El Business Intelligence ha transformado profundamente la forma en que la empresa recopila, procesa y analiza sus datos. Desde las ventas hasta los recursos humanos, pasando por la logística y el control de gestión, el BI ofrece una multitud de aplicaciones para mejorar de forma global el rendimiento de la empresa y la toma de decisiones.
También es una ventaja importante para el director administrativo y financiero, puesto que puede apoyarse en el BI para gestionar el rendimiento financiero y diseñar KPI pertinentes día a día. Pero, ¿cómo cambia esta tecnología la vida del CFO (Chief Financer Officer) y a la vez mejorar la agilidad y la eficacia del departamento financiero en su globalidad? Esto es lo que le invitamos a descubrir en este artículo.
Explotación de datos en tiempo real
Dado que la dirección financiera tiene que hacer frente a volúmenes de datos cada vez mayores, forzosamente debe ser lo suficientemente ágil como para procesar eficazmente toda esta información. Una herramienta de Business Intelligence permite precisamente clasificar, estructurar, centralizar y analizar los datos en las mejores condiciones. De este modo, el CFO puede establecer fácilmente indicadores clave para optimizar el rendimiento financiero de la empresa.
Esto es posible principalmente gracias a la explotación de los datos en tiempo real, una de las principales ventajas del Business Intelligence. Sea cual sea el volumen de datos disponible, el director financiero es capaz de extraer información pertinente en cualquier momento y proporcionarla inmediatamente al departamento de finanzas, así como a los otros departamentos de la empresa para facilitar la toma de decisiones.
Automatizar los informes financieros
Otra ventaja innegable del Business Intelligence es la automatización de los informes asociados a la gestión financiera. En efecto, los datos pueden recopilarse y analizarse sin intervención humana, lo que permite ahorrar un tiempo valioso y generar valor añadido. El tiempo de trabajo de los colaboradores puede dedicarse a otras tareas, como el análisis en profundidad de los datos, y los tiempos de procesamiento se reducen considerablemente.
Además, centralizar y analizar los datos mediante una única solución permite consolidar toda la información procedente de los diferentes departamentos. De este modo, una herramienta de BI capta los datos procedentes de todos los programas del sistema de información, sea cual sea el departamento. Con ello se crean dashboards mucho más exhaustivos y la dirección financiera puede realizar análisis muy sólidos.
Por último, al conectar todas las fuentes de datos y automatizar su recopilación, el BI garantiza la coherencia de la información en toda la empresa. Desde finanzas hasta contabilidad, pasando por ventas, todos hablan el mismo idioma y se apoyan en una base común, lo que reduce los errores y los debates entre los distintos departamentos.
Evitar los riesgos asociados a la producción manual de informes financieros
La automatización también permite solucionar muchas de las dificultades asociadas a la producción manual de los informes financieros. En efecto, crear un informe «a mano» es una tarea muy laboriosa, tanto en lo que respecta al contenido, como a la forma. Este tipo de documento, generalmente elaborado con un programa de hoja de cálculo como Excel, también requiere conocimientos avanzados que permitan dominar todas las sutilezas del programa.
Este tedioso trabajo conlleva inevitablemente un riesgo de error, sobre todo en lo referente a la introducción y actualización de los datos. Este riesgo es aún mayor cuando el volumen de información que se debe procesar, es importante. Además, un informe manual requiere una vigilancia permanente, mientras que un informe automatizado es capaz de crear alertas en tiempo real si se alcanza un valor crítico o se supera un umbral.
La fiabilidad de los datos también puede cuestionarse: mal recopilados y no exhaustivos, pueden distorsionar los análisis y los KPI, lo que puede perjudicar a la toma de decisiones. Además, un análisis manual está necesariamente restringido a un número limitado de indicadores financieros, lo que impide obtener una verdadera visión global.
Por último, a largo plazo, es probable que un informe financiero manual esté cada vez menos adaptado, ya que no puede evolucionar fácilmente, mientras que la empresa cambia y diversifica sus actividades con el tiempo. Además, la acumulación de una gran cantidad de datos en un solo documento dificulta cada vez más su lectura e interpretación.
Visualizar y compartir fácilmente los KPI financieros
Quien dice Business Intelligence dice visualización de datos, una funcionalidad que permite a cualquier usuario consultar los datos de forma intuitiva y sencilla. La visualización de datos se basa en dashboards dinámicos, accesibles y comprensibles por la mayoría de las personas, con el fin de visualizar la información y los KPI esenciales.
De este modo, la dirección financiera puede compartir fácilmente los datos relacionados con la gestión del rendimiento o el control de gestión, y ello con los diferentes departamentos de la empresa. Gracias a los dashboards, los responsables de la toma de decisiones tienen acceso permanente a sus indicadores clave sin tener que realizar tareas y análisis complejos. En definitiva, el BI simplifica el trabajo del CFO a la vez que mejora de manera global la agilidad de la empresa.
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Delta Plus: gestión de los KPI financieros de un grupo internacional gracias al BI |
Tener una visión global de los diferentes departamentos de la empresa
Como hemos visto, el Business Intelligence promueve el intercambio de los KPI financieros y, por tanto, la colaboración entre los diferentes departamentos de la empresa. De este modo, cada uno puede realizar sus propios análisis de forma autónoma, pero también acceder a los datos de los otros, para consultarlos.
Al obtener una visión global de los diferentes departamentos que componen la empresa, la dirección financiera puede apoyarse en datos perfectamente exactos y exhaustivos, que le permiten tomar decisiones más informadas. Desde los informes financieros hasta el control presupuestario, el CFO cuenta de este modo con una visibilidad óptima para facilitar sus misiones en el día a día.
Por supuesto, el intercambio de información puede regularse y restringirse según las necesidades de la empresa. Una solución de BI permite así definir los derechos de acceso y las autorizaciones específicas para que cada usuario pueda acceder a los datos más relevantes para él.
Analizar los datos financieros sin necesidad de recurrir al departamento de sistemas
Durante mucho tiempo, los datos eran de dominio exclusivo de los especialistas en informática, por lo que la dirección financiera, al igual que los demás departamentos de la empresa, dependía de la dirección de sistemas de información para analizar sus datos. Las herramientas de Business Intelligence han cambiado el panorama, ofreciendo interfaces ergonómicas e intuitivas, accesibles a las personas no especialistas.
Por lo tanto, la BI permite al CFO independizarse del departamento de sistemas, realizar informes con total autonomía y generar indicadores que respondan perfectamente a sus necesidades. Al mismo tiempo, el self-service BI descarga al departamento de sistemas de numerosas tareas tediosas, permitiéndole de este modo centrarse en tareas más esenciales.
Explotación de los datos en tiempo real y de forma autónoma, creación de informes perfectamente fiables y exhaustivos, intercambio de los KPI y colaboración entre los distintos departamentos. La Business Intelligence ofrece numerosas ventajas para el director administrativo y financiero, lo que la convierte en una herramienta imprescindible para mejorar el rendimiento de la empresa y tomar mejores decisiones en el día a día.
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