Todo lo que debe saber sobre el cuadro de mandos de RR.HH.

La gestión de los recursos humanos es uno de los pilares más importantes para una empresa sana y próspera. Para optimizarla, cada vez más organizaciones recurren al Business Intelligence, y más concretamente al diseño de un cuadro de mando de RRHH. Esta herramienta, que permite recopilar y supervisar los indicadores clave de rendimiento, es ahora esencial para una gestión eficaz. Pero, ¿en qué consiste exactamente? ¿Cuáles son los retos de un cuadro de mandos de RRHH? ¿Y cómo debe elaborarse? Aquí están todas las respuestas.

Definición de un cuadro de mando de RRHH

El cuadro de mando de RRHH es una herramienta de gestión que proporciona al departamento de recursos humanos una visión general de la salud social de la empresa. También conocido como cuadro de mando social, mide el impacto de la política de RRHH vigente en el rendimiento de los empleados, la formación, la contratación y la masa salarial.

Para ello, utiliza una serie de gráficos y otras representaciones visuales para ilustrar los principales indicadores de rendimiento de RRHH. Estos KPI («indicadores clave de rendimiento») pueden adoptar múltiples formas, desde el número de empleados de la empresa hasta la edad media del personal, pasando por la proporción de contratos de duración determinada.

El cálculo de estos indicadores se basa en los datos sociales de la empresa, que proceden del sistema de información de recursos humanos (software de nóminas, por ejemplo) o de otras fuentes internas como la DADS (Déclaration Annuelle des Données Sociales) o la BDESE (Base de Données Économiques, Sociales et Environnementales).

Un cuadro de mando dinámico diseñado con una solución de Business Intelligence puede automatizar la extracción de datos y la actualización de la información, ahorrando un tiempo precioso.

Testimonio cliente Ante el aumento del volumen y la diversificación de sus indicadores de gestión de RRHH, el Ayuntamiento de Rueil-Malmaison decidió adoptar la solución de cuadros de mando dinámicos DigDash, ya que el análisis de datos en Excel se estaba volviendo demasiado complejo. «Consolidamos datos de varias fuentes en DigDash. La automatización diaria de las consultas para extraer datos de Business Object funciona muy bien, y todo se actualiza automáticamente.Esta automatización ha permitido obtener datos actualizados:en la parte financiera diaria de nuestros cuadros de mando,mensualmente en el resto de indicadores de RRHH». Christine CARRACO, Controladora de Gestión Ayuntamiento de Rueil-Malmaison, Francia.

Los retos de un cuadro de mando social

Como puede ver, el cuadro de mando de RRHH es una herramienta esencial para la gestión de los recursos humanos, sea cual sea el tamaño o el sector de actividad de la empresa. Los datos presentados en el cuadro de mandos ofrecen una visión a vista de pájaro de la situación de la empresa, lo que facilita al departamento de RRHH la toma de decisiones estratégicas.

Un cuadro de mando social tiene varios objetivos:

• Diagnosticar el estado de salud de la empresa en un momento dado o durante un periodo más largo.
• Evaluar el clima social dentro de la organización.
• Informar o sensibilizar a los empleados, utilizando el cuadro de mando como herramienta de comunicación interna.
• Planificar las estrategias de RRHH pertinentes basándose en cifras y en un análisis en profundidad.

¿Qué indicadores debe controlar un cuadro de mandos de RR.HH.?

Los KPI de RR.HH. pueden variar de una empresa a otra. Algunos indicadores son más relevantes que otros, dependiendo del tamaño de la empresa, su área de actividad o sus objetivos estratégicos.

A modo de ejemplo, he aquí algunos KPI que se suelen utilizar al elaborar un cuadro de mando social:

• Nómina total
• eNPS (puntuación del promotor neto de los empleados)
• Calidad de vida laboral
• La plantilla de la empresa
• Índice de rotación
• Absentismo

En todos los casos, es esencial utilizar indicadores fiables para gestionar eficazmente los recursos humanos.

