Cuando se trata de monitoreo y administración de datos, Excel es a menudo la única solución de informes elegida por muchas empresas. Sin embargo, su funcionalidad es limitada y puede resultar difícil de aprender, ya que su uso requiere amplios conocimientos. Sin embargo, una buena información debe, por definición, ser clara, simple y comprensible.
¿Está acostumbrado a crear sus tablas de informes con Excel, pero quiere ir más allá? ¿Está buscando un potente software de generación de informes de actividad para procesar varios datos al mismo tiempo sin perder tiempo?
Esto es posible, con las alternativas a Excel que te presentaremos en este artículo.
¿Por qué Excel no es adecuado para generar informes?
A medida que las herramientas de análisis evolucionan a pasos agigantados, Excel sigue siendo el software elegido por muchas empresas. Esto es un testimonio de su utilidad y versatilidad, pero también significa que tiende a usarse en situaciones para las que no es adecuado. En inteligencia empresarial, las grandes cantidades de datos procesados y la precisión requerida en el análisis pueden llevar rápidamente a Excel a sus propios límites.
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EXCEL NO PUEDE PROCESAR GRANDES VOLÚMENES DE DATOS
Una solución de tablero real no es solo una herramienta para almacenar y ver datos. También debe poder realizar rápidamente tareas complejas, garantizar un alto nivel de seguridad y mantener los datos actualizados tanto como sea posible. Si bien Excel es útil para algunos de estos aspectos, se vuelve más difícil de usar a medida que aumentan las necesidades de análisis.
Por ejemplo, ejecutar cálculos de simulación es relativamente fácil con Excel, pero pequeños errores pueden introducirse fácilmente en las fórmulas, sesgando los resultados en el futuro. Además, es mucho más difícil obtener información en tiempo real porque los datos de Excel no se actualizan en vivo.
Un problema que ha llevado a muchas organizaciones a recurrir a soluciones más potentes, como DigDash Enterprise. Christine CARRACO, controlador de gestión en el ayuntamiento de Rueil-Malmaison, declara: «Me estaba resultando difícil seguir utilizando y analizando los datos en tantas líneas en un archivo de Excel».
Obtenga más información a través del ejemplo del municipio de Rueil-Malmaison (Ile-de-France):
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EXCEL NO PUEDE ADMINISTRAR MÚLTIPLES FUENTES DE DATOS
Para crear buenos informes de actividad, es fundamental poder centralizar los datos de varios canales en un único panel. Esto permite utilizar los datos de manera más eficiente y obtener información más cualitativa. Excel tiene esta capacidad, pero la tarea resulta bastante laboriosa: cada fuente debe ingresarse manualmente para lograr la centralización de la información. Esto no es necesariamente un problema, especialmente para las pequeñas empresas que tienen flujos de datos restringidos. Sin embargo, a medida que la organización crece y evoluciona, el proceso se vuelve cada vez más difícil de lograr.
En otras palabras, si recopila datos de varias fuentes de forma continua, Excel puede convertirse en un factor limitante real. Para evitar dañar la calidad de sus datos, es mejor optar por una alternativa que le permita mezclar fácilmente todos sus conjuntos de datos.
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EXCEL NO PERMITE CREAR VISTAS DINÁMICAS
Hay otra área en la que una solución de Business Intelligence supera con creces a Excel: la visualización de datos. Excel se basa en su capacidad para realizar funciones estadísticas. Sin embargo, no fue diseñado para generar representaciones complejas o dinámicas. El software ofrece la posibilidad de crear gráficos y diagramas, pero estos son estáticos y no tienen en cuenta los datos entrantes.
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Para algunas empresas, esto no es un problema, especialmente si sus preocupaciones son el análisis de datos históricos. Pero para las organizaciones que necesitan visualizar sus datos inmediatamente, Excel no es apropiado. Se necesita una verdadera herramienta de inteligencia empresarial, ya que también permite interactuar con las representaciones gráficas generadas.
Es este problema el que llevó a CASDEN Banque Populaire a adoptar el software de panel de control DigDash Enterprise. Al encontrar dificultades para ejecutar análisis precisos, el grupo no tenía una gestión comercial de la que hablar. Excel entonces comenzó a mostrar sus límites.
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EXCEL ES UNA PÉRDIDA DE TIEMPO
Como habrás entendido, si necesitas crear informes precisos en tiempo real, mientras explotas datos dispersos y múltiples, Excel no está a la altura de la tarea … Sin mencionar que la hoja de cálculo no tiene una funcionalidad de actualización en tiempo real: cada cambio debe realizarse y guardarse individualmente. Además, Excel requiere aprender algunas habilidades técnicas para dominar sus funciones más avanzadas.
Resultados de las carreras: pierdes mucho tiempo manejando y analizando tus datos, pero también familiarizándote con la herramienta, para obtener resultados potencialmente erróneos …
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EXCEL AUMENTA EL RIESGO DE ERROR
Al no ser una herramienta colaborativa, Excel no permite que varios usuarios editen el mismo documento. Como resultado, cada archivo existe en varias versiones. Los empleados, que cada uno tiene su propia visión, se encuentran así con datos diferentes y no hablan el mismo idioma.
