Cada vez más empresas, interesadas en explotar el potencial de sus datos, adoptan herramientas de elaboración de informes para mejorar su rendimiento diario. Sin embargo, es esencial seguir ciertas buenas prácticas si se quiere diseñar informes verdaderamente relevantes.
¿Qué es el reporting?
Los informes son cuentas que ofrecen una visión general de la actividad de una organización o de un departamento concreto de una empresa. Esta herramienta de análisis y toma de decisiones permite a ejecutivos y directivos extraer datos importantes sobre la situación de la empresa en un periodo determinado.
A diferencia del cuadro de mandos, el cuadro de informes es una imagen instantánea de la organización en un momento dado, presentando información bruta que debe analizarse en detalle antes de poder utilizarla.
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¿Cuáles son los retos de la presentación de informes para la empresa?
Originalmente, los informes se usaban principalmente en el sector financiero. Hoy, sin embargo, es esencial para medir el rendimiento de una empresa a todos los niveles.
Permite a los directivos mantenerse al corriente de los avances de la organización, mientras que los empleados pueden recurrir a ella para obtener análisis e información útil que les ayude a llevar a cabo sus proyectos cotidianos.
En términos más generales, los informes permiten a la empresa comprender mejor el mercado en el que opera, identificar tendencias y desarrollar escenarios basados en los datos recopilados.
Tanto si se trata de seguir el ciclo de vida de un producto, comparar con la competencia, anticipar dificultades futuras o ajustar el precio de una oferta, la elaboración de informes es un activo real para la organización.
Sin embargo, no debe limitarse a una lista de indicadores clave de rendimiento (KPI). Los datos deben destacarse para dar lugar a acciones concretas: analizar los resultados pasados, ayuda a identificar áreas de mejora y soluciones para el futuro.
Combinados con la narración y visualización de datos, los informes facilitan la comprensión de temas complejos y son aptos para todos los públicos: directivos, expertos en datos, empleados, etc.
Informes: ¿cuáles son las piedras que hay que evitar?
Sin embargo, la acumulación de datos, indicadores de rendimiento e informes no conduce necesariamente a un aumento de la eficiencia
En la práctica, los informes pueden convertirse rápidamente en algo difícil de manejar, repletos de detalles de dudosa utilidad. El resultado son largas reuniones en las que se presentan multitud de cifras sin que se tome ninguna decisión. Al final, los informes pueden representar una importante pérdida de tiempo y dinero…
Para evitar este escollo, es esencial centrarse en los resultados. Como tal, un informe tiene un valor limitado: lo verdaderamente importante, son las lecciones que la empresa puede aprender de él. Si se utiliza correctamente, esta herramienta puede ayudar a la organización a identificar vías de desarrollo y a avanzar con calma en sus distintos proyectos.
Buenas prácticas en la elaboración de informes
Para explotar todo el potencial de los informes, he aquí algunas buenas prácticas a seguir.
Utilizar datos pertinentes
Como ya se ha dicho, preparar un informe puede llevar mucho tiempo. Para evitarlo, es esencial anticiparse y recopilar información relevante sobre la marcha.
Para hacerlo, usa un programa llamado Business Intelligence que puede ayudar a recolectar, tratar y analizar los datos. De este modo, los datos agregados son mucho más fáciles de comprender y explotar, ahorrando un tiempo precioso.
Además, es preferible elegir un número limitado de indicadores. Cuanto más conciso sea un informe, más claro resultará: no tiene sentido ahogar a la audiencia en una masa de información con escaso valor añadido, que difícilmente será retenida.
Por último, los KPI elegidos deben ser fáciles de controlar a largo plazo. De este modo, pueden compararse de un informe a otro para medir la evolución o las tendencias.
Adaptar la información al público destinatario
La selección de los indicadores clave de rendimiento también depende del público al que se dirijan los informes, ya sea un alto directivo, una unidad de negocio, un responsable operativo, etc.
El director de ventas no tiene las mismas expectativas que el director de recursos humanos o el director de marketing. Esto significa que es imposible satisfacer a todos con un único informe. Por lo tanto, tenemos que proporcionar a cada público información útil en función de su puesto y nivel de responsabilidad.
Además, es esencial implicar al máximo a la audiencia para reforzar el impacto del informe. El presentador debe fomentar la interacción y el intercambio para asegurarse de que el mensaje se transmite correctamente. También puede distribuir los KPI entre distintas personas para darles sentido de la responsabilidad.
Cuidado con la forma de informar
No hay que descuidar el aspecto visual de un informe. Es esencial organizar y jerarquizar la información, mostrando primero los datos más importantes.
