¿Qué es un cuadro de informes?
En un entorno cada vez más competitivo como el actual, la gestión empresarial es crucial para garantizar la viabilidad y adaptabilidad a largo plazo de una organización. Para hacer frente a este reto, los directivos pueden apoyarse en diversas herramientas cuyo significado y utilidad a veces no se comprenden bien: cuadros de informes para la toma de decisiones, indicadores de rendimiento, Business Intelligence, etc. Para ayudarle a ver las cosas con más claridad, DigDash le ofrece una visión general de estos conceptos y le explica su relevancia para la gestión diaria de su empresa.
¿Qué es informar?
El reporting o un informe son una herramienta diseñada para informar a la dirección sobre distintos aspectos de la empresa. Utiliza datos detallados, principalmente cifras y estadísticas, para supervisar, controlar y analizar los cambios en el rendimiento de la organización.
En otras palabras, un informe es una imagen instantánea de la situación de la empresa en un momento dado, esta se limita a evaluar su rendimiento durante un periodo determinado. Los informes pueden ser mensuales, semanales, trimestrales o incluso anuales.
Sin embargo, proporciona información útil para hacer previsiones y ejecutar proyectos a largo plazo: desarrollar una estrategia de marketing, planificar un presupuesto, etc.
En última resumen, esta herramienta de información permite a los directivos obtener una visión global de la actividad de la empresa, pero produce datos brutos que no en muchas ocasiones pueden emplearse directamente para la toma de decisiones. De hecho, el trabajo de análisis y puesta en perspectiva de los datos debe realizarse previamente: ese es el sentido de los cuadros de mando de gestión.
| Los distintos tipos de informes: Los informes de actividad pueden utilizarse en todas las áreas de negocio y a todos los niveles de la empresa. Algunos ejemplos son los informes financieros, los informes de RRHH, los informes de ventas y los informes de marketing. |
¿Qué es un cuadro de mando?
Un cuadro de mando es una herramienta de toma de decisiones que permite gestionar una organización de forma proactiva. Mide el rendimiento para evaluar mejor hasta dónde ha llegado la empresa y cuánto le queda por recorrer para alcanzar sus objetivos estratégicos y operativos.
Tiene la ventaja de presentar los datos de forma visual y concisa, lo que facilita su comprensión. Gracias a ello, los directivos pueden hacer un seguimiento diario de sus indicadores clave de rendimiento (KPI) y evaluar los avances de la empresa hacia sus objetivos.
Mejor aún, pueden identificar rápidamente tendencias, oportunidades de desarrollo y áreas de mejora para optimizar la gestión de la estructura. Los datos, actualizados en tiempo real, son información inmediatamente utilizable, lo que permite tomar decisiones rápidas y con conocimiento de causa.
Para ser eficaz, un buen cuadro de mando de gestión debe estructurarse y personalizarse en función de su función. En concreto, un cuadro de mando para el control de la gestión no se construye de la misma manera que un cuadro de información para los recursos humanos.
Los distintos tipos de cuadros de mando
Existen tres categorías principales de cuadros de mando empresariales, cada uno con sus características específicas.
El cuadro de mandos operativo
El cuadro de mandos operativo es sin duda el más utilizado: consiste en presentar datos actualizados en tiempo real sobre las actividades cotidianas de la empresa.
Su objetivo es ofrecer una visión clara y concisa del funcionamiento de la estructura, sin entrar en demasiados detalles. En otras palabras, favorece la legibilidad frente a la precisión, al tiempo que evita la sobrecarga de información.
Los datos presentados en este cuadro de mandos deben elegirse cuidadosamente, reteniendo únicamente los datos más importantes y relevantes para el público objetivo.
El cuadro de mandos analítico
El cuadro de mandos analítico se utiliza para analizar datos históricos con el fin de identificar tendencias y tomar decisiones con conocimiento de causa.
Interactivo, ofrece un mayor nivel de detalle que el cuadro de mando operativo. Permite a los usuarios explorar los datos y estadísticas presentados, y también compararlos a lo largo del tiempo empleando distintas variables.
Gracias a este trabajo de análisis y comparación, la empresa puede interpretar mejor las diferencias de rendimiento y saber si se deben a factores externos (por ejemplo, la estacionalidad de un producto) o a medidas internas adoptadas por la organización.
Por tanto, la creación de un cuadro de mando analítico es esencial para identificar las mejores prácticas y adoptar un enfoque de mejora continua.
El cuadro de mandos estratégico
El cuadro de mandos estratégico, por su parte, se utiliza para supervisar el rendimiento diario mediante indicadores clave de rendimiento (KPI) definidos de antemano. En general, se crea un cuadro de mando específico para cada departamento de la empresa: finanzas, recursos humanos, ventas, marketing, etc.
Este tipo de cuadro de mando suele consistir en comparar datos históricos con datos actuales. Por tanto, es una herramienta ideal para averiguar si el rendimiento de la organización ha mejorado, empeorado o se ha mantenido estable.
Business Intelligence para los informes y cuadros de mando
Los cuadros de toma de decisiones y los informes son herramientas distintas, y ambas desempeñan un papel esencial en la dirección de su empresa. Sin embargo, el tipo de soporte empleado por diseñarlos es al menos tan importante como su contenido.
Durante mucho tiempo, las organizaciones se contentaban con generar sus cuadros de mando en Excel. Sin embargo, las hojas de cálculo tienen una serie de inconvenientes… Incapaz de gestionar grandes volúmenes de datos procedentes de múltiples fuentes, Microsoft Excel es una herramienta inadecuada para esta tarea.
Por eso lo mejor es recurrir a un software de Business Intelligence, con una interfaz fácil de usar. Gracias a la visualización de datos (también conocida como dataviz), este tipo de herramienta también es capaz de representar los datos de forma gráfica, lo que facilita enormemente la comprensión de la información.
Detrás del término “cuadro de mando” se esconden dos herramientas complementarias: el cuadro de mando y el reporting. Son esenciales para dirigir tu empresa, y pueden diseñarse y manejarse fácilmente utilizando una solución específica de Business Intelligence.