Pierre GRUFFAZ, Director de Sistemas de Información del grupo Fournier Habitat, subraya: “Cada departamento prefirió utilizar sus propias herramientas (a menudo Excel) y sus propios datos para compilar sus estadísticas. A menudo sucedía entonces que las cifras que supuestamente debían servir de referencia diferían de un departamento a otro «.
Alternativas a Excel para crear sus informes
Ahora que conoce las limitaciones de Excel, todo lo que tiene que hacer es elegir. O el software de Microsoft, a pesar de sus deficiencias, es suficiente para satisfacer sus necesidades; o tienes que encontrar una solución más avanzada y adecuada.
Aquí hay varios ejemplos de herramientas de informes que le permitirán compensar las debilidades de Excel y aprovechar al máximo sus datos.
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TRABAJAR COLABORATIVAMENTE CON GOOGLE DOCS
Si Microsoft Excel no permite que su equipo trabaje en el mismo documento simultáneamente, es posible con la suite Google Docs.
Ofrece las mismas herramientas que la suite de Microsoft (Powerpoint, Word, Excel, etc.), pero su presencia online la convierte en un activo fundamental para el trabajo colaborativo.
Puedes acceder a Google Docs donde y cuando quieras, solo conecta tu PC o dispositivo a Internet y listo. Por otro lado, debe tener una cuenta de Gmail.
Google Sheets le ofrece diferentes formas de diseñar excelentes tablas dinámicas. Puede hacer diagramas de calidad sin ser realmente un profesional. Crear hojas de cálculo y ordenar sus datos de Excel es cada vez más fácil.
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ELIJA LA SUITE DE OFICINA WPS
Completamente gratuita, la suite ofimática WPS tiene la ventaja de ser compatible con la de Microsoft: puede abrir y editar un documento
Microsoft directamente en la suite ofimática de WPS. Por lo tanto, será muy útil si desea cambiar de software sin volver a iniciar su documento de Excel de la A a la Z. ¡No hay ahorro de tiempo!
Tampoco importa en qué plataforma esté trabajando, porque WPS Office es compatible con Microsoft, Mac e incluso Linux. También tiene la opción de almacenar sus archivos en la nube; Por lo tanto, compartir archivos entre empleados es muy fácil.
La aplicación móvil bien surtida ofrece funciones con el único propósito de hacer su vida más fácil y usar la oficina de WPS cuando lo desee, dondequiera que esté. Para Excel, hay tres modos de teclado disponibles de acuerdo a sus necesidades (letras, símbolos…), y una simple tecla le permite cambiar de columna. Usar varias hojas también es muy fácil.
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UTILICE LA ALTERNATIVA DE GOOGLE: DATA STUDIO
En 2016, Google lanzó Data Studio, su propia herramienta de tablero. Este software le permite recopilar en un tablero todos los datos de las aplicaciones de Google que desee (Google Analytics, Google Search Console, Google Sheets, etc.).
Data Studio tiene muchas ventajas: además de ser completamente gratuito (solo necesitas tener una cuenta de Google), crear gráficos y tablas simples es rápido. Puede agregar un cuadro de texto para sus comentarios, imágenes, etc.
Puede compartir sus paneles con las personas que elija con solo un clic.
DIGDASH: SIMPLIFICA TU VIDA CON TABLEROS DINÁMICOS
Excel requiere un conocimiento sólido del uso para diseñar tablas dinámicas eficientes … Con DigDash Enterprise, tiene un software de tablero claro, eficiente y práctico para manipular sus datos.
¿Cómo hacer que un tablero sea sexy en menos de 10 minutos?
¿Cómo hacer que un dashboard sea atractivo en menos de 10 minutos?
Fundada por un equipo de expertos en inteligencia empresarial, DigDash recopila todos los datos que necesita, ya sean estructurados o no, para crear fácilmente tablas de análisis potentes. Estos pueden ser utilizados por todas las líneas de negocio de la empresa y todo tipo de usuarios: informes de RRHH, ventas, finanzas …
Además, los grandes volúmenes de datos de diferentes fuentes no asustan a DigDash. Robusto y poderoso, el software puede explorar y analizar datos a alta velocidad. Obtiene sus indicadores y visualizaciones en unos segundos. ¡No es necesario llamar al departamento de TI para la toma de decisiones!
Mejor que eso, los paneles de DigDash le permitirán analizar el estado de su actividad y sus objetivos en tiempo real. Depende de usted elegir sus KPI: el software de inteligencia empresarial se encarga de la automatización y le ahorra tiempo.
Como puede ver, Excel no es la única solución para ordenar sus datos y crear informes de actividad. ¡Todo lo que tiene que hacer es elegir entre estas diferentes alternativas al software de Microsoft!