Testimonio cliente Tras darse cuenta de la importancia de los indicadores para la gestión de sus recursos humanos, el departamento de Drôme ha integrado DigDash Enterprise para supervisar su actividad y rendimiento en tiempo real, al tiempo que optimiza sus RRHH.»Hasta ahora, los cuadros de mando se creaban manualmente con Excel. Esto consumía mucho tiempo al departamento de Recursos Humanos. El departamento necesitaba una solución que redujera estas tareas largas y repetitivas, así como el número de errores. Esto se debía a la introducción manual de los datos». Catherine LEPOUTRE y Xavier PRADON, Jefes de Proyecto BI Consejo Departamental de Drôme

Aunque existen multitud de indicadores de RRHH, se dividen en cuatro grandes categorías.

El clima social

Reúne indicadores relativos a la rotación, el absentismo y la incivilidad. En concreto, se trata de evaluar la estabilidad de los empleados y la capacidad de la empresa para retenerlos a largo plazo.

El índice de rotación, por ejemplo, puede relacionarse con el nivel de cualificación, el sexo o la edad de los empleados, a fin de identificar los problemas que hacen que abandonen la empresa.

Otro ejemplo: analizar la duración media de las ausencias o el desglose de las ausencias por motivo puede poner de manifiesto una falta de motivación de los empleados o unas malas condiciones de trabajo.

El clima social también abarca el nivel de satisfacción de los empleados, que puede medirse utilizando el eNPS (Employee Net Promoter Score).

RRHH Finanzas

La gestión de los recursos humanos tiene una importante dimensión financiera: nóminas, costes de contratación, cargas sociales, costes de formación, etc.

El seguimiento regular de estos indicadores permite identificar los centros de coste más importantes y su evolución a lo largo del año. De este modo, la empresa puede equilibrar mejor su presupuesto de RRHH y también ajustar sus acciones para que estén en consonancia con su estrategia.

También es importante correlacionar esta información con otros KPI. Un alto índice de rotación, por ejemplo, conlleva necesariamente mayores costes de contratación.

Salud y seguridad en el trabajo

Esta categoría incluye las bajas por enfermedad y los accidentes laborales. Por supuesto, se trata de indicadores esenciales que hay que controlar para garantizar unas buenas condiciones de trabajo y asegurar el bienestar de los empleados.

Previsión de RRHH

Por último, como su nombre indica, las previsiones se utilizan para identificar tendencias futuras y hacer balance de las perspectivas del departamento de RRHH. Esta categoría incluye el número de contrataciones futuras, las promociones previstas, las entrevistas anuales previstas y la movilidad interna de los empleados.

¿Cómo se crea un cuadro de mandos de RRHH?

Para diseñar un cuadro de mando de RRHH óptimo, es importante seguir ciertos pasos preparatorios.

Elegir los indicadores adecuados

Ante todo, es esencial hacer balance de las necesidades y prioridades de la empresa. Esto ayudará a identificar los indicadores clave que deben incluirse en el cuadro de mando social.

No todos los KPI son igual de útiles, dependiendo de las características específicas de la organización. Cuidado con sobrecargar los datos con información superflua: es mejor seleccionar unos pocos indicadores verdaderamente relevantes para explotar todo el potencial de los datos.

Además, la empresa debe definir con precisión sus objetivos de RRHH para poder afinar la elección de los KPI en función de sus expectativas y prioridades. Por último, es esencial priorizar y organizar estos indicadores en función de su importancia.

Identificación de las fuentes de datos

Para medir los indicadores de rendimiento, es necesario acceder fácilmente a los datos necesarios para alimentar el cuadro de mandos de recursos humanos. Por tanto, la empresa debe identificar las fuentes de datos que utilizará para generar y actualizar su cuadro de mando: herramienta de gestión de recursos humanos, software de nóminas, archivos Excel, etc.

En todos los casos, debe ser capaz de extraer fácilmente la información que necesita y explotarla utilizando su cuadro de mandos social.

Establecer los procedimientos de actualización del cuadro de mandos de RR.HH.

