Aunque la elaboración de informes es esencial para el seguimiento de los proyectos sanitarios, la creación manual de informes suele ocasionar pérdidas de tiempo y dificultades imprevistas. Afortunadamente, existe una solución para aumentar la eficiencia y explotar los datos más relevantes: crear informes semanales automatizados.
¿Qué son los informes semanales?
Un informe semanal ofrece una visión general del rendimiento de una organización durante una semana determinada. Mediante visualizaciones interactivas, permite a directivos y empleados seguir los progresos de los últimos 7 días e identificar áreas de mejora.
Esta frecuencia de los informes garantiza la eficacia y la capacidad de reacción, ya que la información se actualiza periódicamente. No obstante, el tiempo transcurrido entre cada informe es suficiente para dar un paso atrás y observar las tendencias, lo que no ocurre con un informe diario.
Generalmente, el informe semanal se utiliza para supervisar el progreso de un proyecto, que puede implicar a cualquier función de una empresa: finanzas, marketing, ventas, recursos humanos, etc. Específicamente, en el sector sanitario, esta herramienta puede utilizarse para diversos fines, como el seguimiento de pacientes o historiales médicos.
Características principales de una herramienta de automatización de informes semanales
La automatización es un proceso por el cual los informes sanitarios semanales se generan y actualizan automáticamente mediante software. El software suele utilizar interfaces de programación de aplicaciones (API) para recuperar al instante una amplia gama de datos.
Esto significa que los gestores de proyectos y otros analistas de datos sanitarios tienen acceso semanal a informes actualizados, que pueden compartir con las partes interesadas.
Además de extraer datos, el software de informes automatizados proporciona una visión de 360 grados del progreso de una organización. Es, por tanto, una ayuda inestimable para tomar decisiones informadas en el día a día, basadas en información fiable analizada en tiempo real.
Por último, esta herramienta permite personalizar los informes para satisfacer las necesidades de todos los perfiles de usuario, adaptándose a las características específicas de cada sector. Esto la convierte en una valiosa herramienta para la gestión de proyectos, especialmente en el sector sanitario.
¿Cuáles son las ventajas de los informes semanales automatizados en el sector sanitario?
Los informes manuales, que consumen mucho tiempo, no son adecuados para supervisar el progreso de los proyectos sanitarios. Por eso, los informes semanales automatizados son una alternativa muy ventajosa.
Mejora la toma de decisiones
Aunque los informes mensuales, trimestrales o anuales pueden ser útiles, no proporcionan la información a corto plazo que un informe de progreso semanal. Sin embargo, el seguimiento regular de los indicadores clave de rendimiento pertinentes le permite tomar mejores decisiones y más informadas.
Identifica áreas de mejora
Con datos actualizados prácticamente en tiempo real, los informes semanales automatizados ofrecen una visión detallada del avance de los distintos proyectos de la organización.
Esto nos permite identificar áreas de mejora, pero también detectar fuentes de ineficacia antes de que se agraven demasiado. La creación de informes semanales supone un auténtico ahorro de tiempo y dinero: cuando se detecta un problema, puede corregirse inmediatamente.
Supervisa el rendimiento de los equipos
Los informes semanales también son muy útiles para supervisar el progreso de los equipos, ya que los directivos obtienen una visión general de sus empleados, las tareas que realizan y sus resultados.
De este modo, es mucho más fácil evaluar la capacidad de los empleados para alcanzar sus objetivos y, a continuación, darles un feedback personalizado. Todo ello significa que puede conseguir que se impliquen más en su trabajo diario.
Colabora con eficacia
Una herramienta de informes semanales automatizados es también una poderosa palanca para mejorar la comunicación y la colaboración entre las distintas partes interesadas.
Las soluciones modernas de Business Intelligence y visualización de datos facilitan la comprensión de los datos en bruto transformándolos en información relevante. Mediante gráficos, curvas, tablas y mapas, el BI hace que los datos sean divertidos y accesibles para el mayor número de personas posible. Incluso llega a contar historias con los datos, a través del data storytelling.
Además, gracias a un enfoque de autoservicio, este tipo de herramienta permite a cada usuario crear sus propios informes, ya sea un novato o un experto en datos. Siendo asi, un paso fundamental hacia la adopción de una cultura basada en los datos a todos los niveles de la organización.
¿Cuáles son las mejores prácticas para redactar un informe sanitario semanal?
Los informes semanales automatizados tienen mucho a su favor, pero deben utilizarse con prudencia para supervisar el progreso de un proyecto y medir el rendimiento de la organización en tiempo real.
Determina los objetivos
Para crear una plantilla de informe semanal pertinente, es esencial revisar los principales objetivos de la organización.
Aunque este paso pueda parecer obvio, muchas empresas se ven tentadas a embarcarse en la elaboración de informes «a ciegas», sin saber realmente qué pretenden averiguar analizando sus datos.
Los objetivos de un informe semanal automatizado pueden adoptar distintas formas, por ejemplo:
- Informar al público destinatario sobre los avances de un proyecto en curso.
- Compruebar que el proyecto no supera el presupuesto asignado.
- Compartir los logros de la semana pasada, e igualmente los problemas encontrados y los retos futuros.
- Proporcionar información actualizada sobre el calendario del proyecto, los recursos asignados, los resultados previstos, etc.
