puede ser útil para animar al personal de ventas a consultar sus KPI con regularidad. El cuadro de mando también puede integrarse directamente en el ERP, CRM u otras soluciones empresariales para darle mayor visibilidad.
Un cuadro de mando automatizado
Con una herramienta de Business Intelligence, es posible automatizar una serie de tareas complejas y repetitivas relacionadas con el cuadro de mando, en particular :
- Recogida y preparación de datos.
- Análisis de datos.
- Actualización del cuadro de mando en tiempo real.
7 ejemplos de cuadros de mando de ventas
Existe una gran variedad de cuadros de mando para ayudar a las empresas a gestionar su rendimiento de ventas en el día a día. Para ilustrar esto, aquí hay 7 ejemplos de cuadros de mando de ventas que se pueden establecer dentro de una organización.
El cuadro de mando de previsión de ventas
Se trata de un resumen completo del proceso, las oportunidades de venta y las transacciones, que permite comparar las previsiones con los resultados reales. Así pues, este cuadro de mando permite elaborar metódicamente previsiones de ventas a distintos niveles: previsiones reales, previsiones probables, previsiones optimistas, etc.
Se trata de una información muy útil para los responsables de ventas, que pueden basarse en datos fiables para tomar las mejores decisiones estratégicas.
El cuadro de mando del crecimiento de las ventas
Este cuadro de mandos facilita la visualización y el filtrado de los datos relativos al crecimiento de las ventas, ya sea por segmento, región o vendedor. Ayuda a los directivos a identificar tendencias, establecer objetivos realistas y apoyar al personal de ventas a diario.
Por ejemplo, el seguimiento de las ventas por vendedor puede ayudar a los empleados a aprovechar más oportunidades y cambiar de estrategia para mejorar sus resultados. Al final, los vendedores están más motivados, las operaciones se planifican mejor y el éxito del cliente se convierte en la piedra angular del equipo de ventas.
El cuadro de mando del canal de ventas
Como su nombre indica, el cuadro de mando del proceso de ventas proporciona información sobre el estado y la evolución del proceso. Puede visualizarse en función de un KPI, una etapa de la oportunidad, un periodo o un vendedor, gracias a la segmentación de datos.
Con esta visión general del estado del proceso de ventas, la empresa puede detectar oportunidades que requieren una respuesta rápida, identificar el origen de sus clientes potenciales y ayudar a sus equipos a alcanzar sus objetivos.
El cuadro de mando de gestión de cuentas
El rendimiento de las ventas depende de un buen conocimiento de los clientes, por lo que los equipos deben tener al alcance de la mano el historial de cada cuenta. Este cuadro de mandos hace precisamente eso, incorporando todos los KPI comerciales clave para un conocimiento exhaustivo de las cuentas.
De un vistazo, un comercial puede ver si un cliente se ha sentido decepcionado recientemente por los productos y servicios ofrecidos, o si ya hay una propuesta de venta en curso. También puede consultar las cifras de ventas históricas de una cuenta, desglosadas por producto, servicio o éxito del cliente.
El panel de prospección de ventas
Como su nombre indica, el cuadro de mandos de prospección de ventas es una herramienta para gestionar clientes potenciales y captar nuevos clientes. Permite priorizar las acciones de venta en función del potencial, la importancia o la urgencia de cada cliente.
Sus principales KPI incluyen el número de citas con clientes concertadas, el número de clientes potenciales generados en un periodo determinado, el número de clientes potenciales perdidos y la tasa de conversión.
El cuadro de mando de revisión de ventas
Este cuadro de mando basado en los datos de la herramienta CRM es muy útil para los responsables de ventas, que pueden realizar un seguimiento del rendimiento de las ventas y compararlo con las cifras actuales y los trimestres anteriores. Los datos también se pueden filtrar por producto o por tipo de oportunidad.
Además, los gestores tienen acceso a datos perfectamente fiables y se benefician de una visión de conjunto que les permite desarrollar estrategias de ventas eficaces.
El panel de asignación de territorios de ventas
Este cuadro de mandos permite a las empresas adoptar un enfoque proactivo en la creación y asignación de territorios de ventas. Un enfoque que puede tener un impacto muy positivo en el rendimiento de las ventas.
Para comprender los indicadores de rendimiento de ventas que influyen en los territorios, los datos son esenciales. Nos permiten detectar oportunidades sin explotar (o infra explotadas), pero también equilibrar las cargas de trabajo sobre el terreno.
Con estos consejos y estos diferentes modelos de cuadros de mando de ventas, ya tienes todo lo que necesitas para diseñar un cuadro de mando relevante que te permita controlar tu rendimiento de ventas a diario, establecer nuevas estrategias y alcanzar todos tus objetivos.