Al crear un cuadro de mando social, es esencial definir la frecuencia con la que se actualizarán los datos. La toma de decisiones informadas debe basarse en información relevante y actualizada. Este es uno de los grandes puntos fuertes del Business Intelligence, que permite actualizar los datos automáticamente, en tiempo real o a un ritmo predefinido.

Además, la empresa debe definir los procedimientos para añadir o suprimir indicadores, ya que es probable que su cuadro de mandos evolucione con el tiempo, en función de sus necesidades y objetivos.

Elegir una herramienta de cuadros de mando de alto rendimiento

Por último, pero no por ello menos importante, la eficacia de un cuadro de mando de RR.HH. depende en gran medida de la herramienta utilizada para diseñarlo. De ahí la importancia de elegir una solución de Business Intelligence potente, fácil de usar y escalable.

Capaz de compilar y procesar automáticamente los datos, aunque procedan de múltiples fuentes. Esta herramienta alimenta el cuadro de mandos en tiempo real para una toma de decisiones inmediata.

Una solución de BI también incluye funcionalidades de visualización de datos, lo que permite representarlos de forma divertida e intuitiva, utilizando diversas representaciones: curvas, diagramas, mapas, esquemas, etc. Combinado con la narración de historias, dataviz es una poderosa herramienta de comunicación para transmitir eficazmente un mensaje a su audiencia.

Con Business Intelligence, no hace falta ser un experto en datos para diseñar un cuadro de mando social de alto rendimiento, consultar los datos y realizar análisis.

Testimonio cliente «El software DigDash Enterprise se utiliza para realizar el seguimiento de indicadores específicos de RRHH. Ofrece una flexibilidad y una rapidez de implantación que no hemos encontrado con otro software. Trabajar con DigDash Enterprise nos proporciona la funcionalidad esencial. Y gracias a su facilidad de configuración, podemos implementar las peticiones de los usuarios de forma sencilla y autónoma.» Jérôme PERREAU Comisión Francesa de la Energía Atómica

Ejemplo de cuadro de mando social

He aquí un ejemplo de cuadro de mandos de RR.HH. construido con la herramienta DigDash Business Intelligence, que permite supervisar, en detalle, todos los elementos inherentes a los recursos humanos.

Los trabajadores y sus características

La empresa puede seguir los cambios en el número de empleados durante un periodo determinado, así como las tasas de entrada, salida y rotación. También puede consultar en tiempo real el desglose de los empleados por sexo o departamento y la pirámide de edades.

Salarios

En cuanto a los salarios, un cuadro de mandos permite medir la evolución de la masa salarial y del salario medio, así como su desglose por departamentos. También son visibles las diferencias salariales entre hombres y mujeres y entre distintos departamentos.

Distribución geográfica

Geográficamente, la empresa puede ver la distribución y el número de empleados por ciudad, región o país mediante mapas interactivos.

Satisfacción de los empleados

Con un cuadro de mandos, es posible hacer un seguimiento de la satisfacción de los empleados y compararla con los objetivos fijados por la empresa. La satisfacción también puede medirse en función de la edad, el sexo o la profesión.

Absentismo

Además de controlar la tasa de absentismo, un cuadro de mando social puede ayudar a la empresa a comprender mejor las causas del absentismo. En particular, puede identificar cualquier correlación entre las ausencias y los niveles de satisfacción.

Las competencias

La organización dispone de una visión general de las competencias de sus empleados, que puede desglosarse por departamento o por sexo.

Otras funciones

Por último, un cuadro de mandos de RRHH permite simular la masa salarial, así como realizar análisis cruzados combinando varios criterios.

Desde el seguimiento del clima social hasta la optimización de los costes de contratación y la gestión de la formación, un cuadro de mando de RRHH es una herramienta esencial para la gestión de los recursos humanos. Sin embargo, el despliegue de un cuadro de mando de RRHH requiere una gran preparación previa, así como la elección de un SIRH adaptado a las necesidades de la empresa.