En un entorno complejo, sujeto a numerosos cambios normativos, es esencial disponer de herramientas eficaces para medir el rendimiento a diario. La vivienda social es un ejemplo perfecto de ello, ya que los actores del sector buscan constantemente optimizar el uso de los recursos, maximizando al mismo tiempo el impacto social y económico de su actividad. Afortunadamente, los propietarios de viviendas sociales ya pueden confiar en los cuadros de mando para mejorar la gestión de sus alquileres.
Retos en la gestión de alquileres para los arrendadores sociales
Responsables de construir, gestionar y mantener viviendas sociales de alquiler, asignarlas en función de los recursos y prestar apoyo diario a los inquilinos, los arrendadores sociales se enfrentan a grandes retos.
En este sector, que se encuentra bajo presión, mejorar el rendimiento es una prioridad. Pero, ¿cómo pueden medir los propietarios sociales la eficacia de sus iniciativas en materia de vivienda social? No hay duda: los cuadros de mando de gestión son herramientas inestimables para supervisar la actividad y tomar decisiones con conocimiento de causa, porque ofrecen una representación visual de los indicadores clave de rendimiento que todo el mundo puede entender.
Cuadro de mando para la gestión de alquileres: ¿qué indicadores deben incluirse?
Los indicadores clave de rendimiento pueden variar de un arrendador social a otro, en función de los objetivos específicos de la organización. Sin embargo, hay algunos KPI que son esenciales para cualquier cuadro de mando de gestión de alquileres.
El índice de ocupación
El índice de ocupación es una parte esencial de la gestión de una cartera inmobiliaria, ya que nos permite evaluar la capacidad del propietario para atraer y retener inquilinos.
Fórmula:
(Número de viviendas ocupadas/Número total de viviendas) x 100
Debe controlarse regularmente, porque un bajo índice de ocupación es sinónimo de pérdidas económicas. Las viviendas vacías son caras y aumentan el coste de gestión del parque de viviendas sociales. El seguimiento de la evolución del índice de ocupación también permite evaluar la eficacia de las medidas adoptadas para atraer a nuevos inquilinos.
Además
También podemos calcular la tasa de viviendas vacías, que expresa la proporción de viviendas desocupadas en un momento dado: (Número de viviendas vacías/Número total de viviendas) x 100.
La tasa de siniestralidad
Este KPI mide la propensión de los inquilinos a presentar una queja. Por tanto, refleja el nivel de satisfacción de los residentes con el alojamiento y los servicios ofrecidos. Un análisis más profundo de las quejas puede utilizarse para identificar áreas de mejora y tomar medidas correctivas, con el fin de construir relaciones de confianza con los inquilinos.
Fórmula:
(Número de siniestros/Número total de inquilinos) x 100
Tasa de cobro de alquileres
El índice de recaudación indica la proporción de alquileres efectivamente cobrados con respecto a los debidos. Este indicador debe ser objeto de un seguimiento diario, en particular por parte de los equipos encargados del cobro.
Los impagos repercuten directamente en la tesorería del propietario social y, por tanto, en su capacidad de inversión. Un índice de cobro a la baja exige una respuesta inmediata, a riesgo de perjudicar la gestión y el mantenimiento del parque de viviendas.
Fórmula :
(Alquileres cobrados/alquileres debidos) x 100
El plazo de realquiler
Es el tiempo que se tarda en encontrar un nuevo inquilino tras la marcha de un residente anterior. Cuanto más corto sea el periodo de realquiler, más eficaz puede considerarse la gestión del alquiler.
Tasa de renovación de arrendamientos
Este indicador mide el porcentaje de inquilinos que deciden renovar su contrato y permanecer en su vivienda actual.
Fórmula:
(Número de inquilinos que renuevan sus contratos/Número total de contratos que vencen) x 100
Una tasa de renovación baja puede significar que los inquilinos no están satisfechos con su vivienda o con los servicios ofrecidos. Por el contrario, una tasa elevada es sinónimo de satisfacción y refleja cierta estabilidad dentro de la residencia social.
El seguimiento de este KPI es importante para evaluar la capacidad del propietario de retener a los inquilinos y mantener relaciones a largo plazo con ellos, pero también para identificar oportunidades de mejora si el índice desciende.
El coste de la gestión de la vivienda social
El coste de gestión de una cartera inmobiliaria incluye generalmente los gastos de personal y los gastos de funcionamiento que no se asignan directamente a los edificios. El seguimiento de este indicador es esencial para informar sobre los resultados financieros de la organización.
El coste de mantenimiento
Este KPI se refiere a los gastos en edificios y equipos. Por lo tanto, es muy útil para medir la eficacia de la gestión del mantenimiento y las reparaciones.
Seguimiento de los objetivos de asignación de viviendas
Al estar sujetos a objetivos de adjudicación de viviendas sociales, los arrendadores tienen todo el interés en vigilar de cerca este indicador reglamentario, sobre todo en los comités de asignación de viviendas y revisión de la ocupación.
¿Cómo pueden, los arrendadores sociales, utilizar los cuadros de mando para mejorar la gestión de sus alquileres?
La eficacia de un cuadro de mando no solo depende de la pertinencia de los indicadores que contiene, sino también de la forma en que se utilizan.
Así pues, para optimizar la gestión de los alquileres a largo plazo, los arrendadores sociales deben prestar especial atención a la hora de seleccionar sus indicadores clave de rendimiento. Estos deben ser coherentes con sus objetivos, pero también fácilmente medibles con los datos disponibles.
Además, es vital ajustar y actualizar los indicadores con regularidad, para que reflejen los cambios organizativos y normativos. Compartir los KPI con los empleados (sobre todo en forma de informes) es otro factor clave, ya que ayuda a destacar los éxitos de la organización y a desarrollar una cultura orientada al rendimiento.
Por último, es importante tener en cuenta que el uso de cuadros de mando no es una práctica innata. Es necesaria una verdadera campaña de sensibilización y formación para concienciar a los equipos del valor de los indicadores, y también para enseñarles a utilizar la herramienta del cuadro de mando.
Gracias al Business Intelligence, los arrendadores sociales disponen ahora de herramientas potentes e intuitivas con las que medir su rendimiento a diario. Una plataforma de cuadros de mando les da acceso a información de alta calidad, con KPI relevantes actualizados en tiempo real, para que puedan supervisar la gestión de sus alquileres con confianza.