En todos los casos, hay que examinar con lupa las necesidades y los problemas de cada departamento para determinar los objetivos pertinentes que permitan gestionar la actividad con eficacia.
Selecciona las fuentes de datos
Otro paso clave en la elaboración de un informe semanal sobre el progreso de un proyecto es elegir las fuentes de datos que proporcionan la información más relevante. En otras palabras, las fuentes seleccionadas deben adecuarse a los objetivos de información previamente establecidos.
Extraer datos fiables y precisos que respondan a las necesidades de la organización es un requisito previo esencial para transformar los datos en información utilizable, recurriendo a la visualización de datos.
Los gestores de proyectos sanitarios, para los que la capacidad de respuesta y la precisión son cruciales, tienen acceso a información actualizada periódicamente y de alta calidad, lo que les permite actuar con rapidez y con pleno conocimiento de causa.
Define los indicadores clave de rendimiento
Una vez establecidos los objetivos y las fuentes de datos, es hora de elegir los indicadores clave de rendimiento (KPI) adecuados para su modelo de informes semanales.
Tenga cuidado, es importante no perderse en la confusión: los KPI seleccionados deben centrarse en los objetivos, para evitar desviar la atención de los lectores hacia elementos superfluos. Del mismo modo, es preferible utilizar un número limitado de indicadores, pues de lo contrario se corre el riesgo de ahogar los temas esenciales en una avalancha de información indigerible.
Por último, la forma de presentar los indicadores es al menos tan importante como los propios KPI. La información debe ser perfectamente legible y comprensible de un vistazo… Lo que nos lleva a la importancia del diseño de un informe semanal automatizado.
Presenta el informe semanal
Una vez definido sus indicadores clave de rendimiento pertinentes, el verdadero trabajo consiste en la presentación del informe.
Un diseño de alta calidad, con elementos visuales coloridos y una disposición ordenada, es una gran ventaja, pero eso no es todo… De hecho, en un informe semanal automatizado, el contenido es incluso más importante que la forma.
Un escollo que hay que evitar absolutamente es el de la sobrecarga visual, que corre el riesgo de restar claridad al documento al ocultar la información más importante. La facilidad de uso del informe también puede resentirse de un diseño sobrecargado. Lo mejor es simplificar las cosas y limitarse a dos o tres colores diferentes.
Sin embargo, los elementos visuales tienen un valor incalculable para comunicar información de forma concisa. Además, son más agradables y fáciles de digerir que los bloques de texto, siempre que se utilicen con inteligencia. Con una herramienta de visualización de datos, puedes generar fácilmente representaciones de todo tipo, como gráficos o tablas, para estructurar el informe semanal y llamar la atención sobre los datos más importantes.
De hecho, incluso con imágenes de alta calidad, los responsables de la toma de decisiones pueden necesitar un poco más de ayuda para comprender las principales conclusiones del informe y, lo que es más importante, para identificar las medidas que deben tomar a continuación.
Resaltar la información clave permite a los lectores concentrarse en lo esencial. Por tanto, el diseño del informe debe destacar las principales tendencias y problemas encontrados, pero también mostrar cómo se alinean los resultados con los objetivos de la organización. Por último, el documento debe ofrecer recomendaciones prácticas para los responsables de la toma de decisiones, que deben ser respaldadas por el análisis de los datos.
Añade contexto al informe
Para que un informe semanal sea más fácil de entender, es muy importante contextualizar la información que contiene. Una forma de hacerlo es comparar los KPI de la semana con los datos históricos.
Al dar más contexto a los indicadores, es más fácil medir el progreso de un proyecto, identificar una subida o bajada de rendimiento o detectar fluctuaciones estacionales.
En términos más generales, la inclusión de datos históricos en un informe semanal permite dar un vistazo a las tendencias subyacentes y los patrones a largo plazo, lo que ayuda a la organización a tomar decisiones informadas basadas en los resultados pasados.
Tenga cuidado, con no abusar de esta información histórica. Un informe semanal debe ser breve, rápido de leer y entender, para informar al lector en tiempo real (o casi). Las comparaciones entre resultados pasados y presentes deben utilizarse con moderación, para destacar los cambios más notables.
Compartir el informe semanal
El informe semanal está pensado para compartirlo con todas las personas implicadas directa o indirectamente en el proyecto en curso.
Previamente se debe determinar qué empleados pueden estar interesados en los datos presentados. En caso necesario, también puede ser una buena idea adaptar el informe al público destinatario: responsables de la toma de decisiones, usuarios empresariales, gestores de proyectos, etc. Las conclusiones y recomendaciones deben ser directamente utilizables por el lector.
Sólo queda enviar el documento a las distintas partes interesadas. Aquí es donde una herramienta de automatización de informes semanales resulta muy útil, ya que permite compartir los resultados con las personas interesadas de forma automática, semana tras semana.
La gestión de proyectos es un gran reto para los hospitales y otros centros sanitarios, que tienen que hacer malabarismos con multitud de datos para hacer un seguimiento de los pacientes, los historiales médicos y el rendimiento general. De ahí la creciente importancia de los informes semanales automatizados en el sector sanitario, que permiten extraer datos precisos y visualizar claramente el progreso de los distintos proyectos.