Un buen informe debe comenzar con una visión general que permita identificar las principales tendencias de un vistazo. A continuación, pueden presentarse KPI más detallados, agrupados por temas, para profundizar en ellos. Cuando proceda, pueden establecerse comparaciones entre varias métricas.
Contexto
Para que un informe se entienda bien, también hay que contextualizarlo cuidadosamente. El uso de leyendas, comentarios y colores distintivos resalta la información esencial y facilita la transmisión del mensaje.
Además, es interesante comparar las cifras presentadas con las de un periodo anterior, con los resultados de los competidores o con los objetivos fijados por la dirección. De este modo, el público comprende mejor los resultados presentados, basados en una referencia.
Utilizar gráficos adaptados a cada tipo de datos
Las representaciones visuales son cruciales para hacer que las cifras hablen por sí solas y para que la información sea más digerible. Sin embargo, no siempre es fácil elegir el gráfico adecuado para expresar un KPI.
Gráficos de barras, de dispersión, curvas, circulares, etc. Hay muchas posibilidades. Sin embargo, utilizar una representación inadecuada puede dificultar la comprensión de la información o incluso llevar a una interpretación errónea.
Para elegir correctamente el gráfico , es necesario identificar el tipo de datos que se van a presentar y el objetivo que se quiere alcanzar. Existen cuatro categorías principales de análisis.
La comparación
Como su nombre indica, consiste en comparar uno o más conjuntos de datos, pero también en destacar las diferencias a lo largo del tiempo.
Ejemplos de gráficos a utilizar: diagrama de barras, curva.
La relación
El objetivo de este tipo de análisis es mostrar una conexión o correlación entre dos o más variables.
Ejemplos de gráficos a utilizar: gráfico de dispersión, gráfico de burbujas.
Distribución
Consiste en identificar tendencias o anomalías mostrando cómo se distribuyen las variables a lo largo del tiempo.
Ejemplos de gráficos a utilizar: histograma, curva, diagrama de dispersión.
La composición
Por último, la composición implica presentar las partes de un todo en un momento dado, pero también seguir su evolución a lo largo del tiempo.
Ejemplos de gráficos a utilizar: gráfico circular, gráfico en cascada, gráfico proporcional, gráfico de barras apiladas, gráfico de áreas.
¿Qué KPI’s y para qué tipo de informes?
Como hemos visto, hay tantos tipos de informes como públicos diferentes. Por eso es útil distinguir entre los principales tipos de informes y sus indicadores clave
Informes de ventas
Existen muchos indicadores del rendimiento de las ventas. Por eso es importante tener en cuenta de antemano los objetivos del equipo de ventas (así como los objetivos individuales), para identificar los KPI más relevantes.
Las métricas más utilizadas en las herramientas de informes de ventas incluyen:
- La tasa de conversión
- La tasa de retención
- El porcentaje de victorias
- Número de ventas realizadas
- El número de ventas perdidas
- El número de clientes perdidos
- Ventas generadas en general o por vendedor
- El tamaño medio de la cesta
- El nivel de cualificación de los clientes potenciales
Información financiera
Para mejorar y mantener la actividad de una empresa, es esencial controlar su salud financiera de forma continua. El departamento financiero puede utilizar una serie de indicadores para identificar rápidamente los puntos fuertes que deben desarrollarse y los puntos débiles que deben corregirse:
- Cifras de ventas
- Margen bruto
- Punto de equilibrio
- Valor añadido
- Capital circulante neto global
- Necesidades de capital circulante (WCR)
- Posición de tesorería neta
- El tiempo que se tarda en vender las acciones
- El tiempo que se tarda en cobrar a los clientes
- Condiciones de pago a proveedores
Informes de RRHH
Los informes de recursos humanos permiten seguir la evolución de los indicadores de rendimiento definidos en el marco de la estrategia de RRHH de la empresa. También en este caso son posible multitud de KPI. He aquí una lista no exhaustiva:
- Plantilla total
- Desglose de la nómina por edad, titulación, categoría socioprofesional o género de sexo
- Antigüedad media
- Desglose de los contratos de trabajo (indefinidos, de duración determinada, temporales, etc.)
- Ventas por empleado
- Ingresos medios
- Evolución de la remuneración
- Tasa de rotación del personal
- Duración media del proceso de contratación
- Número medio de solicitudes por vacante
- El coste medio de la contratación.
- Employee Net Promoter Score (ENPS)
- Tasa de absentismo
- El número de accidentes laborales
- El número de dimisiones
Con estos pocos consejos, ya puede explotar todo el potencial de su tabla de informes y hacer que sus datos hablen para que pueda tomar decisiones informadas cada día.
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