La BI es fundamental para unificar la consolidación de los datos y la elaboración de informes de actividad, mientras que fiabilizar a los datos.
BI: una herramienta esencial para la consolidación de datos y elaboración de informes de actividad
La armonización de los datos utilizados para la consolidación legal y los informes financieros es ahora un reto importante para las empresas. Sin embargo, estos datos suelen proceder de múltiples fuentes y presentan una gran variedad de metodología de análisis y gestión. Por lo tanto, es prioritario unificar la consolidación de datos y elaboración de informes de actividad en una misma solución.
¿Por qué unificar la consolidación y los informes de actividad?
La consolidación y la elaboración de informes de actividad son dos tareas complementarias que consisten en conciliar todos los datos financieros o contables de un grupo. De este modo, el grupo puede obtener una visión global de sus distintas filiales.
Sin embargo, conciliar información de orígenes muy diferentes es un verdadero reto para la dirección financiera, el departamento de sistemas y otros departamentos de la empresa. Por lo tanto, se necesita urgentemente un proceso unificado de consolidación y de elaboración de informes.
Para ello, las organizaciones necesitan una solución que pueda manejar múltiples fuentes de datos y dirigirse a todas las categorías de usuarios, simplificando al mismo tiempo el tratamiento y la partición de datos.
Las ventajas de contar con un programa de consolidación y elaboración de informes unificado
Para simplificar su gestión financiera en el día a día, los grandes grupos con varias filiales (tanto en territorio nacional como extranjero) hacen bien en adoptar programas informáticos de consolidación y elaboración de informes de actividad.
Ahorrar tiempo
Una solución de elaboración de informes y consolidación realiza automáticamente dos tareas que consumen mucho tiempo. Las empresas tienen que lidiar con volúmenes de datos cada vez más grandes. Al mismo tiempo, los sistemas de elaboración de informes son cada vez más complejos. Por lo tanto, estas tareas ya no pueden hacerse correctamente con métodos manuales.
Reducir el riesgo de error
La consolidación de datos debe conducir a resultados rigurosamente exactos: no hay margen de error. Una solución unificada tiene la ventaja de reducir considerablemente el riesgo de errores que podrían afectar a la interpretación de los datos. De hecho, los datos consolidados son herramientas esenciales para guiar a los responsables de la toma de decisiones en el día a día.
Ganar en productividad y agilidad
Con un programa unificado, la consolidación de datos ya no es una tarea puntual que consume mucho tiempo: es una actividad continua y sin fisuras, que no precisa de otras herramientas innecesarias. De este modo, la empresa gana en productividad, pero también en agilidad.
Hacer previsiones financieras más fiables
El desfase entre las previsiones financieras y la realidad es un problema importante. Conciliar la elaboración de informes y la consolidación nos permite remediar esta situación proporcionando datos más fiables y comparaciones más significativas.
Obtener una visión general de sus datos financieros
Esta unificación también permite al grupo beneficiarse de una visión global de sus datos, lo que permite comprender y comparar mejor la situación de las distintas filiales. Al mismo tiempo, la comunicación entre los diferentes actores de la empresa se hace más fácil y fluida, porque pueden hablar un idioma común.
¿Cómo se pueden hacer más fiables los datos de consolidación?
Los programas informáticos de consolidación y elaboración de informes son una herramienta esencial para optimizar la gestión del rendimiento y obtener una mejor visión de la actividad del grupo. Pero también es una forma excelente de garantizar la calidad y fiabilidad de los datos, siempre que se apliquen los métodos adecuados.
Armonización de la recopilación de datos
Los datos consolidados deben reflejar la actividad del grupo lo más fielmente posible. Por lo tanto, es necesario armonizar la forma en que se retroalimentan los datos de las diferentes entidades.
En particular, en un contexto internacional, es probable que cada filial utilice diferentes monedas, normas financieras o idiomas. En consecuencia, es necesario establecer un sistema de referencia central para interpretar toda esta información según un enfoque común.
Para lograrlo, es esencial el uso de un programa de elaboración de informes y consolidación unificado. Permite recoger los datos de forma coherente, simplificar su tratamiento y reunir a los equipos en torno a una única herramienta.
Acompañando el cambio
Sin embargo, la implementación de una herramienta de este tipo requiere un apoyo real a los usuarios. No se trata solo de enseñarles a emplear los programas informáticos, sino de difundir una nueva cultura, para que todo el mundo sea consciente de la riqueza de datos que poseen.
Invertir en formación es una palanca eficaz para acabar con las diferencias de interpretación, al tiempo que se reduce considerablemente el riesgo de error en la introducción de datos. Por lo tanto, es necesario explicar a los usuarios cómo se ha diseñado el marco usual de referencia, pero también transmitirles las buenas prácticas relacionadas con la consolidación y elaboración de informes de gestión.
Automatizar la recopilación de datos y los controles
Un sistema de recopilación y control automatizado, asociado a un repositorio central, permite evitar la mayoría de los problemas inherentes a la fiabilidad de los datos. En efecto, en la mayoría de los casos, estos se deben a factores humanos, como errores de entrada o interpretación.
Además, la automatización le permite liberarse de determinadas tareas que consumen tiempo y tienen poco valor añadido. Desde la extracción hasta la transformación de los datos, pasando por la carga de flujos… Todo puede gestionarse sin intervención humana.
¿Cómo facilita la Business Intelligence la consolidación de los datos?
Para responder a esta necesidad de unificación entre consolidación e informe de actividad, el Big Data y la Business Intelligence son unas herramientas imprescindibles. En efecto, un programa de visualización de datos permite realizar fácilmente un gran número de análisis a lo largo del proceso de consolidación.
Dashboards de seguimiento para las diferentes filiales
Con una solución de Business Intelligence, es posible hacer un seguimiento de las fechas de finalización asociadas a la recopilación de datos, incluso durante varios períodos. Gracias a estos dashboards con información de las filiales, la sede central puede identificar los ejes de mejora de cada una de ellas, pero también comparar el tiempo que se tarda en introducir los informes de cada entidad.
Una mejor gestión de los flujos entre empresas
Conciliar los flujos entre empresas es un reto importante para los grupos, que deben tener una visión global de los niveles de estos flujos. Ahora bien, la Business Intelligence permite poner de manifiesto las diferencias entre las distintas fuentes de datos, las diferencias en relación con los períodos anteriores, pero también las diferencias residuales.
Controles de coherencia más eficaces
A lo largo de la subida de los datos desde las filiales, la visualización de datos permite hacer un seguimiento visual de la resolución de los controles de coherencia. Esto permite identificar rápidamente un posible retraso y poner en marcha las acciones adecuadas para garantizar los plazos de la entidad en cuestión.
Un mayor control de los datos
Gracias a su capacidad para cruzar información, una herramienta de Business Intelligence permite un mayor control de los datos, facilitando las comparaciones entre diferentes periodos. Suficiente para implementar una verdadera revisión analítica en la que es posible navegar de forma dinámica. De este modo, se puede detectar rápidamente cualquier anomalía que pueda producirse durante el proceso de consolidación.
Ahorro de tiempo y productividad, disminución del riesgo de error, mejora de la gestión del rendimiento, etc. La unificación de la consolidación y elaboración de informes tiene muchas ventajas para las empresas. Sin embargo, para explotar todo su potencial, es indispensable aportarle fiabilidad los datos con la ayuda de un repositorio central. Por ello, una herramienta de Business Intelligence es la solución ideal para simplificar la recopilación, el tratamiento y el intercambio de los datos, haciendo que todas las entidades hablen un idioma común.
